Глеб Архангельский - Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Чтиво Глеб Архангельский - Тайм-драйв: Как успевать жить и работать Глеб архангельский тайм драйв pdf

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,

с благодарностью за приобщение

к традиции управленческого мышления

и за вовремя подаренную книгу о Времени

«Эта странная жизнь».

От издателей

Книга, которая экономит время, - это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности - и много новых благодарных учеников. Заработает издательство - и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем - в отличие от Глеба и издательства - трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций - ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» - сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону - как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты - они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие: наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное - время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, - это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге - обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» - хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» - так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением - и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте - способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени - на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели - и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и - организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.
Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ)
Шаг 1. Отдых
Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.
Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя!»
Лень - это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Правила творческой лени просты.
Если уж лениться, то на 100 процентов, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень - это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
Сознательно принимать решение: «Хочу лениться - и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником новых идей и решений. А также - прекрасным отдыхом и восстановлением сил.
Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.
Что делать, когда на работе клонит в сон? Если не можете себе позволить полноценный дневной сон, то есть альтернативы:
Небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью;
«микросон» 10–15 минут прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой.
Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» - не менее важно, чем его чисто арифметическое количество.
Шаг 2. Мотивация
Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием.
Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости».
«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу.
Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.
Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например: написание диссертации; разработка бизнес-плана развития региона; ремонт в доме; изучение иностранного языка; улучшение своей физической формы.
Единственный способ «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».
Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.
Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо работа на сегодня не предполагалась - оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена - ставьте прочерк. Если выполнена - ставьте галочку.
Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.
Шаг 3. Цели
Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); маркетинг (изучение рынка труда); личная бухгалтерия (учет и планирование денег) и т. д.
Мы проактивно планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не ждем милостей от природы, а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.
Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.
Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» - навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…») .
Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.
Следующий шаг - формулирование личной миссии. Кто-то из западных бизнес-консультантов хорошо сказал:
Цели - это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.
Миссия - то, что мы отдаем, приносим в этот мир.
Теперь полезно определить ключевые области вашей жизни. Например: личное развитие; семья; друзья; хобби; работа; спорт; благосостояние и т. д. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.
Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … у.е., не позднее чем в ближайшие три года».
Шаг 4. Рабочий день
Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач»: согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».
Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит: с обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой - или с обзором дня - удобен при большом количестве задач на день.
Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. На ней можно:
Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;
Держать список самых актуальных на данный момент контактов;
Выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.
Но самое полезное применение такой закладки - использовать ее как «стратегическую картонку»: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
«жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
«гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);
«бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»).
Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).
1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.
4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
Шаг 5. Планирование
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.
Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее.
Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).
Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.
При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике - записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса».
Любопытный пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмм у.
Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.
1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.
2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.
Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно...
1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».
Такая система позволяет:
С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц;
С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».
Шаг 6. Приоритеты
Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».
Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.
Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» - не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать - не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.
Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного - купить чье-то время. Единственный способ это делать - делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.
Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют не сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев.
Интересно посмотреть на опыт аудиторов PricewaterhouseCoopers, для которых расстановка приоритетов особенно важна, поскольку каждый из них работает в условиях большого количества проектов и под руководством нескольких менеджеров, каждый из которых ставит свои задачи. На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев.
1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).
2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).
3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».
4. Срочность.
5. Собственный интерес к задаче.
6. Сложность, времязатратность (сложные задачи - в первую очередь).
7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).
Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.
Шаг 7. Информация
Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуации неопределенности?».
Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.
1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.
2. Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую.
3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.
Простые правила оптимизации общения с телевизором.
Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время.
Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу.
Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное переключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.
Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой - отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?
Электронная почта - великолепный и пока недооцененный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менеджерское» преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта - вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время.
Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время.
Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.
От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендуется использовать для этого метод «ограниченного хаоса».
1. Создаем «место хаоса» - входящий накопитель, в который складывам абсолютно все документы.
2. Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).
3. Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, то есть когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы - только во входящий накопитель.
При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».
В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время.
Его тоже необходимо расходовать грамотно. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами выделите три основные области:
Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете;
Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;
Область далекого внимания - все остальное.
Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания - что-то обязательно удалите от него.
Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено .
Шаг 8. Поглотители
Хронометраж, учет и анализ расходов времени - инструменты для борьбы с поглотителями.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.
Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты - и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».
С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам.
Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?
Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?
Какой процент времени я трачу на поглотители?
Один из самых типичных поглотителей времени - общественный транспорт или автомобиль. Вот несколько способов оптимизации транспортного времени: читайте либо слушайте аудиокниги; отдыхайте - если действительно отдыхаете; выбирайте нестандартные маршруты и время; учитесь (например, учите язык); планируйте; делайте исходящие звонки и т. д.
Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Например: в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя и т. д. Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.
1. Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.
2. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.
3. Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.
И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а инвестиции.
Шаг 9. «ТМ-бацилла»
Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»? Сначала нужно с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, а лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.
Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.
Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.
Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.
Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без административного ресурса. Как его лучше применять? Лучше меньше инструментов, но - обязательных. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».
И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.
Тайм-менеджмент личных и семейных отношений - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.
1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же».
2. У каждого должно быть время для себя.
3. Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде.
Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум с раннего или среднего школьного возраста.
Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.
Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т. д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой;
Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, теперь его сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает его вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!»;
планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.
Шаг 10. ТМ-манифест
Можно с пользой для себя применять «35 методов планирования дня» и «28 приемов самомотивации». Можно выйти на следующий уровень и наладить логичную и структурированную систему управления личным временем. И наконец - можно овладеть идеологией, проникнуться духом, прочувствовать фундаментальные принципы.
Большинство часто звучащих сомнений относительно тайм-менеджмента - например, «засушит и обесчеловечит», «повредит человеческим взаимоотношениям», «несовместим с творчеством» - как раз предостережение об опасности техник, примененных без понимания духа методологии. Что ж, ножом можно порезаться, а вилкой - уколоться, но это не повод есть руками. Нужно просто учиться грамотно обращаться с инструментами. В том числе - с идеологиями и методологиями.
В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.
Жизнь дана человеку один раз.
Время - это материал, из которого «сделана жизнь».
Время и поступки человека в нем - необратимы.
Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время - можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно...
1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.
2. Куда идти, как выбирать цели - стратегия.
3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.
Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Обзор на книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

