अग्रिम रिपोर्ट ठीक से कैसे तैयार करें? नमूना और नियम. अग्रिम रिपोर्ट: किन बातों का ध्यान रखा जा सकता है अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें

कर्मचारियों को नकद भुगतान करते समय लेखाकारों को अक्सर अग्रिम रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। यह दस्तावेज़ खर्च की गई राशि या कर्मचारी को पहले जारी किए गए मौद्रिक दस्तावेजों की पुष्टि करने के लिए आवश्यक है।

चलिए एक सरल उदाहरण देते हैं. कर्मचारी को टिकट खरीदने के लिए एक निश्चित राशि दी गई थी। अपनी वापसी पर, वह यह पुष्टि करने के लिए अकाउंटेंट को यह टिकट प्रदान करता है कि उसने वास्तव में कितना पैसा खर्च किया है। फिर अकाउंटेंट इसके आधार पर अग्रिम रिपोर्ट बनाता है।

और भी कई उदाहरण दिए जा सकते हैं. इसमें सामग्री, सामान (स्टेशनरी, घरेलू उपकरण, आदि), शुल्क, दैनिक भत्ते, डाक शुल्क और बहुत कुछ की खरीद शामिल है।

इस लेख में हम 1सी 8.3 में व्यय रिपोर्ट बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश देखेंगे और इसे भरने का एक नमूना प्रदान करेंगे।

धनराशि जारी करना

सबसे पहले कर्मचारी को पैसा या मौद्रिक दस्तावेज दिया जाता है। यह ऑपरेशन क्रमशः नकद दस्तावेजों और मौद्रिक दस्तावेजों के माध्यम से 1सी 8.3 में पूरा किया जा सकता है। वे "बैंक और कैशियर" अनुभाग में स्थित हैं।

उपरोक्त तरीकों के अलावा, आप चालू खाते से डेबिटिंग का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन हमारे उदाहरण में इस विकल्प पर विचार नहीं किया जाएगा, क्योंकि इस प्रकार का लेनदेन अक्सर गैर-नकद भुगतान के बजाय नकद के साथ पाया जाता है।

नीचे एक जवाबदेह व्यक्ति को नकद जारी करने का एक उदाहरण दिया गया है। यह Dt 71.01 - Kt 50.1 खातों के लिए पोस्टिंग उत्पन्न करता है। लेखांकन खाता प्रतिस्थापित किया जाता है, लेकिन दस्तावेज़ भरते समय इसे बदला जा सकता है।

इस दस्तावेज़ का उपयोग उन मामलों में भी किया जाता है जहां जारी किए गए धन का अत्यधिक व्यय होता है। सीधे शब्दों में कहें तो कर्मचारी को 1,000 रूबल दिए गए, और उसने प्रबंधक की अनुमति से 1,500 रूबल खर्च किए। 500 रूबल का अंतर नकद में भुगतान किया जाना चाहिए।

1सी में अग्रिम रिपोर्ट तैयार करना

इस दस्तावेज़ का डिज़ाइन संस्करण 3.0 (8.3) और 2.0 (8.2) दोनों में लगभग समान है, इसलिए यह लेख सभी के लिए उपयुक्त है।

नई अग्रिम रिपोर्ट बनाने के लिए, आपको "बैंक और कैशियर" मेनू पर जाना होगा और "अग्रिम रिपोर्ट" का चयन करना होगा। खुलने वाले सूची प्रपत्र में, "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें।

सबसे पहले आपको उस कर्मचारी का चयन करना होगा जिसके लिए दस्तावेज़ और विभाग तैयार किया जा रहा है।

पहला टैब उन दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है जिनके द्वारा कर्मचारी को ये धनराशि प्राप्त हुई। मुद्रा और राशि स्वचालित रूप से दर्ज की जाएगी।

आइए शेष टैब की सामग्री पर संक्षेप में नज़र डालें:

• "सामान" टैब में इन्वेंट्री आइटम की एक सूची होती है जो जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदी गई थी। जब आप इन वस्तुओं के लिए लेखांकन खाते निर्दिष्ट करते हैं, तो रसीद लेनदेन उत्पन्न होंगे।
• तीसरे टैब में वापसी योग्य कंटेनरों का डेटा होता है जो कर्मचारी को आपूर्तिकर्ता से प्राप्त हुआ था।
• "भुगतान" टैब में पहले खरीदे गए सामान, पूर्व भुगतान के लिए आपूर्तिकर्ताओं द्वारा भुगतान की गई राशि का डेटा होता है।
• "अन्य" टैब पर, अन्य खर्च दर्शाए गए हैं। हमारे मामले में, हम इस टैब पर रिपोर्ट करेंगे।

