प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ न केवल लेखांकन मामलों में महत्वपूर्ण हैं, बल्कि कर कानून के संबंध में भी महत्वपूर्ण हैं, विशेष रूप से दायित्वों के दायरे का निर्धारण करने में। इसलिए, प्राथमिक दस्तावेज तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए लेखांकन की सभी बारीकियों को जानना और इसके अलावा, काम को सरल बनाने के लिए उनके वर्गीकरण को समझना बेहद जरूरी है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या हैं?

प्राथमिक दस्तावेज़ वे माने जाते हैं जो पहले से ही किए गए कुछ व्यावसायिक कार्यों को पंजीकृत करते हैं। आप लेखांकन में एक प्रविष्टि छोड़ सकते हैं और इसे रजिस्टर में तभी दर्ज कर सकते हैं जब आपके पास प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज हों। इसे उद्यम प्रबंधन प्रणाली का एक अभिन्न अंग माना जाता है। इसके आधार पर, हम सुरक्षित रूप से कह सकते हैं कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ इकाई की आर्थिक गतिविधियों से संबंधित पूर्ण लेनदेन के दस्तावेजी साक्ष्य हैं और जो कुछ आर्थिक प्रभाव लाते हैं।

वर्गीकरण

प्राथमिक विषय से संबंधित मुद्दे को प्रभावित करने वाले सभी बिंदु 402-एफजेड के प्रावधानों और मानदंडों के अधीन हैं। विनियमन में कहा गया है कि गणना की शुद्धता की पुष्टि के रूप में कर अधिकारियों के साथ बातचीत करते समय इन प्रमाणपत्रों की आवश्यकता होती है। इसका मतलब यह है कि कर अधिकारियों को कर आधार निर्धारित करने की प्रक्रिया के संबंध में कोई शिकायत नहीं होगी।

वर्तमान नियमों के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण 4 वर्षों के लिए अनिवार्य भंडारण के अधीन है। इस अवधि के दौरान, कर अधिकारी किसी भी समय अध्ययन और सत्यापन के लिए दस्तावेजों का अनुरोध कर सकते हैं। इसके अलावा, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण अक्सर मुकदमेबाजी में साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के विशिष्ट रूप विधायी स्तर पर तय नहीं होते हैं। इस मुद्दे पर, एक व्यावसायिक इकाई के पास एक विकल्प चुनने का अवसर होता है जो उसकी जरूरतों को पूरा करेगा और आगे के काम में अच्छी मदद के रूप में काम करेगा।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़: सूची

एक नियम के रूप में, मौलिक कार्य करने वाले प्रमाणपत्रों की पूरी सूची अपरिवर्तित रहती है और उच्चतम स्तर पर अनुमोदित होती है। वर्तमान में इस श्रेणी में शामिल हैं:

1. समझौता।वे लेन-देन की विशिष्ट शर्तों, पार्टियों की ज़िम्मेदारियों और वित्तीय मुद्दों को निर्धारित करते हैं। सामान्य तौर पर, वे सभी स्थितियाँ जो किसी न किसी रूप में लेन-देन से संबंधित हैं, यहाँ दर्शाई गई हैं। कृपया ध्यान दें कि कुछ लेनदेन के लिए लिखित अनुबंध की आवश्यकता नहीं होती है। इस प्रकार, जिस क्षण खरीदार को बिक्री रसीद प्राप्त होती है, लेनदेन समाप्त माना जाता है।
2. हिसाब किताब।इस प्रकार के दस्तावेज़ों की सहायता से, खरीदार विक्रेता के सामान (सेवाओं) के लिए भुगतान करने की अपनी इच्छा की पुष्टि करता है। इसके अलावा, चालान में लेनदेन की अतिरिक्त शर्तें शामिल हो सकती हैं और विक्रेता द्वारा अपने उत्पादों और सेवाओं के लिए निर्धारित विशिष्ट कीमतें रिकॉर्ड की जा सकती हैं। यदि किसी कारण से खरीदार उसे प्रस्तुत उत्पाद (सेवा) से संतुष्ट नहीं है, तो उसे चालान के आधार पर अपने धन की वापसी की मांग करने का अधिकार है।
3. पैकिंग सूची।यह स्थानांतरित किए गए सभी सामान या सामग्रियों की पूरी सूची प्रदर्शित करता है। लेन-देन में भाग लेने वालों की संख्या के आधार पर चालान को कई संस्करणों में तैयार किया जाना चाहिए।
4. स्वीकृति एवं हस्तांतरण का कार्य.इसे सेवा के प्रावधान के परिणामों के आधार पर इस बात की पुष्टि के रूप में संकलित किया जाता है कि कार्य का परिणाम पहले बताए गए मानदंडों को पूरा करता है और प्राप्तकर्ता पक्ष द्वारा पूरी तरह से अनुमोदित है।
5. वेतन पर्ची।वे किराए के कर्मियों के साथ पेरोल निपटान से संबंधित सभी मुद्दों को प्रदर्शित करते हैं। इसके अलावा, कर्मचारियों के लिए बोनस, अतिरिक्त भुगतान और वित्तीय प्रोत्साहन के अन्य तंत्रों के बारे में सभी जानकारी यहां प्रदर्शित की जानी चाहिए।
6. स्वीकृति एवं स्थानांतरण प्रमाणपत्र क्रमांक ओएस-1।इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग अचल संपत्तियों के इनपुट या आउटपुट से संबंधित किसी भी गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
7. नकद दस्तावेज़, जिसमें इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर और इसके अलावा, कैश बुक शामिल है। उनमें बिक्री के हिस्से के रूप में किए गए वित्तीय लेनदेन के बारे में जानकारी शामिल है।

वर्गीकरण

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों के प्रकार काफी विविध हैं और मुख्य रूप से निकट भविष्य में दस्तावेज़ के उपयोग के विशिष्ट उद्देश्य पर निर्भर करते हैं। हालाँकि, सबसे लोकप्रिय वर्गीकरण विशेषता प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को आंतरिक और बाहरी में विभाजित करना है।

एक आंतरिक दस्तावेज़ कंपनी की संपत्ति है और कुछ मुद्दों को हल करने के लिए इसके द्वारा जारी किया जाता है। इसे कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा संकलित किया जाता है और यह विशेष रूप से इस कंपनी के अधिकार क्षेत्र में लागू होता है। इस प्रकार, इस श्रेणी में वे दस्तावेज़ शामिल हैं जो एक कंपनी के भीतर व्यावसायिक गतिविधियों के प्रभावी संचालन के लिए आवश्यक हैं। उसी समय, यदि कोई दस्तावेज़ किसी कंपनी द्वारा बाहर से प्राप्त किया जाता है या कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा संकलित किया जाता है और बाद में अन्य कानूनी संस्थाओं (कर अधिकारियों, ग्राहकों, आदि) को हस्तांतरित किया जाता है, तो इसे बाहरी के रूप में मान्यता दी जाएगी।

बदले में, आंतरिक दस्तावेज़ों की भी अपनी वर्गीकरण विशेषताएँ होती हैं, जो उन्हें तीन श्रेणियों में समूहित करना संभव बनाती हैं:

1. प्रशासनिक (संगठनात्मक)।वे ऐसी जानकारी दर्शाते हैं जिसे कंपनी के कर्मचारियों, संरचनात्मक प्रभागों और शाखाओं और उनके प्रबंधकों को सूचित किया जाना चाहिए। उनकी मदद से, कंपनी कुछ आदेश जारी करती है जिनका सावधानीपूर्वक पालन किया जाना चाहिए। इस समूह में विभिन्न प्रकार के आदेश, निर्देश और बहुत कुछ शामिल हैं।
2. निष्पादक (मुक्तिदाता), जो प्रारंभ में कुछ व्यावसायिक कार्यों के संचालन और उनके पूरा होने की पुष्टि करने वाले तथ्य प्रदर्शित करते हैं।
3. लेखांकन दस्तावेजों।यह श्रेणी सामान्य है और अन्य कागजात में निहित जानकारी और उनके आगे के संग्रह को एक दस्तावेज़ में व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक है।

कुछ परिस्थितियों में, दस्तावेज़ीकरण को संयुक्त भी किया जा सकता है। इस समूह में वे कागजात शामिल हैं जिनमें एक साथ संगठनात्मक और सहायक दस्तावेज़ीकरण की प्रमुख विशेषताएं शामिल हो सकती हैं। यहां सबसे आकर्षक उदाहरण विभिन्न नकद आदेश, आवश्यकताएं, अग्रिम रिपोर्टिंग और बहुत कुछ हैं।

