Как просмотреть все используемые поля в word. Использование полей Word. Работа с полями Word. Создание электронных форм

Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.

Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.

1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы” ).

2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля” .

3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.

Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.

Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля” .

В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию” , нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.

Создание и изменение параметров полей страницы

1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля” , расположенную в группе “Параметры страницы” .

2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля” .

3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы” , в котором можно задать необходимые параметры размера полей.

Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы

1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля” . В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию” .

Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.

2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту” .

Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.

3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь распечатать документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:

“Одно или несколько полей находятся вне области печати”

Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.

Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.

Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц

Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля” , выбрать который можно в меню “Поля” , расположенном в группе “Параметры страницы” .

При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.

Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля” , и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи” .

Добавление полей переплета для брошюр

Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.

1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля” , которая расположена в группе “Параметры страницы” .

2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля” .

3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.

4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева” .

Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе” , “Брошюра” , “Зеркальные поля” , — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.

Как просмотреть поля страницы?

В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.

1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры” .

2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа” ).

3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.

Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид” , группа “Режимы” ). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.

Как убрать поля страницы?

Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:

• в распечатанном документе текст, расположенный по краям (за пределами области печати), не будет отображаться;

• это считается нарушением с точки зрения документоводства.

И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.

1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы” ) и выберите пункт “Настраиваемые поля” .

2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см .

3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.

Автоматически обновляемая информация в документ Word вставляется с помощью полей Word. Для вставки поля надо перейти на вкладку Вставка, открыть список Экспресс-блоки и выбрать команду Поле . Некоторые часто используемые поля вставляются с помощью специальных команд на разных вкладках, например, Дата и время , Номер страницы , Перекрестная ссылка (на вкладке Вставка ), Оглавление , Список иллюстраций на вкладке Ссылки ,

Приведем примеры автоматически обновляемой информации в документе, которая вставляется с помощью полей Word:

· дата и время (текущее, время печати и создания документа);

· формульные поля в таблицах;

· текущий номер страницы и общее число страниц в документе;

· автоматически обновляемое оглавление с использованием встроенных стилей;

· автоматически добавляемые названия к объектам (например, рисункам, таблицам, диаграммам) при их создании;

· закладка, которая может использоваться для организации перекрестных ссылок;

· обычная или концевая сноска;

· список иллюстраций.

Чтобы вставить изменяемое содержимое в документе с помощью поля, надо щелкнуть в нужном месте документа, выбрать команду Поле , указать категорию, а затем выбрать имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, надо нажать кнопку Параметры . Для получения сведений об определенном поле или его параметре выбирается имя поля или параметр, а затем нажимается клавиша <F1 >.

Поле в документе выводится или как код поля (набор инструкций в фигурных скобках), или как результат поля . Переключаться между кодом поля и его результатом можно с помощью клавиш <SHIFT>+ после выделения поля. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей в документе, нажимаются клавиши <ALT>+ .

Результат поля на экране может быть незатененным, затененным всегда или только при выделении поля. Затененность поля совершенно не отражается при печати документа. Рекомендуется установить параметр, при котором поля в документе показываются затененными всегда (вкладка Файл , Параметры , категория Дополнительно , группа команд Показывать содержимое документа ).

Для изменения кода поля, например добавления или изменения ключей, отображается код поля, а затем вносятся необходимые изменения. Существует два способа форматирования значений полей: форматирование значений или кодов полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR , следует выделить код этого поля и нажать кнопку Подчеркнутый . При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению.

Чтобы сохранить форматирование поля при его обновлении к коду поля должен быть добавлен ключ \* MERGEFORMAT . Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле при установленном флажке Сохранять форматирование при обновлении .

Для обновления значения поля (полей) надо выделить поле (весь документ), потом нажать клавишу <F9 >. При печати содержимое полей документа обновляется автоматически.

Word позволяет выполнять очень удобную вставку названий для различного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Для этого после выделения созданного объекта надо выполнить команду Вставка Название . Важно понимать, что при этом обеспечивается автоматическая нумерация названий определенного типа и возможность задания на них перекрестных ссылок типа: «по данным табл. 1.2 построена диаграмма, приведенная на рис. 1.5 ».

Под перекрестными ссылками понимаются ссылки на заголовки или абзацы документа, метки названий таблиц, формул, рисунков и т.д. Перекрестные ссылки обновляются автоматически, если содержимое перемещается в другое место документа. По умолчанию, перекрестные ссылки вставляются как гиперссылки.