मुद्रण से पहले, आपको दस्तावेज़ को प्रूफ़रीड करना होगा। इस दस्तावेज़ का मुद्रित रूप "प्रिंट" मेनू - "एडवांस रिपोर्ट (एओ-1)" में स्थित है।

जैसा कि हम मुद्रित प्रपत्र और दस्तावेज़ प्रपत्र के नीचे देख सकते हैं, इस कर्मचारी ने अत्यधिक खर्च किया है।

इसका मतलब यह है कि उन्होंने शुरू में दिए गए पैसे से अधिक पैसा खर्च किया। हमारे उदाहरण में, 100 रूबल का अंतर खाता 71.01 में परिलक्षित होगा। जैसा कि पहले कहा गया है, नकद संवितरण के लिए नकद दस्तावेज़ दस्तावेज़ का उपयोग करके राशि में अंतर कर्मचारी को वापस किया जाना चाहिए।

1सी में अग्रिम रिपोर्ट भरने के लिए वीडियो निर्देश भी देखें:

रिपोर्ट (या) उप-लेखा के तहत - कुछ उत्पादन समस्याओं को हल करने के लिए कर्मचारियों को जारी किए गए धन का सही नाम क्या है? अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें? क्या तीसरे पक्ष को खाते में धनराशि जारी करना संभव है? इन सभी सवालों के जवाब आपको इस आर्टिकल में मिलेंगे।

रिपोर्टिंग के लिए रकम किसे जारी की जा सकती है?

किसी भी उत्पादन समस्या को हल करने के लिए, एक नियोक्ता अपने कर्मचारी को पैसा दे सकता है। चूंकि कर्मचारी को नियोक्ता को अग्रिम रिपोर्ट जमा करके इन निधियों का हिसाब देना होता है, इसलिए यह माना जाता है कि वे खाते में जारी किए गए हैं।

2014 तक, यह स्वीकार किया गया था कि नकद केवल नियोक्ता के कैश डेस्क से प्राप्त किया जाना चाहिए और केवल उसके पूर्णकालिक कर्मचारी ही ऐसा कर सकते हैं।

2014 के बाद से स्थिति बदल गई है:

• नियोक्ता के पास किसी कर्मचारी के बैंक कार्ड (उसके व्यक्तिगत खाते) में स्थानांतरित करके गैर-नकद खाते में धनराशि जारी करने का अवसर होता है। इसकी पुष्टि वित्त मंत्रालय ने अपने पत्र दिनांक 25 अगस्त 2014 क्रमांक 03-11-11/42288 में की है।
• अब सिविल अनुबंध के तहत काम करने वाले फ्रीलांसर भी जवाबदेह व्यक्ति हो सकते हैं। उन्हें 11 मार्च 2014 के बैंक ऑफ रूस निर्देश संख्या 3210-यू के पैराग्राफ 5 में कर्मचारी के रूप में भी संदर्भित किया गया है।

नियोक्ता के लिए उन व्यक्तियों की सूची स्थापित करना भी उपयोगी होगा जो खाते में धनराशि प्राप्त कर सकते हैं। ऐसी सूची उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित की जाती है या लेखांकन नीति में प्रदान की जाती है।

जिन व्यक्तियों को खाते में पैसा प्राप्त हुआ है, उन्हें खर्च की गई धनराशि के लिए एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होगी, साथ ही खर्चों को साबित करने वाले प्राथमिक दस्तावेज भी उपलब्ध कराने होंगे। यह नियम अपरिवर्तित रहता है.

लेखाकार व्यय रिपोर्ट की जाँच कर रहा है

• उस अवधि की समाप्ति जिसके लिए उसे नकद दिया गया था। यह या तो खाते पर धन जारी करने के लिए व्यक्ति के आवेदन में इंगित किया गया है, जिसे प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया गया है, जो 19 अगस्त, 2017 तक धन प्राप्त करने का अधिकार देने वाला एकमात्र दस्तावेज था, या 19 अगस्त से प्रबंधक के निपटान में था। 2017 (बैंक ऑफ रूस निर्देश संख्या 4416-यू दिनांक 19 जून, 2017) जो एक स्वतंत्र दस्तावेज बन गया है जिसके आधार पर जवाबदेह रकम जारी की जा सकती है।
• जिम्मेदार व्यक्ति की व्यावसायिक यात्रा से वापसी, छुट्टी या बीमारी के बाद काम पर लौटना, यदि इस अवधि के दौरान रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा समाप्त हो गई हो।