लेखांकन रजिस्टर और उनका वर्गीकरण

कोई भी लेनदेन करते समय प्राथमिक दस्तावेज तैयार किया जाता है। जैसे ही यह पूरी तरह से पूरा हो जाए, इसमें निर्दिष्ट सभी जानकारी को उचित लेखांकन रजिस्टर में डुप्लिकेट किया जाना चाहिए। और यह एक प्रकार का वाहक है जो लेनदेन पर बुनियादी जानकारी जमा करता है। रजिस्टर के सार के आधार पर, कई वर्गीकरण मानदंडों की पहचान की जा सकती है। उदाहरण के लिए, रजिस्टर दिखने में उपयोगकर्ताओं को पुस्तकों, साधारण शीट और इंडेक्स कार्ड के रूप में दिखाई देते हैं।

रजिस्टर बनाए रखने के तंत्र के आधार पर, तीन और समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1. कालक्रमबद्ध, जिसमें घटित होने वाली सभी घटनाओं को समय सीमा के सख्त अनुपालन में दर्शाया गया है। यानी, आपको सबसे पहले उन ऑपरेशनों को इंगित करना होगा जो पहले हुए थे इत्यादि। ऐसे रजिस्टर सबसे जटिल होते हैं, क्योंकि उनमें भारी मात्रा में जानकारी होती है, और अक्सर कुछ कार्रवाई छोड़ी जा सकती है।
2. व्यवस्थित,जिसमें आरंभ में सभी लेन-देन आर्थिक संकेतकों के रूप में दर्ज किये जाते हैं। इस प्रकार, इस प्रकार के रजिस्टर पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन के आर्थिक प्रभाव को दर्शाते हैं और व्यय और आय के संकेतकों का विश्लेषण करते हैं। व्यवस्थित रजिस्टर का सबसे महत्वपूर्ण उदाहरण रोकड़ बही है।
3. संयुक्त, जिसमें व्यवस्थित और कालानुक्रमिक दोनों रजिस्टरों की मूलभूत विशेषताएं हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की सामग्री

कई उपयोगकर्ताओं के मन में यह प्रश्न होता है कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ क्या होते हैं और उन पर क्या आवश्यकताएँ लागू होती हैं। विधायी स्तर पर, कई प्रावधान निहित हैं जो स्थापित करते हैं कि प्राथमिक जोड़े के दस्तावेजों में कुछ जानकारी मौजूद होनी चाहिए। विशेष रूप से, संघीय कानून-402 के अनुच्छेद 9 के अनुच्छेद 2 के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• तैयारी की तिथि;
• उस व्यक्ति के बारे में जानकारी जिसने निर्दिष्ट दस्तावेज़ तैयार किया (उद्यम का पूरा नाम);
• इस दस्तावेज़ से संबंधित आर्थिक गतिविधि का सार;
• लेन-देन के संबंध में वित्तीय गणना;
• लेन-देन के लिए जिम्मेदार अधिकारियों के हस्ताक्षर और उनके आद्याक्षर।

नमूना प्राथमिक लेखा दस्तावेज़

दस्तावेज़ तैयार करने के नियम

विधायक प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की तैयारी के लिए कुछ नियम स्थापित करता है। इस प्रकार, प्रमुख आवश्यकताओं में से एक सटीकता और किसी भी व्याकरणिक और विराम चिह्न त्रुटियों और टाइपो की अनुपस्थिति है। यदि कर सेवा कुछ कमियों का पता लगाती है, तो उल्लंघनकर्ता को दस्तावेज़ को फिर से बनाना होगा, और यदि उल्लंघन दोहराया जाता है, तो आप दंड के अधीन हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, इस मुद्दे पर आपको निम्नलिखित अनुशंसाओं पर पूरा ध्यान देना चाहिए:

1. बॉलपॉइंट और स्याही पेन, विशेष कंप्यूटिंग उपकरण और कंप्यूटर के उपयोग की अनुमति है।
2. संकलन तब शुरू हो सकता है जब कुछ व्यावसायिक लेनदेन करने की योजना बनाई गई हो जिन्हें प्रदर्शित करने की आवश्यकता हो। साथ ही, असाधारण स्थितियों में, लेन-देन पूरा होने के बाद दस्तावेज़ तैयार करना पूरी तरह से संभव है।
3. सभी गणना डेटा को संख्यात्मक और लिखित दोनों रूपों में दिखाया जाना चाहिए। इस प्रकार, प्रत्येक संख्या के आगे एक कैप्शन होना चाहिए।
4. फॉर्म में दी गई सभी जानकारी भरना बेहद जरूरी है। अगर किसी कारण से कोई जानकारी नहीं है तो आप खाली लाइन नहीं छोड़ सकते. इसमें एक डैश दिखना चाहिए.

यदि आप इन अनुशंसाओं का पालन नहीं करते हैं, तो आपको महत्वपूर्ण कठिनाइयों का सामना करना पड़ सकता है। इस प्रकार, यदि कर सेवा ऑडिट के दौरान दस्तावेज़ को गलत पाती है, तो की गई गणना की शुद्धता और कर आधार के निर्धारण के बारे में संदेह पैदा होगा।

यदि किसी कारण से कुछ समायोजन करना आवश्यक है, तो किसी भी परिस्थिति में आपको सुधारक और छायांकन का उपयोग नहीं करना चाहिए, क्योंकि वे अस्वीकार्य हैं। सुधार निम्नलिखित तरीकों से किया जा सकता है:

1. समोच्च सुधार. यदि गलत जानकारी प्रदान की गई है, तो उसे एक पतली रेखा से काट दिया जाना चाहिए और उसके आगे सही जानकारी दर्शाई जानी चाहिए। इस मामले में, ऐसे प्रत्येक सुधार के स्थान पर एक फ़ुटनोट अवश्य होना चाहिए। "सही विश्वास"सुधार की तारीख और सुधार करने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर का संकेत। हालाँकि, हम ध्यान दें कि धन की प्राप्ति और व्यय को दर्शाने वाले दस्तावेजों के मामले में, यह विधि अनुपयुक्त होगी।
2. अतिरिक्त प्रविष्टि. इस पद्धति का उपयोग उन स्थितियों में किया जाता है जहां लेनदेन के कुल मूल्यों को काफी कम संकेतकों के साथ निष्पादित किया जाता है। दस्तावेज़ को नए तरीके से न बनाने के लिए, आप वर्तमान अवधि या अगले अवधि में छूटी हुई राशियों के लिए अतिरिक्त प्रविष्टियाँ कर सकते हैं।
3. उलट। गलत प्रविष्टि को नकारात्मक मानों का उपयोग करके ठीक किया जाता है। सभी गलत जानकारी लाल स्याही से दोहराई जाती है, और सही प्रविष्टियाँ उसके आगे दर्शायी जाती हैं।

प्राथमिक रिपोर्ट लिखित और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में संकलित की जा सकती है। हाल ही में, कई कंपनियों ने जानकारी की नकल की है और कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों संस्करणों को संकलित किया है। पूर्व का उपयोग बाद में आंतरिक हितों के लिए किया जाता है, लेकिन अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां संघीय कर सेवा को सत्यापन के लिए प्रस्तुत की जाती हैं।

कई निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं. राज्य प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए किसी भी अनिवार्य प्रपत्र को मंजूरी नहीं देता है, जो व्यावसायिक संस्थाओं को दस्तावेज़ के रूप को स्वतंत्र रूप से निर्धारित करने का अधिकार देता है जिसका उपयोग भविष्य में व्यवहार में किया जाएगा। दस्तावेज़ के पंजीकरण के तुरंत बाद, इसका सारा डेटा लेखांकन रजिस्टर में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

प्रत्येक लेखाकार को पता होना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों से संबंधित हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि यह दस्तावेज़ीकरण ही लेखांकन का आधार है। वे व्यापारिक लेन-देन करने के तथ्य को सिद्ध करते हैं। एक नौसिखिया लेखा विशेषज्ञ को यह समझने की आवश्यकता है कि यह क्या है, प्राथमिक दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है, उन्हें कैसे संकलित और संग्रहीत किया जाए। अन्यथा, नियामक अधिकारियों के साथ समस्याओं से बचा नहीं जा सकता।

कानूनी संस्थाएं और निजी उद्यमी केवल कुछ प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के आधार पर एक दूसरे को धन हस्तांतरित कर सकते हैं। यह माना जाता है कि प्राथमिक रिपोर्ट व्यावसायिक लेनदेन होने से पहले ही तैयार की जाती है, हालांकि, कानून लेनदेन के पूरा होने के बाद इसे तैयार करने की संभावना को बाहर नहीं करता है, हालांकि, इसके लिए अच्छे कारण होने चाहिए।

प्राथमिक और सारांश लेखांकन दस्तावेज़ दोनों में निम्नलिखित विवरण शामिल होने चाहिए: फॉर्म का नाम; दिनांक और स्थान जहां इसे संकलित किया गया था; उस कंपनी का पूरा नाम जिसने इसे तैयार किया; धन हस्तांतरित करने के लिए किन खातों का उपयोग किया जाता है; जिम्मेदार अधिकारी का पूरा नाम, आदि।