Ссылки вставляются в виде кодов полей. Это обеспечивает корректность ссылок за счет обновления полей в случае изменения номеров названий, номеров таблиц, рисунков, заголовков, номеров страниц при редактировании документа. Название включает постоянную часть (метку) и номер. Для задания автоматической вставки названий объектов определенного типа надо в диалоговом окне Название щелкнуть кнопку Автоназвание и установить флажки для нужных типов объектов.

Список литературы - это список источников, к которым пользователь обращался при создании документа. Обычно его располагают в конце документа и форматируют абзацы в виде нумерованного списка. Ссылка на источник вставляется в тексте, в конце предложения (в квадратных скобках указывается номер источника в списке). Для создания ссылки на библиографический источник надо предварительно определить закладки, и затем ссылаться на нужную закладку с помощью команды Перекрестная ссылка на вкладкеВставка (тип ссылки –Закладка) .

В Microsoft Word 2010 появилась возможность автоматически создать список литературы на основе сведений о литературных источниках, указанных для документа (команда Список литературы на вкладке Ссылки, группа командСсылки и списки литературы ). Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в памяти, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать. При создании списка можно выбрать желаемый стиль этого списка или создать новый стиль.

На вкладке Ссылки в группе Сноски находятся команды для вставки и редактирования обычных и концевых сносок. Обычные сноски размещаются на той же странице, где находится исходный абзац, концевые вставляются в конец документа. Перенумерация сносок всегда выполняется автоматически.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Цель работы:

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

поля .

Поля

PAGE (номер страницы) и DATE ВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. INCLUDEPICTURE .

Для вставки ВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры,

ВСТАВКА :

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

текущая дата Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

Код поля {} Ctrl+F9.

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy"

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры Показывать коды полей.

Параметры на вкладке Печать в поле Печатать Коды полей .

контекстного меню Коды/значения полей

выделенных Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

с затенением. Затенение полей ().

Чтобы обновить Обновить поле F9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9

Таблица 1

Создание форм для ввода данных

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными.

Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные.

Форма предназначена для сокращения трудозатрат по оформлению документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создавать следующие виды форм:

1. Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используется панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например Да или Нет . Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

2. Электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используется панель инструментов Формы , а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению их вида;

3. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению вида.

Форма состоит из постоянного (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа.

В состав формы могут входить:

· Произвольный текст;

· Графика (рисунки, диаграммы);

· Текстовые поля для ввода информации:

· Списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

· Кнопка Флажок .

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат .

К постоянной части формы относится неизменяемые при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнения, обрамления. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах Параметры текстового поля, Параметры поля со списком, Параметры флажка . Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл. 2).

Таблица 2

Задание. Создание и заполнение электронной формы

Согласно приведенному ниже образцу разработайте форму Электронная анкета, которая позволит в интерактивном режиме работы вводить номер курса, выбирать название факультета, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей (рис. 1).

ВНИМАНИЕ!

1. При заполнение полей таблиц А и В Электронной анкеты значение ИТОГО должно равняться 100%.

2. Для проверки итогов необходимо нажать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы .

3. Если итог не равен 100%, снимите защиту, отредактируйте значения исходных данных и повторите вычисления итогов, снова установив защиту.

4. Флажки устанавливают пробелом только при нажатой кнопке Защита формы на панели инструментов Формы .

Внимание! Для защиты в БД введенных ответов анкеты следует выполнить команду СЕРВИСðПараметры , вкладка Сохранение – Сохраните только данные для форм , а затем сохраните документ, присвоив ему новое имя ФАЙЛðСохранить как.

Рис. 1. Образец формы документа Электронная анкета

Технология работы

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

· текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;

· рисунок;

· поле ввода номера курса;

· список наименований факультетов (добавлений нового факультета или корректировка его названия в процессе невозможны);

· таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблица В, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблицы Уровень доходов, Дополнительные заработки, Семейное положение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

1-й этап – создание постоянной части формы в виде текста и таблиц;

2-й этап – внедрение рисунков;

3-й этап – создание переменной части формы;

4-й этап – установка защиты и сохранение документа;

5-й этап – заполнение электронной анкеты.

Й этап – внедрение рисунка

1. Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

· установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться рисунок;

· выполните команду ВСТАВКАðРисунокðКартинки ;

· на вкладке Графика выберите пункт Научная графика , выделите рисунок с изображением манускрипта и нажмите кнопку Вставить ;

· установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

На вкладке Размер:

На вкладке Положение:

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Работа с полями Word. Создание электронных форм

Теоретическая часть......................................................................................................................... 1

Работа с полями Word................................................................................................................. 1

Создание форм для ввода данных........................................................................................... 3

Задание. Создание и заполнение электронной формы..................................................... 6

Технология работы............................................................................................................................. 7

Цель работы:

1. Освоение правил создания форм для ввода данных;

2. Освоение правил работы с полями в документах Word;

3. Создание электронной анкеты;

4. Заполнение электронной формы.