खाते में धनराशि जारी करने की अनुमति के लिए आवेदन के पास उद्यम के प्रमुख का वीज़ा होना चाहिए।

किसी उद्यम को लेखा विभाग को अग्रिम रिपोर्ट जमा करने के लिए अपनी समय सीमा निर्धारित करने का अधिकार है। इसे आंतरिक स्थानीय कृत्यों में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, आपकी लेखांकन नीतियों या व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमों में।

अग्रिम रिपोर्ट जवाबदेह व्यक्ति द्वारा फॉर्म एओ-1 में तैयार की जाती है। आप उद्यम द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित फॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं। इसे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण के संबंध में 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-एफजेड के कानून "ऑन अकाउंटिंग" की आवश्यकताओं का खंडन नहीं करना चाहिए।

फॉर्म AO-1 की रिपोर्ट के पीछे की तरफ, कर्मचारी अपने द्वारा किए गए खर्चों को पंक्ति दर पंक्ति सूचीबद्ध करता है, जिसमें सहायक दस्तावेजों और राशियों का विवरण दर्शाया जाता है। प्रत्येक पंक्ति के लिए सहायक दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है और उन्हें किसी भी दस्तावेज़ द्वारा दर्शाया जा सकता है जिसमें उनके लिए भुगतान के तथ्य का संकेत होता है।

आप लिंक का उपयोग करके हमारी वेबसाइट पर अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं "एकीकृत फॉर्म नंबर एओ-1 - अग्रिम रिपोर्ट (डाउनलोड)" .

लेखाकार प्रस्तुत सहायक दस्तावेजों के अनुसार अग्रिम रिपोर्ट में दर्ज की गई रकम की शुद्धता की जांच करता है, और यदि आवश्यक हो, तो लेखांकन खातों में प्रवेश करके उन्हें तोड़ देता है। रिपोर्ट का अगला भाग भी लेखाकार द्वारा भरा जाता है। जवाबदेह व्यक्ति को अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की पुष्टि करने वाली एक आंसू रसीद दी जाती है।

अप्रयुक्त जवाबदेह राशि को कर्मचारी द्वारा कंपनी के कैश डेस्क पर वापस किया जाना चाहिए। हालाँकि, यदि कर्मचारी ने प्रस्तुत अग्रिम रिपोर्ट के अनुसार खर्च न की गई धनराशि की शेष राशि 08/19/2017 से वापस नहीं की है, तो यह उसे नियमित खर्चों के लिए धन जारी नहीं करने के आधार के रूप में काम नहीं करता है।

उचित अधिक खर्च के मामले में (कर्मचारी ने जितना जारी किया गया था उससे अधिक खर्च किया, और इस पर प्रबंधक द्वारा सहमति व्यक्त की गई थी), धनराशि की प्रतिपूर्ति जवाबदेह व्यक्ति को की जाती है। कुल मिलाकर, व्यय रिपोर्ट में 4 हस्ताक्षर होने चाहिए: रिपोर्टिंग व्यक्ति; लेखाकार जिसने रिपोर्ट की जाँच की; मुख्य लेखाकार और प्रबंधक जो इसे अनुमोदित करते हैं।

आप सामग्री में अग्रिम रिपोर्ट भरने का एक नमूना देख सकते हैं "2019 में अग्रिम रिपोर्ट भरने का नमूना" .

अग्रिम रिपोर्टों का लेखा-जोखा

आइए अग्रिम रिपोर्टों के लेखांकन के लिए कुछ लेखांकन प्रविष्टियों पर नजर डालें।

उदाहरण

एलएलसी "ज़गाडका" ने कैश रजिस्टर की एक रिपोर्ट के अनुसार, अपने स्टाफ कर्मचारी को 50,000 रूबल की राशि नकद दी। व्यावसायिक व्ययों के लिए (निर्माण सामग्री की खरीद)। कर्मचारी द्वारा उद्यम द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत की गई थी, खर्चों का दस्तावेजीकरण किया गया था। कर्मचारी ने 5,797 रूबल के वैट सहित 38,000 रूबल खर्च किए। शेष नकदी कंपनी के कैश डेस्क पर वापस कर दी गई।

लेखांकन में निम्नलिखित प्रविष्टियाँ की जाएंगी:

• डीटी 71 केटी 50 - किसी कर्मचारी को व्यय नकद आदेश पर रिपोर्ट करने के लिए कैश रजिस्टर से 50,000 रूबल की राशि जारी करना।
• डीटी 10 केटी 71 - 32,203 रूबल की राशि में चालान के अनुसार जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदी गई निर्माण सामग्री को पूंजीकृत किया गया था।
• डीटी 19 केटी 71 - खरीदी गई सामग्री पर 5,797 रूबल की राशि में वैट आवंटित किया गया।
• डीटी 50 केटी 71 - जवाबदेह व्यक्ति द्वारा अप्रयुक्त 12,000 रूबल की राशि नकद रसीद आदेश के अनुसार उद्यम के नकदी रजिस्टर में वापस कर दी गई थी।
• डीटी 68 केटी 19 - आरयूबी 5,797 की राशि में वैट। बजट से प्रतिपूर्ति के लिए स्वीकार किया जाता है (यदि आपूर्तिकर्ता से कोई चालान है और वैट राशि कैश रजिस्टर/बिक्री रसीद, रसीद आदेश में एक अलग लाइन के रूप में आवंटित की गई है)।
• डीटी 91 केटी 19 - आरयूबी 5,797 की राशि में वैट। उद्यम के अन्य खर्चों के रूप में बट्टे खाते में डाल दिया गया (यदि चालान की कमी के कारण इसे बजट से प्रतिपूर्ति के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता है)।

अग्रिम रिपोर्ट पर वैट दर्शाने के नियमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए लेख पढ़ें "लेखांकन में अग्रिम रिपोर्टों पर वैट प्रतिबिंबित करने की प्रक्रिया" .

परिणाम

एक अग्रिम रिपोर्ट कर्मचारी द्वारा प्राप्त धन, इन निधियों से खर्च की गई राशि और शेष अप्रयुक्त धन शेष (या अधिक खर्च) के बारे में जानकारी का सारांश है। खर्च की गई प्रत्येक राशि की पुष्टि उसके सहायक दस्तावेज़ द्वारा की जाती है, जिसके आधार पर लेखाकार उचित लेखांकन प्रविष्टि या प्रविष्टियाँ करता है यदि राशि को ब्रेकडाउन की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, वैट आवंटित करते समय या सामग्री और सेवाओं के लिए भुगतान की गई राशि को एक साथ विभाजित करते समय) .

ऐसे मामलों में जहां रिपोर्ट के विरुद्ध धनराशि देय खातों का भुगतान करने के लिए माल (कार्य, सेवाओं) के आपूर्तिकर्ता के नकदी रजिस्टर में जमा करने के लिए जारी की गई थी, भुगतान टैब अग्रिम रिपोर्ट में भरा जाता है।
आइए निम्नलिखित उदाहरण का उपयोग करके आपूर्तिकर्ता को भुगतान रिपोर्ट तैयार करते समय एक दस्तावेज़ भरने पर गौर करें।
उदाहरण 3-4
संगठन के एक कर्मचारी रोमानोवा एस.एस. 19 मई 2008 को, कैश रजिस्टर से 2,360 रूबल की राशि जारी की गई थी। अधिनियम संख्या 1 के भुगतान के रूप में वेरेस्क एलएलसी के कैश रजिस्टर में जमा करने के लिए।
अगले दिन, लेखा विभाग को एक अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत की गई, जिसमें वेरेस्क एलएलसी संगठन के कैश डेस्क पर धन की प्राप्ति के बारे में पीकेओ नंबर 56 दिनांक 19 मई, 2008 की रसीद संलग्न थी।
अग्रिम रिपोर्ट की सूची में (मेनू कैशियर -> अग्रिम रिपोर्ट)
नया दस्तावेज़ प्रपत्र खोलें, "शीर्षलेख", "पाद लेख" और अग्रिम टैब भरें (चित्र 3-20)।