इनकी क्या जरूरत है

प्राथमिक दस्तावेज़ (पीडी) लेखांकन का एक अनिवार्य घटक हैं। इन्हें व्यावसायिक लेनदेन के दौरान संकलित किया जाता है और यह सबूत के रूप में काम करता है कि ऐसे लेनदेन पूरे हो चुके हैं। लेन-देन करते समय, विभिन्न संख्या में प्राथमिक दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं: यह इसके कार्यान्वयन की बारीकियों पर निर्भर करता है।

लेन-देन के दौरान किए जाने वाले कार्यों की सूची:

1. प्राप्तकर्ता के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करना। यदि यह स्थायी है, तो आप कई लेनदेन के लिए एक समझौते पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, हालांकि, इस मामले में, काम के समय, निपटान लेनदेन के क्रम और अन्य बारीकियों पर तुरंत चर्चा करना उचित है।
2. भुगतान के लिए चालान जारी करना।
3. प्रत्यक्ष भुगतान, जिसकी पुष्टि नकद रसीद (या बिक्री रसीद) है, अगर हम नकद भुगतान, या भुगतान कार्ड के बारे में बात कर रहे हैं, अगर पैसा बैंक हस्तांतरण द्वारा स्थानांतरित किया जाता है।
4. जब माल भेजा जाता है, तो ठेकेदार ग्राहक को चालान देता है।
5. पूर्ण रूप से सेवाएँ प्रदान करने के बाद, ठेकेदार को ग्राहक से पूर्णता का प्रमाण पत्र प्राप्त करना होगा

मौजूदा प्रकार

पीडी लेखांकन के 6 मुख्य प्रकार हैं, जिनका उपयोग विभिन्न लेनदेन करते समय सबसे अधिक बार किया जाता है:

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची

तो, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची इस तरह दिखती है:

"प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़" की अवधारणा की परिभाषा रूसी टैक्स कोड के अनुच्छेद 60-1 द्वारा दी गई है: प्राथमिक दस्तावेज़ दस्तावेजी सबूत हैं कि एक लेनदेन पूरा हो गया है या कोई घटना है जो इसे करने का अधिकार देती है। ऐसे दस्तावेज़ कागज़ के रूप में या इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर हो सकते हैं। लेखांकन ऐसे दस्तावेज़ के आधार पर किया जाता है।

अनुच्छेद 60-2 ऐसे दस्तावेज़ों के स्वरूप और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ प्रदान करता है।

एक अन्य नियामक अधिनियम जो प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को परिभाषित करता है और इसके रूपों को भी परिभाषित करता है, लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर कानून है।

रूस एक ऐसा देश है जिसमें लेखांकन और करों के भुगतान पर कानून समय-समय पर बदलते रहते हैं। इस तथ्य को देखते हुए कि प्रपत्रों को बदला या पूरक किया जा सकता है, आपको यह ट्रैक करने की आवश्यकता है कि वित्त मंत्रालय सहित विभिन्न सरकारी एजेंसियों द्वारा किन परिवर्तनों को मंजूरी दी गई है। उदाहरण के लिए, 2019 की शुरुआत में, एक लेखांकन प्रमाणपत्र के फॉर्म को मंजूरी दी गई थी, जिसका पहले एक निःशुल्क फॉर्म था।

प्रशासनिक अपराध संहिता किसी संगठन में प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति के लिए कई प्रतिबंधों का प्रावधान करती है; उन्हें संहिता के अनुच्छेद 276 में परिभाषित किया गया है।

उपयोग के लिए सामान्य निर्देश

पीडी कुछ लेनदेन के लिए लेखांकन शुरू करने और लेखांकन रजिस्टर में प्रविष्टियाँ करने का आधार हैं। ऐसा दस्तावेज़ इस तथ्य के लिखित साक्ष्य के रूप में कार्य करता है कि एक व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो गया है।

वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, जिनके प्रपत्र आधिकारिक तौर पर अनुमोदित नहीं हैं, संगठन के प्रमुख द्वारा उचित आदेश जारी करके अनुमोदित किए जाते हैं। उनमें कानून द्वारा आवश्यक सभी अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए।

ऐसा दस्तावेज़ कागज़ पर तैयार किया जाना चाहिए और उस व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित होना चाहिए जिसने दस्तावेज़ संकलित किया है। यदि किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है, तो उसे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

पीडी के एकीकृत रूप उपयोग के लिए अनिवार्य नहीं हैं। अपवाद नकद दस्तावेज़ हैं जो अधिकृत संरचनाओं द्वारा अनुमोदित हैं।

पीडी फॉर्म में निम्नलिखित अनिवार्य डेटा होना चाहिए:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• ऑपरेशन की सही तारीख;
• आर्थिक संचालन में भौतिक और मूल्य के संदर्भ में क्या शामिल है;
• उस संरचना का नाम जो दस्तावेज़ बनाता है;
• उन व्यक्तियों के बारे में जानकारी जो यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि दस्तावेज़ सही ढंग से निष्पादित किया गया है।

ऐसे दस्तावेज़ों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया गया है:

• वेतन लेखांकन;
• निष्पादित नकद लेनदेन का लेखा-जोखा;
• अचल संपत्तियों का लेखा-जोखा;
• निर्माण एवं मरम्मत कार्य का लेखा-जोखा।

भरने के नियम

रिपोर्टिंग दस्तावेज़ साफ-सुथरे और स्पष्ट रूप से तैयार किए जाने चाहिए।

बुनियादी नियम:

• बॉलपॉइंट और स्याही पेन का उपयोग करने की अनुमति है, आप कंप्यूटर और एक टाइपराइटर का उपयोग कर सकते हैं;
• ऐसे दस्तावेज़ उस समय तैयार किए जाने चाहिए जब लेन-देन की योजना बनाई गई हो;
• यदि इसके वस्तुनिष्ठ कारण हैं तो ऑपरेशन के बाद दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति है;
• दस्तावेज़ सभी संभावित विवरण दर्शाता है;
• यदि कोई जानकारी गायब है तो डैश जोड़ा जा सकता है।

2019 में पीडी तैयार करने के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ बाहरी और आंतरिक में विभाजित हैं।

पहला संगठन बाहर से प्राप्त करता है: सरकारी एजेंसियों, उच्च संगठनों, बैंकिंग संरचनाओं, कर अधिकारियों आदि से। बाहरी दस्तावेज़ों के उदाहरण: चालान, भुगतान आदेश या दावे। जहाँ तक आंतरिक दस्तावेज़ों का सवाल है, वे सीधे संगठन में तैयार किए जाते हैं।

यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से भरा गया है, तो संगठन को कर आधार निर्धारित करने में कठिनाई होगी, और इससे कर सेवा के साथ असहमति हो सकती है।

सामग्री सुधार

ऐसा होता है कि एक अनुभवी एकाउंटेंट जिसने एक दस्तावेज़ को एक से अधिक बार तैयार किया है, वह भी गलती करता है। इसे ठीक करना तभी संभव है जब दस्तावेज़ लेखांकन में प्रतिबिंबित न हो, अर्थात पोस्ट न किया गया हो। आपको यह याद रखना होगा कि स्ट्रोक का उपयोग करके सुधार करना अस्वीकार्य है।

आप केवल निम्नलिखित तीन विधियों का उपयोग कर सकते हैं:

• अतिरिक्त प्रविष्टि;
• उलटने की विधि;
• प्रूफ़रीडिंग विधि.