Книга является самой популярной в российском тайм-менеджмент сообществе. Глеб Архангельский, признанный эксперт в области управления временем, в своей книге «Тайм-драйв» делится большим набором инструментов для эффективного управления временем.

Лично для меня книга «Тайм-драйв» является одной из . Настоятельно рекомендую к прочтению.

Полный текст видео:

Всем привет, с вами Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске я сделаю обзор на самую популярную в России книгу по тайм-менеджменту - книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв ». Если вы не слышали или слышали и хотели бы ознакомиться с основными тезисами, то обязательно досмотрите это видео до конца и поехали.

В своей книге он описывает множество классических инструментов, которыми по-хорошему должен обладать любой человек, стремящийся проводить свою жизнь продуктивно и эффективно. Благодаря этой книге в России устоялись и утвердились такие популярные термины, как «съешь лягушку» или «разбей слона на части». В терминах Глеба Архангельского «слон» - большая глобальная цель, которую нужно разделять на более мелкие задачи - «бифштексы» или «лягушки». А «лягушки» - такие неприятные задачи, которые по-хорошему нужно «съедать» по несколько штук в день каждый день. Введена своего рода такая игровая форма: «слон», «бифштекс», «лягушка», которой очень интересно следовать при планировании своего дня, используя ежедневник Глеба Архангельского.

Давайте пройдёмся по основным тезисам и инструментам из книги. Тем самым мы поймём, какой большой и обширный охват тем у этой книги в системе Глеба Архангельского.

Книгу можно разделить на несколько блоков. Это «отдых», «мотивация», «определение целей в жизни», «план на день», «приоритетность» и «экономия времени».

В блоке «отдых» можно выделить следующие инструменты. Максимально переключайтесь от работы к отдыху, чтобы ваш мозг успевал отдыхать. Используйте такой термин, как «творческая лень». Не бойтесь лениться, не бойтесь впадать в такое состояние, когда вам что-то не хочется делать. Обычно в таких состояниях просыпаются какие-то новые мысли, свежие идеи, которые можно было бы применить в своей жизни. По поводу сна - используйте определённую тематическую музыку, так называемые сонные «якоря», благодаря прослушиванию которой вы быстрее сможете уснуть. Сон очень важен в теме отдыха и вообще восстановлении организма. Обязательно используйте определённое строгое время, в которое вы засыпаете. Тем самым ваш мозг и ваш организм приучатся засыпать в одно и то же время, и это не составит у вас определённого труда и усилий.

Теперь, перейдём к блоку «мотивация». Наверно не секрет, что нам каждый день очень сложно вставать на работу. И для того, чтобы нам как-то приучить себя и замотивировать это делать, используйте определённые якоря, которые привязывают вас к походу на работу. Например, это кружка кофе или определённый завтрак, состоящий из определённых продуктов. Обязательно планируйте себе мини-вознаграждения, которые вы получите по результату выполнения каких-либо задач, которые вы себе поставили. Для того чтобы лучше и эффективнее выполнять задачи, обязательно дробите эти крупные задачи, или «слонов», на мелкие задачи - «бифштексы». Также, чтобы мотивировать себя на выполнение определённой задачи, дайте кому-нибудь своё слово на то, что вы выполните задачу к определённому сроку. Тем самым у вас появится ответственность перед другим человеком над выполнением своей задачи.

Далее, перейдём к блоку определения целей в жизни. Итак, что же нужно для того, чтобы определить свою цель по методу Глеба Архангельского? Представьте себя через пять лет, если бы вы занимались тем же, чем занимаетесь сейчас. Довольны ли вы это картиной, стоит ли что-то изменить? Это упражнение даст вам понять, что примерно можно изменить в вашей жизни. Поставьте цели по всем сферам своей жизни: в семье, в здоровье, в спорте, в бизнесе и т.п. - то, о чём я говорю в своих видео. Охватите все сферы своей жизни, чтобы она стала более сбалансированной. Создайте и напишите свою эпитафию. Это те мысли, то видение будущего, которое вы себе представляете, это и есть ваша миссия.