भुगतान टैब पर जाएं, तालिका अनुभाग में एक नई पंक्ति जोड़ें, जिसमें हम इंगित करते हैं (चित्र 3-21):
प्रतिपक्ष कॉलम में - वेरेस्क एलएलसी (प्रतिपक्ष निर्देशिका से चयनित);
कॉलम में प्रतिपक्ष समझौता - अधिनियम संख्या 1 दिनांक 16 मई, 2008 (निर्देशिका प्रतिपक्ष समझौते से चयन द्वारा);
राशि कॉलम में - 2360 रूबल। (आपूर्तिकर्ता के कैश डेस्क पर जमा की गई धनराशि);
कॉलम में प्रविष्टि का प्रकार, दस्तावेज़, प्रवेश की तिथि, दस्तावेज़ और तीसरे पक्ष के संगठन की दस्तावेज़ संख्या - क्रमशः, केपीकेओ रसीद, 05/19/2008, 56।
सामग्री कॉलम में - 16 मई 2008 के अधिनियम संख्या 1 के लिए भुगतान;
निपटान खाता कॉलम में - लेखा खाता जिसमें चुकाया गया ऋण दर्ज किया जाता है (खाता 60.01 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ निपटान" डिफ़ॉल्ट रूप से दर्ज किया गया है);
अग्रिम खाता कॉलम में - एक लेखा खाता जिसमें आपूर्तिकर्ता को भुगतान की गई राशि को ध्यान में रखा जाना चाहिए यदि यह अग्रिम है (खाता 60.02 "जारी किए गए अग्रिम" डिफ़ॉल्ट रूप से दर्ज किया गया है)।

आप कई प्रकार के व्यय रिपोर्ट दस्तावेजों का उपयोग करके 1सी-ईआरपी सॉफ्टवेयर में जवाबदेह व्यक्तियों के साथ खर्चों को प्रतिबिंबित कर सकते हैं। यह सब उपयोग किए गए अग्रिम के उद्देश्य पर निर्भर करता है। हम आपको बताएंगे कि 1सी में प्रगति को कैसे दर्शाया जाए।

1सी कार्यक्रम में अग्रिम रिपोर्ट वाले अनुभाग तक कैसे पहुंचें

जब आप "उन्नत रिपोर्ट" टैब में "बनाएं" बटन पर क्लिक करते हैं, तो हमें चुनने के लिए तीन विकल्प मिलते हैं:

• आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट;
• अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति;
• अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से मौद्रिक दस्तावेजों की प्राप्ति।

आइए प्रत्येक दस्तावेज़ के उद्देश्य और निष्पादन पर अलग से नज़र डालें।

आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट

यात्रा व्यय रिकॉर्ड करने के लिए कंपनियां अक्सर इस दस्तावेज़ का उपयोग करती हैं। जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए कार्य और सेवाओं को प्रतिबिंबित करना भी संभव है। बैलेंस शीट खाते 20, 23, 25, 26, 28, 44 और अन्य के साथ पत्राचार में कार्य और सेवाओं की लागत को व्यय के रूप में लिखते समय दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।

इसके अलावा, इस प्रकार की अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग प्रशासनिक और आर्थिक जरूरतों के लिए इन्वेंट्री आइटम खरीदते समय किया जाता है, जिसमें वैट शामिल होता है (निम्नलिखित पैराग्राफ में इस पर अधिक जानकारी)।

दस्तावेज़ में चार टैब हैं. रिपोर्ट भरना पहले टैब - "बेसिक" से शुरू होता है। निम्नलिखित विवरण यहां दर्शाए गए हैं: संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम, प्रभाग। इसके अलावा टैब में आप दस्तावेज़ की मुद्रा का चयन कर सकते हैं और एक टिप्पणी लिख सकते हैं।

एडवांस रिपोर्ट कैसे चेक करें

सर्गेई रज़गुलिन उत्तर देते हैं,

रूसी संघ के वास्तविक राज्य पार्षद, तृतीय श्रेणी

“जब आप कोई अग्रिम रिपोर्ट प्राप्त करते हैं, तो उसमें एक रसीद (रिपोर्ट का एक अलग किया जाने वाला हिस्सा) भरें और कर्मचारी को दें। यह पुष्टि करने के लिए आवश्यक है कि रिपोर्ट सत्यापन के लिए स्वीकार कर ली गई है। और जाँच इस प्रकार है.

सबसे पहले, पैसे के लक्षित खर्च पर नियंत्रण रखें। ऐसा करने के लिए, उन उद्देश्यों को देखें जिनके लिए कर्मचारी को संगठन से धन प्राप्त हुआ। ये डेटा इसमें दर्शाया गया है..."