उत्तरार्द्ध तब लागू होता है जब लेखांकन रजिस्टर में कोई त्रुटि हुई हो, लेकिन यह खातों के पत्राचार को प्रभावित नहीं करता है। बैलेंस शीट तैयार करने से पहले इस विधि का उपयोग करना उचित है। इस मामले में, गलत संख्या या अन्य चिह्न को एक पतली रेखा से काट दिया जाना चाहिए, और उसके आगे सही मान दर्शाया जाना चाहिए। किनारे पर "सही विश्वास" इंगित करें और तारीख और हस्ताक्षर डालें।

यदि किए जा रहे लेन-देन की राशि को कम करके आंका गया हो तो एक अतिरिक्त प्रविष्टि उपयुक्त होगी।

उत्क्रमण विधि में ऋणात्मक संख्या का उपयोग करके गलत प्रविष्टि को ठीक करना शामिल है। गलत संख्या को लाल स्याही से दर्शाया जाता है, और सही प्रविष्टि तुरंत की जाती है, जो सामान्य रंग में लिखी जाती है।

समाधान रिपोर्ट के बारे में स्पष्टीकरण

सुलह अधिनियम कानूनी रूप से प्राथमिक दस्तावेजों से संबंधित नहीं हैं, और इसलिए नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं हैं। वे कानूनी इकाई का दर्जा प्राप्त कंपनियों या व्यक्तिगत उद्यमियों के बीच एक निश्चित अवधि के लिए किए गए आपसी समझौते को प्रदर्शित करते हैं।

इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग एकाउंटेंट की पहल पर किया जाता है, क्योंकि इसकी मदद से कई विवादास्पद मुद्दों को हल करना संभव है, जो संगठन के हितों की रक्षा करता है।

किन मामलों में सुलह रिपोर्ट तैयार करना महत्वपूर्ण है:

• जब विक्रेता माल का विस्तृत चयन प्रदान करता है;
• भुगतान पर मोहलत देने के मामले में;
• यदि उत्पाद की कीमत अधिक है;
• यदि पार्टियों के बीच कोई ऐसा संबंध है जो प्रकृति में नियमित है।

पार्टियों के बीच विवादास्पद स्थिति की स्थिति में इस दस्तावेज़ का उपयोग अदालत में किया जा सकता है।

शेल्फ जीवन

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के भंडारण का प्रावधान विधायी स्तर पर निहित है।

विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अलग-अलग भंडारण शर्तें प्रदान की जाती हैं:

1. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है और यदि वे गायब हैं तो क्या होगा।

2. प्राथमिक दस्तावेज़ों के अपने स्वयं के प्रपत्र विकसित करते समय क्या विचार करें।

3. किन मामलों में एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग अनिवार्य है?

जैसा कि ज्ञात है, लेखांकन पर वर्तमान कानून (नंबर 402-एफजेड) में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के अनिवार्य उपयोग के लिए आवश्यकताएं शामिल नहीं हैं। अर्थात्, संगठनों और उद्यमियों को उनकी आवश्यकताओं और उनकी गतिविधियों की विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को स्वतंत्र रूप से विकसित करने का अधिकार दिया गया है। हालाँकि, ऐसा अधिकार कई नुकसान छिपाता है। उदाहरण के लिए, स्वतंत्र रूप से विकसित दस्तावेजों सहित सभी प्राथमिक दस्तावेजों को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा, और कुछ दस्तावेजों को अन्य संघीय कानूनों के कारण एकीकृत रूपों के अनुसार ही तैयार किया जाना चाहिए। अपने स्वयं के दस्तावेज़ बनाते समय और समकक्षों से दस्तावेज़ स्वीकार करते समय प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने की ऐसी बारीकियों के बारे में जानना आवश्यक है, क्योंकि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ वह आधार हैं जिस पर न केवल लेखांकन, बल्कि कर लेखांकन भी बनाया जाता है। इस फाउंडेशन को विश्वसनीय कैसे बनाया जाए - हम इस लेख में इसका पता लगाएंगे।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है?

आरंभ करने के लिए, आइए याद रखें कि सैद्धांतिक रूप से प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है, और उनके निष्पादन की शुद्धता पर ध्यान देना इतना महत्वपूर्ण क्यों है। जैसा कि कानून संख्या 402-एफजेड में कहा गया है, आर्थिक जीवन के प्रत्येक तथ्य को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ में प्रलेखित किया जाना चाहिए(भाग 1, अनुच्छेद 9)। इस मामले में, आर्थिक जीवन के एक तथ्य को किसी भी घटना, संचालन, लेनदेन के रूप में समझा जाता है जिसका किसी आर्थिक इकाई की वित्तीय स्थिति, उसकी गतिविधियों के वित्तीय परिणाम और (या) नकदी प्रवाह पर प्रभाव पड़ता है या पड़ सकता है। आर्थिक जीवन के तथ्यों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, किसी अचल संपत्ति का अधिग्रहण और उस पर मूल्यह्रास की गणना, कर्मचारियों के वेतन और वेतन की गणना आदि। इस प्रकार, वस्तुतः सभी लेखांकन रिकॉर्ड प्रासंगिक प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर आधारित होने चाहिए।

कर लेखांकन में, प्राथमिक दस्तावेज़ भी एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं: रूसी संघ के कर संहिता के प्रावधानों के अनुसार, करदाता के उचित और प्रलेखित खर्चों को खर्चों के रूप में मान्यता दी जाती है। वह है प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की उपस्थिति खर्चों को पहचानने के आधारों में से एक हैऔर, तदनुसार, आयकर के लिए कर आधार की गणना करने के लिए (या सरलीकृत कर प्रणाली "आय-व्यय" के अनुसार)।

प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति को रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा आय और व्यय, कराधान की वस्तुओं के लेखांकन के नियमों का घोर उल्लंघन माना जाता है, जिसके लिए जुर्माना प्रदान किया जाता है (रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 120) ):

• 10 से 30 हजार रूबल तक। - यदि प्राथमिक दस्तावेजों की कमी के कारण कर आधार कम नहीं बताया गया है;
• 40 हजार रूबल से। अवैतनिक कर की राशि का 20% तक - यदि दस्तावेजों की कमी के कारण कर आधार का कम आकलन हुआ।

इसके अलावा, प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति लेखांकन नियमों के घोर उल्लंघन और 2 से 3 हजार रूबल के जुर्माने के रूप में वित्तीय विवरणों की प्रस्तुति के लिए अधिकारियों को प्रशासनिक दायित्व में लाने के आधार के रूप में काम कर सकती है। (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 15.11)। लेखांकन और वित्तीय विवरणों की प्रस्तुति के नियमों का घोर उल्लंघन माना जाता है:

• लेखांकन डेटा के विरूपण के कारण अर्जित करों और शुल्कों को कम से कम 10% कम बताना;
• वित्तीय रिपोर्टिंग फॉर्म के किसी भी लेख (पंक्ति) में कम से कम 10% की विकृति।

उपरोक्त सभी से, दो मुख्य निष्कर्ष निकलते हैं:

1. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ उपलब्ध होने चाहिए;

2. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ ठीक से तैयार होने चाहिए।

यदि पहली आवश्यकता से सब कुछ स्पष्ट है, तो दूसरी, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के सही निष्पादन से संबंधित, पर अधिक विस्तार से चर्चा की जानी चाहिए। तथ्य यह है कि, वर्तमान कानून "ऑन अकाउंटिंग" नंबर 402-एफजेड के अनुसार, उपयोग किए गए प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा उस अधिकारी की सिफारिश पर निर्धारित किया जाता है जिसे लेखांकन सौंपा गया है (खंड) कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के 4)। प्राथमिक दस्तावेज़ों के प्रपत्र स्थापित करने के लिए निम्नलिखित विकल्प संभव हैं:

• प्राथमिक दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का उपयोग;
• प्राथमिक दस्तावेजों के स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों का उपयोग (पूरी तरह से स्वतंत्र रूप से विकसित, या एकीकृत रूपों में परिवर्तन करके बनाया गया);
• विभिन्न दस्तावेज़ों के लिए इन दोनों विकल्पों को संयोजित करना भी संभव है। उदाहरण के लिए, लेखांकन प्रमाणपत्र के स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों का उपयोग और सामग्री और अन्य सभी दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को लिखने के लिए एक अधिनियम।

! प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों का उपयोग करने के लिए जो भी विकल्प चुना जाता है, उसे या तो लेखांकन और कर लेखांकन उद्देश्यों के लिए लेखांकन नीति में या एक अलग क्रम में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।. उसी समय, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के स्वतंत्र रूप से विकसित रूप आमतौर पर परिशिष्ट में दिए जाते हैं, लेकिन यदि एकीकृत रूपों का उपयोग किया जाता है, तो संबंधित दस्तावेज़ (राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प) के लिए एक लिंक बनाया जाता है। यदि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के प्रयुक्त रूपों को प्रमुख द्वारा अनुमोदित नहीं किया जाता है, तो निरीक्षण की स्थिति में, निरीक्षक यह मान सकते हैं कि दस्तावेज़ अनिर्दिष्ट रूप में तैयार किए गए थे, अर्थात, कानून का उल्लंघन, और, तदनुसार, व्यय स्वीकार करने का आधार नहीं हैं।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के स्व-विकसित रूप

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के अपने स्वयं के प्रपत्र विकसित करते समय, दो विकल्प संभव हैं:

• पूरी तरह से स्वतंत्र रूप से विकसित रूप;
• मौजूदा एकीकृत फॉर्म के आधार पर विकसित एक फॉर्म (उदाहरण के लिए, विवरण हटाकर या जोड़कर)।

किसी भी स्थिति में, प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ के परिणामी प्रपत्र में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए: आवश्यक विवरण, कला के भाग 2 द्वारा स्थापित। कानून संख्या 402-एफजेड के 9:

• दस्तावेज़ तैयार करने का नाम और तारीख;
• दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;
• आर्थिक जीवन के तथ्य की सामग्री;
• आर्थिक जीवन के एक तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;
• हस्ताक्षर, उपनाम (प्रारंभिक अक्षरों के साथ), साथ ही लेन-देन करने वाले व्यक्तियों, संचालन और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार लोगों, या संपन्न घटना के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची, साथ ही दस्तावेजों के रूपों को प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

! टिप्पणी:कानून संख्या 402-एफजेड में प्राथमिक दस्तावेज़ पर अनिवार्य आवश्यकता के रूप में मुहर लगाना शामिल नहीं है। इसलिए, इस विवरण को दस्तावेज़ प्रपत्र में शामिल करना या न करना संगठन की अपनी पसंद है। उन संगठनों के लिए जिन्होंने राउंड सील का उपयोग करने से इनकार कर दिया है (यह अधिकार 6 अप्रैल, 2015 के संघीय कानून संख्या 82-एफजेड द्वारा प्रदान किया गया है), प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के सभी प्रयुक्त रूपों से इस विवरण को बाहर करने की सलाह दी जाती है।

कुछ दस्तावेज़ों के लिए निम्नलिखित आवश्यक विवरणों की सूची का विस्तार किया जा सकता हैअन्य नियमों के अनुसार. उदाहरण के लिए, एक वेबिल में आवश्यक रूप से निम्नलिखित विवरण होने चाहिए (रूस के परिवहन मंत्रालय के आदेश दिनांक 18 सितंबर, 2008 संख्या 152 के खंड 3):

• वेस्बिल का नाम और संख्या;
• वेस्बिल की वैधता अवधि के बारे में जानकारी;
• वाहन के मालिक (मालिक) के बारे में जानकारी;
• वाहन के बारे में जानकारी;
• ड्राइवर की जानकारी.

इस प्रकार, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अपने स्वयं के रूपों को विकसित करने के लिए वर्तमान कानून के गहन ज्ञान और विश्लेषण की आवश्यकता होती है। इसलिए, कुछ मामलों में तैयार प्रपत्रों का उपयोग करना बेहतर होता है। उदाहरण के लिए, रूसी संघ की संघीय कर सेवा द्वारा अनुशंसित सार्वभौमिक हस्तांतरण दस्तावेज़ का प्रपत्र (पत्र संख्या ММВ-20-3/96@दिनांक 10/21/2013)। यह दस्तावेज़ भौतिक संपत्तियों के हस्तांतरण के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के विवरण के साथ-साथ चालान के विवरण को जोड़ता है, और इसलिए इसका उपयोग लेखांकन उद्देश्यों और कर लेखांकन उद्देश्यों (वैट की गणना के उद्देश्य से) दोनों के लिए किया जा सकता है। सार्वभौमिक हस्तांतरण दस्तावेज़ के अलावा, रूस की संघीय कर सेवा ने एक सार्वभौमिक समायोजन दस्तावेज़ का एक अनुशंसित रूप भी विकसित किया है, जो शिपमेंट के बाद डिलीवरी की लागत में बदलाव की स्थिति में तैयार किया गया है (पत्र संख्या ММВ-20) -15/86@दिनांक 10/17/2014)। तथ्य यह है कि संगठन ने यूपीडी और यूसीडी फॉर्म का उपयोग करने का निर्णय लिया है, उसे लेखांकन नीति में या प्रबंधक के एक अलग आदेश में शामिल किया जाना चाहिए।

एकीकृत रूप

कानून संख्या 402-एफजेड में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का उपयोग करने की अनिवार्य आवश्यकता नहीं है, लेकिन साथ ही उनके उपयोग पर प्रतिबंध भी नहीं है। इसलिए, एक आर्थिक इकाई को उन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों का उपयोग करने का अधिकार है जिनके लिए वे स्थापित किए गए हैं। एकीकृत प्रपत्रों के उपयोग के कई फायदे हैं:

• एकीकृत प्रपत्र अधिकांश प्रतिपक्षकारों से परिचित हैं, इसलिए उनके उपयोग से लेनदेन संसाधित करते समय प्रश्नों और गलतफहमी से बचा जा सकेगा;
• लेखांकन सॉफ्टवेयर आमतौर पर मानकीकृत रूपों के उपयोग पर ध्यान केंद्रित करता है। स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के कार्यान्वयन के लिए कार्यक्रम स्थापित करने के लिए अतिरिक्त लागत की आवश्यकता होगी।

इसके अलावा, सभी एकीकृत प्रपत्रों को स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों से बदलना जोखिम भरा है, क्योंकि संघीय कानूनों के अनुसार और उनके आधार पर अधिकृत निकायों द्वारा स्थापित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्र अभी भी उपयोग के लिए अनिवार्य हैं (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय की जानकारी नहीं) . PZ-10/2012 से संघीय कानून संख्या 402-FZ)। ऐसे दस्तावेज़ों में, उदाहरण के लिए, पंजीकरण दस्तावेज़ शामिल हैं। 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू के बैंक ऑफ रूस के निर्देश "कानूनी संस्थाओं द्वारा नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया और व्यक्तिगत उद्यमियों और छोटे व्यवसायों द्वारा नकद लेनदेन करने के लिए सरलीकृत प्रक्रिया पर" निम्नलिखित एकीकृत के उपयोग के लिए प्रदान करता है प्रपत्र:

• इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर (फॉर्म नंबर KO-1 और KO-2);
• कैश बुक (फॉर्म नंबर KO-4);
• खजांची द्वारा स्वीकृत और जारी किए गए धन के लेखांकन की पुस्तक (फॉर्म संख्या KO-5);
• निपटान और भुगतान विवरण (फॉर्म संख्या टी-49 और टी-53)।

इस प्रकार, नकद लेनदेन को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त, 1998 नंबर 88, दिनांक 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के संकल्प द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों के अनुसार तैयार किए गए दस्तावेजों के साथ औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

कार्मिक दस्तावेज़ों के साथ-साथ श्रम लेखांकन और भुगतान पर दस्तावेज़ विकसित करते समय विशेष सावधानी बरतनी चाहिए और यदि संभव हो तो ऐसे दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों का उपयोग करें। यह इस तथ्य के कारण है कि कार्मिक दस्तावेजों और श्रम लेखांकन दस्तावेजों को श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, जो हमेशा कानून संख्या 402-एफजेड की आवश्यकताओं से मेल नहीं खाते हैं: विवरण की संरचना से शुरू (उदाहरण के लिए, एक समय) शीट, कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड, आदि) और दस्तावेज़ के रूप के साथ समाप्त होता है (रूसी संघ का श्रम संहिता इलेक्ट्रॉनिक रूप में कार्मिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए प्रदान नहीं करता है)।

इसलिए, इस लेख में हमने लेखांकन और कर लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के महत्व को याद किया, और यह भी सुनिश्चित किया कि प्राथमिक दस्तावेजों के मामले में, "फॉर्म मायने रखता है।" संक्षेप में, आइए एक बार फिर संक्षेप में सूत्रीकरण करें मुख्य निष्कर्ष:

• आर्थिक जीवन के प्रत्येक तथ्य को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ में प्रलेखित किया जाना चाहिए।

• प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ के रूप में कानून संख्या 402-एफजेड द्वारा स्थापित अनिवार्य विवरण और कुछ मामलों में - अन्य नियमों द्वारा स्थापित विवरण शामिल होने चाहिए।

• उपयोग किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को प्रबंधक द्वारा लेखांकन नीति में या एक अलग क्रम में अनुमोदित किया जाना चाहिए - यह स्वतंत्र रूप से विकसित और एकीकृत दोनों रूपों पर लागू होता है।

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मानक आधार

1. रूसी संघ का टैक्स कोड
2. रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता
3. 6 दिसंबर 2011 का संघीय कानून संख्या 402-एफजेड "लेखांकन पर"
4. संघीय कानून संख्या 82-एफजेड दिनांक 04/06/2015 "व्यावसायिक कंपनियों की अनिवार्य मुहर के उन्मूलन के संबंध में रूसी संघ के कुछ विधायी कृत्यों में संशोधन पर"
5. 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू के बैंक ऑफ रूस के निर्देश "कानूनी संस्थाओं द्वारा नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया और व्यक्तिगत उद्यमियों और छोटे व्यवसायों द्वारा नकद लेनदेन करने के लिए सरलीकृत प्रक्रिया पर"
6. रूसी संघ के परिवहन मंत्रालय का आदेश दिनांक 18 सितंबर, 2008 संख्या 152 "अनिवार्य विवरण के अनुमोदन और वेबिल भरने की प्रक्रिया पर"
7. रूस के वित्त मंत्रालय की सूचना संख्या पीजेड-10/2012 "6 दिसंबर 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड के 1 जनवरी 2013 को लागू होने पर" लेखांकन पर"
8. रूसी संघ की संघीय कर सेवा से पत्र