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы – поля .

Поля – это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы – конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей.

Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE (номер страницы) и DATE (дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE .

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры, чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню ВСТАВКА предусмотрены также отдельные команды:

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код { DATE \@ "dd.MM.yyуу" }, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата – значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля – результату этой формулы (ее численному значению).

Код поля содержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ PAGE } – код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } – общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } – код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy" Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля. Например, полю:

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

соответствует дата в формате 01.05.2002.

Код этого поля при желании можно изменить (отредактировать) для того, чтобы значение поля – дата появлялась в другом формате. Например, поле:

{ DATE \@ "dddd, d MMMM ууyy "г"" \* MERGEFORMAT }

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимоввывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей .

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать командуконтекстного меню Коды/значения полей . Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей (Всегда, Никогда, При выделении ).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишуF9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9 (для всех полей в документе). Назначения клавиш для работы с полями в программе Word приведены в табл. 1.

О чём эта статья

В настоящей работе описываются способы автоматической организации нумерованных объектов при написании статей, рефератов, докладов, диссертаций и пр. При написании подобного рода материалов неизбежно возникает необходимость нумеровать те или иные объекты, например, формулы или пункты в списке используемой литературы. При этом многие авторы пользуются при написании текстовым редактором Microsoft Word.
В случае тривиальной «ручной» организации, при которой каждый номер прописывается непосредственно руками (обычно, в самом конце, когда текст полностью готов), автор работы может ошибиться в каком-либо номере, и все дальнейшие номера окажутся неверными. Более того, после рецензии те или иные части работы могут быть вставлены в текст или убраны из него. Последнее, зачастую, требует полной перенумерации объектов в документе. Таким образом, цель настоящей статьи состоит в доведении до читателя способов автоматической организации нумерации объектов, позволяющих избежать вышеописанные ситуации.
Предупреждение : в данную статью вошли лишь те приёмы, с которыми автор столкнулся при написании кандидатской диссертации. Описываемые способы организации нумерованных объектов не претендуют на единственность, полноту и оптимальность. Имеются другие интересные способы, например, в TeX . Несомненно, читатель сможет найти и иные способы достижения сформулированной цели. В любом случае, ознакомиться с подходами автора (хотя бы на досуге) следует любому заинтересованному читателю.

Основы работы с полями MS Word

После вставки поля в тексте появятся серые фигурные скобки .

Отличить поля в тексте очень легко – достаточно выделить нужный блок текста. Все поля в выделенном фрагменте будут подсвечены серым цветом.

После того, как поле вставлено в текст, необходимо задать значение этого поля. Для задания значения тому или иному полю необходимо написать определённые ключевые слова, рассмотренные в разделе 2, внутри поля. После задания полю значения необходимо выделить блок текста, содержащий это поле, и нажать F9. Если в выделенном фрагменте окажутся несколько полей, то все они будут обновлены. Для обновления полей во всём документе необходимо выделить всё (Ctrl + a) и нажать F9. Обновить поле можно также с помощью нажатия на соответствующий пункт контекстного меню.
NB! Бывает, что все поля необходимо обновить два раза: первое обновление переупорядочит списки, а второе – расставит нужные значения ссылок.
Значение того или иного поля может быть изменено в любой момент. Для этого необходимо лишь выделить поле (или фрагмент текста, содержащий поля) и выбрать пункт «Коды/значения полей» контекстного меню.

Основные поля MS Word, необходимые для автоматической организации нумерованных объектов

SEQ

Пример задания поля SEQ

{ SEQ pic_chap1 }

Примеры использования ключей поля SEQ

{ SEQ pic \h }, { SEQ tables \c }

SET

Пример использования поля SET

{ SET lit_Z2009 “1” }

Пример

{ SET lit_Z2009 “{SEQ lit \c}” }

REF

Пример

{ REF lit_Z2009 }

После обновления данного поля на его место будет вставлен текст закладки. Ключ «\h» используется для задания гиперссылки на закладку. При нажатии на гиперссылку пользователь будет перемещён в место, заданное ссылкой. Ключ «\* MERGEFORMAT» сбрасывает формат текста исходной ссылки, преобразуя его в формат текущей части текста.