मान लीजिए कि यात्रा व्यय 8,900 रूबल था। इस राशि में दैनिक भत्ता - 2100 रूबल, रेलवे टिकट - 2400 रूबल, शामिल है। वैट 33.25 रूबल, और होटल आवास - 4400 रूबल। लेखाकार नीचे दिए गए चित्र के अनुसार व्यय रिपोर्ट भरेगा

हम वैट आवंटित करने की विधि पर ध्यान देते हैं: चूंकि वैट केवल आंशिक रूप से टिकट की कीमत (218 * 18/118 = 33.25 रूबल) में शामिल था, इसलिए हमने टिकट को दो पंक्तियों में विभाजित किया - वैट के बिना राशि और वैट के साथ राशि।

तीसरा टैब "आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान" है। आइए अभी इसे अनदेखा करें। इसका उपयोग तब किया जाता है जब कोई जवाबदेह व्यक्ति भौतिक संपत्ति अर्जित करता है।

"प्रिंटिंग के लिए" टैब में, मुद्रित फॉर्म एओ-1 में विज़ुअलाइज़ेशन के लिए आवश्यक विवरण भरें।

सभी टैब भरने के बाद, अग्रिम रिपोर्ट संसाधित की जाती है और एक मुद्रित प्रपत्र प्रदर्शित किया जाता है।

निचले बाएँ कोने में एक लिंक है "खरीदारी बहीखाता प्रविष्टि बनाएँ।" इसका उपयोग खरीद पुस्तक में प्रविष्टि बनाने और वैट काटने के लिए किया जाता है। जब क्लिक किया जाता है, तो एक विंडो क्रय पुस्तिका ("मूल्य" टैब) और हमारी अग्रिम रिपोर्ट ("भुगतान दस्तावेज़" टैब) के लिंक के निर्माण के लिए भरे हुए डेटा के साथ पॉप अप होती है।

"अतिरिक्त" टैब में, टिकट संख्या और तारीख, साथ ही लेनदेन प्रकार कोड और अग्रिम रिपोर्ट की तारीख इंगित करें।

अग्रिम रिपोर्ट - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति

इस दस्तावेज़ का उपयोग इन्वेंट्री आइटम की खरीद के लिए एकाउंटेंट के खर्चों को प्रतिबिंबित करने के लिए किया जाता है। लेकिन केवल तभी जब रसीद में वैट शामिल न हो।

1सी-ईआरपी में अग्रिम रिपोर्ट कैसी दिखती है - एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति

खर्चों और भुगतानों पर अग्रिम रिपोर्ट के अनुरूप, आपूर्तिकर्ता को संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम और मुद्रा भरनी होगी। लेकिन यहां उस गोदाम को इंगित करना भी आवश्यक है जिसमें जवाबदेह व्यक्ति से प्राप्त माल और सामग्री को पूंजीकृत करने की आवश्यकता है।

"उत्पाद" टैब में, जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए सभी सामान तदनुसार सूचीबद्ध होते हैं। यह उत्पाद की प्रति इकाई मात्रा और कीमत को दर्शाते हुए "जोड़ें" बटन के माध्यम से किया जाता है।

"अतिरिक्त" टैब में, हम माल और सामग्री की प्राप्ति और एओ-1 की छपाई को दर्शाने के लिए सभी आवश्यक विवरण दर्शाते हैं।

विचाराधीन व्यय रिपोर्ट की एक महत्वपूर्ण विशेषता व्यावसायिक लेनदेन का प्रकार है - "एक जवाबदेह इकाई के माध्यम से खरीदारी।" जब यह विशेषता बदली जाती है, तो दस्तावेज़ का अर्थ बदल जाता है।

आप "प्रिंट" बटन का उपयोग करके एओ-1 फॉर्म भी प्रिंट कर सकते हैं।

वैट के साथ प्रशासनिक और आर्थिक जरूरतों के लिए अग्रिम रिपोर्ट

इन्वेंट्री आइटम की प्राप्ति को दर्शाने के पिछले संस्करण में, वैट स्वीकार करना संभव नहीं है। इसलिए, जब कोई जवाबदेह व्यक्ति आवंटित वैट और जारी चालान और डिलीवरी नोट के साथ सामान खरीदता है, तो आप निम्नलिखित विधि का उपयोग कर सकते हैं। "वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति" दस्तावेज़ बनाते समय, हम व्यावसायिक लेनदेन का प्रकार स्थापित करते हैं - एक आपूर्तिकर्ता से खरीदारी।

इस मामले में, दस्तावेज़ को सामान्य रसीद के सिद्धांत के अनुसार पूरा किया जाना चाहिए। यहां आप भरने के लिए नए विवरण देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, "कराधान", जहां हम "खरीदारी वैट के अधीन है" का चयन करते हैं।