Далее, перейдём к блоку «план на день». Глеб Архангельский говорит о том, что нужно при планировании своих задач делить их на два типа: гибкие задачи - те, которые не привязаны ко времени, вы можете их выполнить, когда вам захочется, и жёсткие задачи - это обычно встречи, выставки, какие-то события, запланированные на определённый промежуток времени (например, собрание с часу до двух).

Следующий блок - «приоритетность». Важно определить порядок действий над теми задачами, которые у вас висят в очереди. Те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, затем - во вторую и следующие - в третью. Глеб Архангельский выделяет три типа приоритетности задач. Это важные или неотложные дела, которые нужно выполнить здесь и сейчас. Далее, задачи, которые формируют повестку дня. И все остальные задачи. За день вам нужно вспомнить о том, какие у вас горящие задачи, а дальше сформировать основные тезисы на день, смотря на которые вы сможете не отходить от курса, по которому вы идёте в течение дня. При планировании своего дня нужно в первую очередь заниматься неотложными и срочными задачами, которые не терпят отлагательств. Далее, нужно сформировать список тезисов, список направляющих задач, которые будут держать вас в рамках того, что вам нужно сделать за день. И далее идут все остальные задачи, которые будут встречаться вам при работе в течение дня.

Давайте пройдёмся по ним тезисно. Научитесь говорить слово «нет!», делегируйте свои задачи, сядьте на низкоинформационную диету (не смотрите новости, телевизор и т.п.), используйте e-mail вместо телефона, и последнее - ведите хронометраж своего времени и выполнения своих дел, сколько времени вы тратите на то или иное дело.

У меня на этом всё. Здесь мы кратко прошлись по основным тезисам и инструментам, которые используются в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Если вам они показались интересными и вы хотите ознакомиться с ними подробнее, то обязательно прочитайте данную книгу. Вы ни в коем случае об этом не пожалеете, потому что она обязательна для прочтения всем людям, которые интересуются темой тайм-менеджмента.

На этом здесь всё. Если вам понравилось видео и вы действительно считаете его полезным, то поставьте лайк и поделитесь с друзьями, чтобы они тоже узнали об этой замечательной книге. А чтобы не пропустить следующие выпуски, подписывайтесь на мой канал, если вы ещё этого не сделали. В нём я делюсь информацией о сбалансированной жизни, делаю подобные обзоры на популярные книги, говорим о здоровье и спорте, а также немного музыки, потому что я исполняю популярные песни на гитаре. Ещё раз спасибо большое за внимание, с вами был Константин Балакин. Живите сбалансированной жизнью, пока!

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,

с благодарностью за приобщение

к традиции управленческого мышления

и за вовремя подаренную книгу о Времени

«Эта странная жизнь».

От издателей

Книга, которая экономит время, - это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн

Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие: наш капитал времени

Дорогой читатель, мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное - время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

Книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» написана доступным языком и будет интересна и полезна даже тем, кто считает себя дилетантом в тайм-менеджменте. Некоторое время считалось, что в нашей стране нельзя научиться управлять своим временем – это не позволит непредсказуемый ритм жизни и менталитет россиян. Однако постепенно мнение изменилось, и автор этой книги сумел это доказать. Глеб Архангельский был одним из первых, кто заговорил о тайм-менеджменте в России и стал писать об этом книги. Он рассказывает, как успевать сделать всё, не испытывая при этом сильного напряжения, приводит примеры как раз из жизни русских людей, что является большим плюсом книги.

Книга содержит большой объём информации и касается самых разных сфер. Больше всего, конечно, она ориентирована на то, чтобы помочь человеку эффективно справляться со своей работой. Однако кому-то придётся научиться отдыхать, ведь часто этому не уделяется должного внимания в потоке ежедневных задач.

Прочитав эту книгу и применив на практике предложенные методы, вы сможете научиться грамотно планировать время, уделять внимание важным задачам, расставлять приоритеты, поручать более мелкие задания другим людям, избегать траты времени впустую, всегда помнить об отдыхе для перезагрузки мозга. В книге также есть информация о том, как ставить долгосрочные и краткосрочные цели, понимая, какие из них являются именно вашими, а не навязанными вам окружением. Здесь написано о том, как мотивировать себя, как шаг за шагом выполнять сложные и неприятные задачи, успевая всё в срок. Читатели узнают, как избавиться от ненужных дел и научиться говорить «нет», как не чувствовать себя измотанным жизнью, а получать удовольствие от неё.

На нашем сайте вы можете скачать книгу "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" Архангельский Глеб Алексеевич бесплатно и без регистрации в формате fb2, rtf, epub, pdf, txt, читать книгу онлайн или купить книгу в интернет-магазине.