• दिनांक 21 अक्टूबर 2013 क्रमांक ММВ-20-3/96@
• दिनांक 17/10/2014 क्रमांक ММВ-20-15/86@

अनुभाग में जानें कि इन दस्तावेज़ों के आधिकारिक पाठ को कैसे पढ़ा जाए

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के पंजीकरण का मुद्दा व्यावसायिक संस्थाओं के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। आखिरकार, कानून के अनुसार तैयार किए गए दस्तावेज़, विशेष रूप से, आयकर की गणना के प्रयोजनों के लिए करदाता द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करते हैं, और वैट कटौती लागू करने की वैधता भी साबित करते हैं। इसलिए, उन दस्तावेज़ों का उपयोग जिनके प्रपत्र स्थापित आवश्यकताओं का अनुपालन नहीं करते हैं, व्यावसायिक संस्थाओं के लिए प्रतिकूल परिणाम पैदा कर सकते हैं।

1. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ तैयार करना

कला के भाग 1 के अनुसार. कानून एन 402-एफजेड के 9 में, आर्थिक जीवन के प्रत्येक तथ्य को प्राथमिक लेखा दस्तावेज के रूप में दर्ज किया गया है। आइए ध्यान दें कि 1 जनवरी 2013 तक, कला के अनुच्छेद 1 के अनुसार। 21 नवंबर 1996 के संघीय कानून के 9 एन 129-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" (बाद में इसे कानून एन 129-एफजेड के रूप में संदर्भित किया गया है), निर्दिष्ट दस्तावेज़ प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के लिए तैयार किया गया था। हालाँकि, "व्यावसायिक लेनदेन" और "आर्थिक जीवन के तथ्य" की अवधारणाएँ समान नहीं हैं।

आर्थिक जीवन का एक तथ्य एक लेन-देन, घटना, संचालन है जो किसी आर्थिक इकाई की वित्तीय स्थिति, उसकी गतिविधियों के वित्तीय परिणाम और (या) नकदी प्रवाह (कानून संख्या 402 के अनुच्छेद 3 के खंड 8) को प्रभावित करने में सक्षम है या सक्षम है। -एफजेड)। कानून संख्या 129-एफजेड ने "व्यावसायिक संचालन" की अवधारणा को परिभाषित नहीं किया, बल्कि कला के अनुच्छेद 2 से परिभाषित किया। इस कानून के 1 में यह पालन किया गया कि संगठनों द्वारा उनकी गतिविधियों के दौरान किए गए सभी कार्यों को इस तरह मान्यता दी गई थी।

इस प्रकार, कानून संख्या 402-एफजेड में निहित "आर्थिक जीवन के तथ्य" की अवधारणा "व्यावसायिक लेनदेन" की अवधारणा से व्यापक है, जिसका उपयोग कानून संख्या 129-एफजेड में किया गया था। और यहां मुख्य प्रश्न जो विशेषज्ञों को चिंतित करता है वह उठता है: आर्थिक जीवन के किन तथ्यों को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में दर्ज किया जा सकता है, जो संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों के अनुसार संकलित किए जाते हैं, और एकीकृत रूपों का उपयोग कब अनिवार्य रहता है? आखिरकार, रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प, जिसने प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों को मंजूरी दी, रद्द नहीं किया गया है।

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के स्वयं के रूप

कला के भाग 4 के अनुसार। कानून एन 402-एफजेड के 9, किसी संगठन (सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों को छोड़कर) द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। साथ ही, इस कानून में एकीकृत प्रपत्रों के अनिवार्य उपयोग की आवश्यकता नहीं है। आइए याद रखें कि 1 जनवरी, 2013 से पहले, प्राथमिक दस्तावेजों के स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों का उपयोग केवल तभी संभव था, जब प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के एल्बम में आवश्यक फॉर्म उपलब्ध नहीं था (कानून संख्या 129 के अनुच्छेद 9 के खंड 2) -एफजेड)। हालाँकि, हम ध्यान दें कि एकीकृत प्रपत्रों के अनुसार प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करते समय भी, करदाता अदालत में खर्चों को पहचानने की वैधता का बचाव करने में कामयाब रहे (अधिक जानकारी के लिए, आयकर पर विवादित स्थितियों का विश्वकोश देखें)।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के अपने स्वयं के प्रपत्र विकसित करते समय, आप कुछ विवरणों को जोड़कर या हटाकर एकीकृत प्रपत्रों को आधार के रूप में ले सकते हैं। इसके अलावा, GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।

विकसित करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ में कला के भाग 2 में सूचीबद्ध विवरण आवश्यक रूप से शामिल होने चाहिए। कानून संख्या 402-एफजेड के 9:

दस्तावेज़ तैयार करने का नाम और तारीख;

दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;

आर्थिक जीवन के एक तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;

हस्ताक्षर, उपनाम (प्रारंभिक अक्षरों के साथ), साथ ही उन व्यक्तियों के पद जिन्होंने लेन-देन किया, संचालन किया और इसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार हैं, या घटना के निष्पादन की सटीकता के लिए जिम्मेदार व्यक्ति हैं।

यह ध्यान में रखना चाहिए कि व्यक्तिगत प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के विवरण की सूची को अन्य नियमों द्वारा विस्तारित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, वेस्बिल के विवरण की आवश्यकताएं रूस के परिवहन मंत्रालय के दिनांक 18 सितंबर, 2008 एन 152 के आदेश में निहित हैं, जिसे कला के भाग 1 के अनुसरण में अपनाया गया है। 8 नवंबर 2007 के संघीय कानून के 6 एन 259-एफजेड "सड़क परिवहन और शहरी ग्राउंड इलेक्ट्रिक परिवहन का चार्टर"।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, संगठन के प्रमुख को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों (भाग 4, कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9) के प्रयुक्त रूपों को मंजूरी देने की आवश्यकता है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संकलित किया जा सकता है (भाग 5, कानून संख्या 402-एफजेड का अनुच्छेद 9)। और जैसा कि आप जानते हैं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए यह आवश्यक है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में भाग लेने वालों के पास संगत दस्तावेज़ प्रारूप हों। तदनुसार, अपने स्वयं के दस्तावेज़ों और उनके प्रारूपों को विकसित करते समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करने में कठिनाइयाँ पैदा होंगी। आइए ध्यान दें कि एकीकृत रूपों के आधार पर, व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के लिए अनुशंसित प्रारूप पहले ही 21 मार्च, 2012 के रूस की संघीय कर सेवा के आदेश एन ММВ-7-6/172@: माल के चालान द्वारा विकसित और अनुमोदित किए जा चुके हैं। (टीओआरजी-12) और कार्यों (सेवाओं) के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र। इन दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से कर प्राधिकरण (आयकर की गणना के उद्देश्य से और निरीक्षणालय के अनुरोध पर अन्य उद्देश्यों के लिए खर्चों की पुष्टि करने के लिए) और समकक्षों को प्रस्तुत किया जा सकता है।

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूप

1 जनवरी 2013 से, कानून एन 402-एफजेड में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज तैयार करते समय एकीकृत रूपों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है, लेकिन उनका उपयोग कई व्यावसायिक संस्थाओं के लिए आम है। इसके अलावा, एकीकृत प्रपत्रों के अलावा अन्य दस्तावेज़ प्रपत्रों के स्वतंत्र विकास के लिए नए प्रपत्रों के लिए सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के लिए समय, विशेष ज्ञान और अतिरिक्त लागत की आवश्यकता होती है, और ऐसे प्रपत्रों के उपयोग से संगठन के भीतर और समकक्षों दोनों के साथ काम करने में कठिनाइयाँ हो सकती हैं।

कानून संख्या 402-एफजेड में एकीकृत प्रपत्रों के उपयोग पर प्रतिबंध नहीं है, इसलिए उन्हें लेखांकन नीति में ऐसे निर्णय को मंजूरी देकर या प्रबंधक के एक अलग आदेश द्वारा अभी भी लागू किया जा सकता है।

इसके अलावा, सभी एकीकृत रूपों का उपयोग करने से इंकार करना काफी जोखिम भरा है।

सूचना संख्या पीजेड-10/2012 में, रूस के वित्त मंत्रालय ने नोट किया कि अन्य संघीय कानूनों के अनुसार और उनके आधार पर अधिकृत निकायों द्वारा स्थापित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप उपयोग के लिए अनिवार्य हैं (उदाहरण के लिए, नकद दस्तावेजों के रूप) .