"बेसिक" टैब में, अब आपको आपूर्तिकर्ता, अनुबंध, गोदाम और मुद्रा निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, और "सामान" में आपको खरीदी गई इन्वेंट्री आइटम, मात्रा, इकाई मूल्य और वैट दर दर्ज करने की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ भरने के बाद, दस्तावेज़ संसाधित किया जाता है और उसके आधार पर एक चालान दर्ज किया जाता है (निचले बाएँ कोने में लिंक "एक चालान पंजीकृत करें")। प्रोग्राम स्वयं पोस्टिंग उत्पन्न करता है:

• डेबिट 10 क्रेडिट 60
• डेबिट 19 क्रेडिट 60

यह दस्तावेज़ अब अग्रिम रिपोर्ट जर्नल में नहीं, बल्कि "खरीदारी" अनुभाग में रसीद जर्नल में होगा।

अगला कदम "आपूर्तिकर्ता को खर्च और भुगतान पर अग्रिम रिपोर्ट" दस्तावेज़ तैयार करना होगा, जिसके बारे में हम पहले ही ऊपर चर्चा कर चुके हैं। "बेसिक" टैब में, हम संगठन, जवाबदेह व्यक्ति का पूरा नाम और विभाग भी भरते हैं।

फिर “आपूर्तिकर्ता को भुगतान” टैब पर जाएं। यहां, "शेष राशि द्वारा चयन करें" बटन पर क्लिक करें और वांछित प्रतिपक्ष द्वारा फ़िल्टर सेट करें। वस्तुओं और सेवाओं की चयनित प्राप्तियों में से, अपनी आवश्यकता का चयन करें और इसे "दस्तावेज़ में ले जाएँ" बटन का उपयोग करके व्यय रिपोर्ट में जोड़ें।

• डेबिट 60 क्रेडिट 71

इन सरल चरणों के साथ, हमने कर्मचारी की वित्तीय रिपोर्ट को पूंजीकृत किया, प्राप्त वैट को ध्यान में रखा और खाता 71 पर ऋण को बंद कर दिया।

मौद्रिक दस्तावेजों की खरीद के लिए अग्रिम रिपोर्ट

तीसरे प्रकार की अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग खरीदे गए मौद्रिक दस्तावेजों को दर्शाने के लिए किया जाता है, जिसमें ट्रेन टिकट, एयरलाइन टिकट, उपहार प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। इसे उसी तरह भरा जाता है जैसे जवाबदेह व्यक्ति से वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति के लिए भरा जाता है।

"नकद दस्तावेज़" टैब उन सभी दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता है जो अकाउंटेंट ने खरीदे हैं, साथ ही उनकी मात्रा और लागत भी।

"उन्नत" टैब में आपको मुद्रण के लिए जानकारी भी भरनी होगी।

फिर "प्रिंट" बटन पर क्लिक करें और व्यय रिपोर्ट का मुद्रित प्रपत्र प्राप्त करें। इसमें, स्कोर 71, स्कोर 50 के अनुरूप होगा।

यदि व्यवसाय यात्रा की योजना पहले से बनाई गई है और यह यात्रा योजना का हिस्सा है, तो कर्मचारी व्यावसायिक खर्चों पर अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन पत्र लिख सकता है। इनमें आवास, व्यावसायिक यात्रा पर आना-जाना और भोजन शामिल है। ये वे खर्चे हैं जिनकी रिपोर्ट उसे अपने कार्यस्थल पर वापस आने पर करनी होगी।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

यह तेज़ है और मुक्त करने के लिए!

व्यापार यात्रा पर एक रिपोर्ट संकलित करने के बाद, खर्च की गई धनराशि की अंतिम राशि का संकेत दिया जाता है। यदि राशि अग्रिम भुगतान से अधिक है, तो लेखा विभाग को अंतर हस्तांतरित करना होगा। कम लागत के लिए, कर्मचारी को नकदी रजिस्टर में धनराशि जमा करनी होगी।

अग्रिम रिपोर्ट उन दस्तावेजों में से एक है, जिसकी तैयारी स्पष्ट रूप से कानून द्वारा विनियमित होती है। इसे तैनात कर्मचारी द्वारा व्यावसायिक यात्रा के दौरान किए गए सभी खर्चों की पुष्टि के रूप में तैयार किया जाता है।

इसके साथ ही खर्च के मूल दस्तावेज लेखा विभाग को उपलब्ध कराने होंगे। सामान्य शब्दों में, व्यय रिपोर्ट एक दस्तावेज़ है जो यात्रा व्ययों को सूचीबद्ध करता है।

क्या इसकी आवश्यकता है?