PAGEREF

Организация автоматической нумерации в документах

Нумерация в названиях глав и разделов

После определения того, как именовать и нумеровать главы, в заголовке пишется следующая (одна из следующих) строка:

1. { SEQ CHAP }
2. { SEQ CHAP \h }{ SET CHAP_USING_FIELDS “{ SEQ CHAP \c }”}{ SEQ CHAP \c } . Организация автоматической нумерации в документах

Для нумерации разделов внутри главы необходимо задать переменную (уникальную для каждой главы, иначе в следующей главе разделы начнутся с номера n+1), а для каждого раздела необходимо определить уникальное имя.

В качестве примера можно привести следующие строки

{ SEQ CHAP \h } { SET CHAP_USING_FIELDS “{ SEQ CHAP \c }”}{ SEQ CHAP \c } . Организация автоматической нумерации в документах
{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \h }{ SET SUBCHAP_USING_REF “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \c } . Использование REF

После обновления ссылок этот фрагмент текста превратится в
3 . Организация автоматической нумерации в документах
3.1 . Использование REF

Средства MS Word позволяют организовать автосодержание, однако рекомендуется использовать поля REF для задания ссылок на номера глав и поля PAGEREF для ссылок на страницы. Располагать их лучше в таблицах со скрытыми границами размера N x3, где N - число элементов в автосодержании: разделы, подразделы и пр. В первом столбце будут содержаться номера пунктов, получаемые из полей REF . Во втором столбце будут содержаться имена элементов. (Увы и ах! Их придётся записать руками). В третьем столбце будут содержаться номера страниц, на которых находится соответствующее поле SET . Получение значений производится через PAGEREF .

Нумерация формул

Пример показан здесь

x = a + b (3.5)

Здесь (3.5) – это значение поля, которое в исходных кодах записывается следующим образом:
({ SEQ FN_CHAP_FIELDS \h }{ SET FN_AX2_BX_C “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c } )
Здесь FN_CHAP_FIELDS – имя переменной для нумерации формул текущей главы, { SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c } – номер соответствующей формулы.

Нумерация таблиц и рисунков

Приведём пару примеров.

Пример 1, таблицы

Таблица { SEQ TAB_CH2 \h }{ SET TAB_CH2_SHOPS “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ TAB_CH2 \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ TAB_CH2 \c }
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Здесь TAB_CH2 – переменная-счётчик таблиц второй главы, TAB_CH2_SHOPS – выбранное автором имя для данной таблицы. Пусть данная глава имеет номер 3, и в ней уже было 3 таблицы. Тогда данная формула, как несложно показать, будет преобразована в следующий текст:

Таблица 3.4 . Сравнение склад/рынок по магазинам.
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Абсолютно аналогичным образом строится работа с изображениями. Необходимо задать свои переменные-счётчики, имена и пр. В целом, с точки зрения автонумерации, нет никакой разницы между таблицей и рисунком. Вся разница заключается лишь в форматировании частей текста: иные названия, подписи снизу/сверху и пр.

Пример 2, изображения

Рисунок { SEQ PIC_CH2 \h }{ SET PIC_CH2_EXPONENT “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ PIC_CH2 \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ PIC_CH2 \c }

Аналогично таблицам, здесь PIC_CH2 – переменная-счётчик рисунков второй главы. Опять же, очевидно, что в результате будет получено нечто подобное:

Рисунок 3.10 . Экспонента, косинус и синус.

Организация списка используемой литературы

Оформление списка используемой литературы в алфавитном порядке в конце документа

Пример части списка с развёрнутыми формулами указан ниже

{ SEQ LIT \h }{ SET lit_CHR2011 “{ SEQ LIT \c }”}{ SEQ LIT \c }
{ SEQ LIT \h }{ SET lit_CHVATAL1983 “{ SEQ LIT \c }”}{ SEQ LIT \c }

Нетрудно показать, что данный список преобразуется в
15 . Christofides N. Graph Theory: An Algorithmic Approach. Academic Press Inc., London, 1975. – 400 p.
16 . Chvatal V. Linear Programming. W. H. Freeman and Company, 1983. – 425 p.
17 . Erlenkotter D. A Dual-Based Procedure for Uncapacitated Facility Location. J. Operations Research, 26, 1978. – pp. 992-1009.

Оформление ссылок на элементы списка используемой литературы в тексте

Зная уникальные имена, достаточно использовать поле REF

{ REF lit_MEELIT1972 \h } { REF lit_CHVATAL1983 \h }

После двукратного обновления документа, данный фрагмент текста примет следующий вид:

Из решения классической задачи транспортного типа [26 ] следует, что любой базис такой задачи содержит ровно m+s-1 элементов. Из теоремы Данцига [16 ] следует, что все элементы базиса в сформулированной задаче будут являться либо нулями, либо натуральными числами.

Оформление списка используемой литературы в порядке появления в тексте

Выгрузка документа в формат pdf с сохранением ссылок