दरअसल, रूसी संघ के क्षेत्र में बैंक ऑफ रूस के बैंक नोटों और सिक्कों के साथ नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया पर विनियम (12 अक्टूबर, 2011 एन 373-पी पर बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित) के उपयोग के लिए प्रदान करते हैं। निम्नलिखित एकीकृत प्रपत्र:

रसीद और व्यय नकद आदेश (फॉर्म एन केओ-1 और केओ-2);

- (फॉर्म एन केओ-4);

खजांची द्वारा स्वीकृत और जारी किए गए धन के लेखांकन की पुस्तक (फॉर्म एन केओ-5);

निपटान और भुगतान विवरण (फॉर्म एन टी-49 और टी-53)।

ये फॉर्म रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त 1998 एन 88, दिनांक 5 जनवरी 2004 एन 1 के संकल्पों द्वारा अनुमोदित हैं।

ध्यान दें कि ये सभी एकीकृत फॉर्म नहीं हैं, जो आपके स्वयं के फॉर्म विकसित करने की स्वतंत्रता के बावजूद, 2013 में उपयोग के लिए अभी भी अनिवार्य हैं।

इसके अलावा, श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग करते समय दस्तावेजों के मानकीकृत रूपों का उपयोग करने में विफलता से संगठनों के लिए अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं। इस विशेष अंक का अगला भाग इन प्रपत्रों के उपयोग के मुद्दे पर समर्पित है।

प्राथमिक दस्तावेजों के अन्य अनिवार्य रूप भी हैं। हालाँकि, आवश्यकता कला के भाग 4 में निहित है। कानून एन 402-एफजेड के 9, सामान्य: फॉर्म को आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। इसलिए, नियामक अधिकारियों के साथ असहमति से बचने के लिए, प्रबंधक के आदेश से एकीकृत रूपों के उपयोग को मंजूरी देना या लेखांकन नीति में इसके लिए प्रावधान करना बेहतर है।

4. प्राथमिक के एकीकृत रूपों के उपयोग की विशेषताएंश्रम लेखांकन और भुगतान के लिए लेखांकन दस्तावेज़

श्रम संबंधों के क्षेत्र में होने वाली घटनाओं (कर्मचारी को काम पर रखना, उसे छुट्टी देना, आदि) का दस्तावेजीकरण करने के लिए एकीकृत रूपों का उपयोग करने का मुद्दा विशेष ध्यान देने योग्य है।

रोस्ट्रुड के अनुसार, कानून एन 402-एफजेड के लागू होने के बाद, यानी 1 जनवरी, 2013 से, गैर-सरकारी संगठनों को स्वतंत्र रूप से उनके द्वारा विकसित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों का उपयोग करने का अधिकार है (पत्र दिनांक 14 फरवरी, 2013) एन पीजी/1487-6-1) .

उदाहरण के तौर पर, रोस्ट्रुड कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म एन टी -2) का उल्लेख करता है और नोट करता है कि प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ में कला के भाग 2 द्वारा स्थापित सभी अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए। कानून संख्या 402-एफजेड के 9। कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड का फॉर्म (फॉर्म एन टी -2), साथ ही श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अन्य एकीकृत रूपों को 5 जनवरी, 2004 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया था। एन 1 (इसके बाद संकल्प एन 1 के रूप में संदर्भित)।

साथ ही, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि सैन्य पंजीकरण बनाए रखने के लिए इस एकीकृत फॉर्म के उपयोग की आवश्यकताएं सैन्य पंजीकरण पर विनियमों के खंड 27 द्वारा स्थापित की गई हैं (नवंबर के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित) 27, 2006 एन 719 28 मार्च 1998 के संघीय कानून के अनुच्छेद 8 के खंड 6 के अनुसार एन 53-एफजेड "सैन्य ड्यूटी और सैन्य सेवा पर")।

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजते समय प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने के मुद्दे पर विचार करते हुए, रूस के श्रम मंत्रालय ने 14 फरवरी, 2013 के पत्र संख्या 14-2-291 में कहा कि संबंधित दस्तावेज़ (विशेष रूप से, एक यात्रा प्रमाणपत्र) अवश्य होने चाहिए। संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित प्रपत्रों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

रूस के वित्त मंत्रालय ने सूचना संख्या पीजेड-10/2012 में संकेत दिया कि 1 जनवरी 2013 से, अन्य संघीय कानूनों के अनुसार और ऐसे कानूनों के आधार पर अधिकृत निकायों द्वारा स्थापित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप अनिवार्य रहेंगे।

इसके अलावा, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कला में निहित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की आवश्यकताएं। कानून एन 402-एफजेड के 9 को केवल श्रम संबंधों के क्षेत्र में घटनाओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों पर आंशिक रूप से लागू किया जा सकता है। तो, कला के भाग 5 में। कानून एन 402-एफजेड का 9 इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राथमिक लेखा दस्तावेज तैयार करने की संभावना प्रदान करता है। साथ ही, रूसी संघ का श्रम संहिता और श्रम कानून मानदंडों वाले अन्य नियामक कानूनी कार्य ऐसी संभावना की अनुमति नहीं देते हैं। उदाहरण के लिए, पैरा में. 13 अक्टूबर 2008 एन 749 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों को भेजने की विशिष्टताओं पर विनियमों के 3 खंड 26, यह सीधे तौर पर स्थापित किया गया है कि व्यावसायिक यात्रा पर किए गए कार्य पर कर्मचारी की रिपोर्ट नियोक्ता को लिखित रूप में प्रस्तुत किया जाता है। किसी आधिकारिक असाइनमेंट के एकीकृत रूप, उसके पूरा होने पर एक रिपोर्ट और एक यात्रा प्रमाणपत्र भी संकल्प संख्या 1 में शामिल हैं।

उपरोक्त को ध्यान में रखते हुए, हम इस निष्कर्ष पर पहुंच सकते हैं कि श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों का उपयोग करके दस्तावेजों का निष्पादन निरीक्षण अधिकारियों के दावों का कारण बन सकता है, क्योंकि नए फॉर्म को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है (पूरी तरह से ध्यान में नहीं रखा जा सकता है) किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के लिए श्रम कानून की आवश्यकताएँ।

उदाहरण के लिए, इसमें ऐसे कॉलम होने चाहिए जिनमें किए गए कार्य, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के बारे में जानकारी दर्ज करना आवश्यक हो (कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियमों के खंड 12, 16 अप्रैल, 2003 एन 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित)। वहीं, यह जानकारी कला के भाग 2 में दी गई सूची में शामिल नहीं है। कानून संख्या 402-एफजेड के 9।

इस प्रकार, श्रम लेखांकन और भुगतान पर दस्तावेजों की तैयारी के संबंध में, वर्तमान में संगठनों के लिए संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों का उपयोग करना अधिक समीचीन है। और, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, इन एकीकृत रूपों का उपयोग इसके अनुसार किया जाता है। कला का भाग 4. कानून एन 402-एफजेड के 9 को या तो संगठन के प्रमुख के एक अलग आदेश द्वारा या लेखांकन नीति के परिशिष्ट द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

विभिन्न प्रकार के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का पंजीकरण किसी भी उद्यम के दैनिक व्यावसायिक अभ्यास का एक अभिन्न अंग है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का उपयोग कार्मिक और वित्तीय गतिविधियों में किया जाता है। यह लेख इन दस्तावेज़ों की तैयारी और भंडारण पर चर्चा करेगा।

लेख से आप सीखेंगे:

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के अनिवार्य रूप

प्राथमिक दस्तावेजों में लेखांकन जानकारी होती है जिसके आधार पर प्रबंधन कार्यों या व्यावसायिक लेनदेन के कार्यान्वयन की पुष्टि की जाती है। किसी कंपनी की आर्थिक और संगठनात्मक गतिविधियों में ऐसे कागजात का बहुत व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

सबसे सामान्य रूप में, किसी भी संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को तीन बड़े समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• प्रबंधन दस्तावेज़.इस समूह के व्यावसायिक पत्रों के माध्यम से प्रशासनिक प्रबंधन निर्णय प्राप्त एवं प्रसारित किये जाते हैं। इनमें वे कागजात भी शामिल हैं जिनमें विभिन्न रिपोर्टों को संकलित करने के लिए उपयोग की गई जानकारी शामिल है। बदले में, प्रबंधन निर्णय इन रिपोर्टों के आधार पर किए जाते हैं;
• कार्मिक दस्तावेज़.इन कागजात में उद्यम के कर्मियों के बारे में जानकारी, कर्मियों के रिकॉर्ड पर डेटा, साथ ही कर्मियों के साथ काम के संगठन के बारे में जानकारी शामिल है। इसमें कर्मियों के रोटेशन, पदों में बदलाव पर डेटा और कर्मचारियों की बर्खास्तगी की जानकारी भी शामिल है। इस समूह में पुरस्कार और दंड की जानकारी भी शामिल है। अंत में, अवकाश कार्यक्रम, स्टाफिंग कार्यक्रम और सभी प्राथमिक कार्मिक रिकॉर्ड एक अन्य प्रकार के कार्मिक दस्तावेज़ हैं।
• लेखांकन और वित्तीय दस्तावेज़.इन कागजात में उद्यम की आर्थिक और उत्पादन गतिविधियों के बारे में जानकारी होती है। इस समूह में योजना, लेखांकन, विश्लेषणात्मक और वित्तीय रिपोर्टिंग, विभिन्न अनुबंध, विनियम और सभी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ शामिल हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के मानक रूप

2017 में, कार्मिक और लेखा रिकॉर्ड दोनों में प्राथमिक दस्तावेजों के विभिन्न रूप मौजूद हैं। इसमें संगठन की विभिन्न प्रकार की संगठनात्मक और आर्थिक गतिविधियों के बारे में प्रारंभिक जानकारी वाले सहायक दस्तावेज़ भी शामिल हैं। इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों का कानूनी महत्व है, ये कागजात किसी संगठनात्मक कार्रवाई के तथ्य या कुछ व्यावसायिक लेनदेन करने के तथ्य की पुष्टि बन जाते हैं और इस तथ्य के तुरंत बाद उन्हें भर दिया जाता है। घटित हुआ।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों की सूची

कार्मिक और लेखा रिकॉर्ड प्राथमिक दस्तावेजों के मानक रूपों के आधार पर बनाए रखा जाता है। इस प्रकार, इन व्यावसायिक पत्रों को क्रमशः प्राथमिक कार्मिक और लेखांकन दस्तावेजों में विभाजित किया गया है।

उदाहरण के लिए, प्राथमिक कार्मिक रिकॉर्ड में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड, छुट्टी के प्रावधान के लिए एक आदेश या किसी कर्मचारी के स्थानांतरण के लिए एक आदेश, एक स्टाफिंग टेबल, एक छुट्टी कार्यक्रम, बर्खास्तगी के लिए एक आदेश, एक व्यापार यात्रा पर भेजने के लिए एक आदेश शामिल होता है। , एक यात्रा प्रमाणपत्र, यदि इसका उपयोग 2017 में संगठन द्वारा जारी रखा जाता है, तो कर्मचारियों को पुरस्कृत और दंडित करने का आदेश दिया जाता है।

लेखांकन प्राथमिक दस्तावेज़ों के प्रकार बहुत अधिक विविध हैं। उदाहरण के लिए, इनमें काम के घंटों के रिकॉर्ड, वेतन के संबंध में कर्मचारियों के साथ समझौते, नकदी और व्यापार लेनदेन के साक्ष्य, लेनदेन के दौरान व्यक्तियों के साथ निपटान के परिणामस्वरूप प्राप्त नकद प्राप्तियां, निपटान और भुगतान दस्तावेज, अचल संपत्तियों और अमूर्त वस्तुओं के रिकॉर्ड शामिल हैं। बहुत अधिक।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्राथमिक दस्तावेजों को उनकी उत्पत्ति के अनुसार बाहरी और में विभाजित किया जा सकता है आंतरिक. बाहरी, यानी बाहरी स्रोतों से आने वाली आय, विभिन्न भुगतान आदेश, भुगतान अनुरोध, मांग-आदेश और चालान का प्रतिनिधित्व करती है। आंतरिक, यानी कंपनी के भीतर निर्मित, चार प्रकार के होते हैं: प्रशासनिक, लेखा, कार्यकारी और संयुक्त।

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2017 में, मुख्य दस्तावेज़ जिसके आधार पर संगठनों के अभिलेखागार का निर्माण और ऊपर चर्चा किए गए सभी प्रकार के प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण किया जाता है, 22 अक्टूबर 2004 का संघीय कानून संख्या 125 संघीय कानून बना हुआ है। इस विधायी अधिनियम के अनुसार, व्यावसायिक दस्तावेजों की भंडारण अवधि न केवल संघीय, बल्कि अन्य नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के प्रपत्रों का अनुप्रयोग

कई साल पहले नए संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" की शुरुआत के साथ, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप वैकल्पिक हो गए। इस संबंध में, कार्मिक सेवा, लेखा विभाग और पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों के कर्मचारियों को एक तार्किक प्रश्न का सामना करना पड़ा - क्या उन्हें अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने या राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित पुराने का उपयोग जारी रखने की आवश्यकता है?

पुराने प्रपत्रों का उपयोग करना

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण प्रपत्रों के अपने स्वयं के संस्करण विकसित करने के लिए, इन विभागों के कर्मचारियों को विशेष ज्ञान और अनुभव की आवश्यकता होती है। अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने का निर्णय लेते समय, आपको इस चरण की व्यवहार्यता का स्पष्ट रूप से आकलन करने की आवश्यकता है।

मौजूदा एकीकृत फॉर्म प्रासंगिक बने रहेंगे और अपने लेखांकन कार्य को पूरा करेंगे। इसके अलावा, यदि वे संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए पर्याप्त हैं, तो नए रूपों पर स्विच करने का कोई मतलब नहीं है।

यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि नियामक प्राधिकरणों के कर्मचारी पुराने रूपों के प्रति अधिक उदार हैं और नए रूपों के प्रति पूर्वाग्रह से ग्रस्त हैं। यदि कोई श्रम विवाद उत्पन्न होता है, तो उसे जीतना आसान होगा यदि आप प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के पुराने रूपों का उपयोग करते हैं।

पिछले प्रपत्रों के पक्ष में एक और तर्क यह है कि यदि आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके दस्तावेज़ीकरण का रिकॉर्ड रखते हैं, तो एकीकृत प्रपत्रों का उपयोग जारी रखने के लिए मौजूदा सिस्टम में बदलाव की आवश्यकता नहीं होगी।

कुछ कंपनियों के लिए, मुख्य रूप से संयुक्त उद्यम या रूस में विदेशी कंपनियों की शाखाओं के लिए, नए रूपों में परिवर्तन बहुत प्रासंगिक हो सकता है। तथ्य यह है कि उन्हें एक साथ अपने देश के कानूनों और रूसी कानून के अनुसार रिकॉर्ड रखना होगा। दोनों देशों के कानूनों द्वारा आवश्यक सभी विवरणों को ध्यान में रखते हुए अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने से उन्हें दस्तावेजों की दोहरी तैयारी से बचने में मदद मिलेगी।

कृपया इसे ध्यान में रखें, भले ही आप रखने का निर्णय लें कार्यालय का कामपुराने प्रपत्रों का उपयोग करते हुए, आपको उनमें कुछ समायोजन करना होगा। उदाहरण के लिए, ओकेयूडी और ओकेपीओ कोड हटाएं, राज्य सांख्यिकी समिति के प्रस्ताव का लिंक हटाएं, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर (अंतिम नाम और प्रारंभिक), आदि को समझने के लिए स्थान आवंटित करें।

नये प्रपत्रों का आवेदन

नए फॉर्म विकसित करने में पहला कदम यह निर्धारित करना होना चाहिए कि यह कार्य कौन करेगा। कानून के अनुसार, ऐसे फॉर्म विकसित करने की जिम्मेदारी लेखांकन में शामिल व्यक्ति की होती है। समस्या यह है कि प्राथमिक दस्तावेजों में न केवल लेखांकन कागजात, बल्कि कार्मिक दस्तावेज भी शामिल हैं। एक लेखा कर्मचारी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की सभी जटिलताओं को नहीं जानता होगा। इसलिए, नए फॉर्म के विकास में मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी को शामिल करना आवश्यक है।

किसी उद्यम के लिए एकीकृत फॉर्म बनाने के लिए हमारी सिफारिश यह है कि फॉर्म के टेम्पलेट भाग को पाठ की दोहरी व्याख्या की संभावना से बचने के लिए बहुत संक्षेप में तैयार किया जाना चाहिए। टेम्प्लेट, स्टेंसिल, मानक वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है: "(दस्तावेज़ शीर्षक) के निष्पादन पर नियंत्रण (स्थिति और उपनाम), "के संबंध में ...", "ध्यान में रखते हुए ..." को सौंपा गया है। , "पर आधारित..."।

उन फॉर्मों को छोड़ने में जल्दबाजी न करें जो अक्सर उपयोग किए जाते हैं - टाइम शीट, अवकाश कार्यक्रम, स्टाफिंग टेबल - आप उनके आधार पर नए फॉर्म बना सकते हैं। यदि पुराने फॉर्म बहुत अधिक डेटा-भारी लगते हैं, तो आप उन्हें सरल बना सकते हैं और कुछ पंक्तियाँ, कॉलम या अनावश्यक जानकारी हटा सकते हैं।

चलिए एक उदाहरण देते हैं. एक मानक प्रपत्र संख्या टी-3 है" स्टाफिंग टेबल" इसमें कॉलम 6, 7 और 8 शामिल हैं, जिसका उद्देश्य कर्मचारी के लिए स्थापित भत्तों को रिकॉर्ड करना है। यदि इन स्तंभों की अब आवश्यकता नहीं है, तो इन्हें हटाया जा सकता है।