अग्रिम दस्तावेज़ का उद्देश्य यात्रा से पहले जारी किए गए अग्रिम के व्यय की पुष्टि करना या यात्रा के बाद खर्च की गई धनराशि प्राप्त करना है। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि रिपोर्ट तैयार करना अनिवार्य है।

कानूनी कार्य:

• अनुच्छेद 252, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264 के अनुच्छेद 1: यात्रा व्यय अन्य खर्चों से संबंधित उत्पादन और बिक्री व्यय हैं।
• अनुच्छेद 313, रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 314: जानकारी की पुष्टि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा की जानी चाहिए। इसमें बिजनेस ट्रिप रिपोर्ट भी शामिल है। इसके बिना, किसी कर्मचारी को जारी किए गए अग्रिम सहित किए गए खर्चों की पुष्टि करना असंभव है। रिपोर्ट जारी होने की तारीख के अनुसार खर्चों को ध्यान में रखा जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट लेखांकन का आधार है:

• व्यावसायिक खर्चों को कवर करने के लिए धन हस्तांतरित करना;
• व्यावसायिक यात्रा से पहले अग्रिम धनराशि जारी करते समय वित्तीय व्यय की पुष्टि।

बिजनेस ट्रिप 2019 के लिए अग्रिम रिपोर्ट कैसे भरें?

व्यापार यात्रा रिपोर्ट पूरी प्रक्रिया का अंतिम चरण है: तैयारी से लेकर कर्मचारी की वापसी तक।

उचित रूप से संकलित रिपोर्ट में वित्तीय खर्चों की पुष्टि होनी चाहिए, जो बदले में करों को प्रभावित करते हैं।

व्यावसायिक यात्रा पर भेजे गए कर्मचारी द्वारा एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। एक बार पूरा हो जाने पर, इसे सत्यापन के लिए लेखा विभाग को भेजा जाता है।

अंतिम चरण में, दस्तावेज़ पर प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। खर्च की गई धनराशि (अग्रिम के अभाव में) या यदि व्यय अग्रिम से अधिक है तो अंतर सूचीबद्ध किया गया है।

दस्तावेज़ आवश्यकताएँ

अग्रिम रिपोर्ट सही ढंग से कैसे तैयार करें ताकि टैक्स ऑडिट के दौरान इसे स्वीकार किया जा सके?

रिपोर्ट एक सख्ती से रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है. इसे फॉर्म संख्या एओ-1 के अनुसार भरा जाता है और इसका उपयोग यात्री को जारी किए गए धन के हिसाब-किताब के लिए किया जाता है।

दस्तावेज़ को कागज पर एक प्रति में तैयार किया जाता है या इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरा जाता है।

ध्यान दें कि फॉर्म के नए रूप में, केवल पंक्तियाँ दिखाई दीं: लेखाकार से एक रसीद कि उसे कर्मचारी से रिपोर्ट प्राप्त हुई। शेष दस्तावेज़ में कोई परिवर्तन नहीं हुआ है.

प्रपत्र और अनुभाग

इसे सही तरीके से कैसे भरें:

• सामने की ओर:कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा, धन जारी करने की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ और पिछले अग्रिम की जानकारी भरी जाती है।
• विपरीत पक्ष:खर्चों की तारीखें, दस्तावेज़ संख्या, नाम, राशियाँ, लेनदेन की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ इंगित किए गए हैं (कॉलम 1-6)।

सभी खर्चों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। दस्तावेजों की सूची नीचे दी गई है। आगमन पर उन्हें संग्रहीत किया जाना चाहिए और कागज के एक अलग A4 टुकड़े पर चिपका दिया जाना चाहिए।

देय राशि सीधे प्रदान की गई रसीदों और चेक पर निर्भर करेगी।

नमूना भरना (उदाहरण)

व्यावसायिक यात्रा 2019 के लिए अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने का एक उदाहरण:

कौन हस्ताक्षर करता है और सहमत होता है?

प्रत्येक दस्तावेज़ पर उसे पूरा करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए। इसके बाद ही रिपोर्ट को लेखा विभाग को हस्तांतरित करना संभव है। वह जाँचती है कि यह सही ढंग से भरा गया है।

उद्यम के प्रमुख और मुख्य लेखाकार को दस्तावेज़ पर अपने हस्ताक्षर करने होंगे। इसके बाद ही कर्मचारी द्वारा स्वतंत्र रूप से भुगतान की गई धनराशि हस्तांतरित की जा सकती है।

नियत तारीक

व्यावसायिक यात्रा से आने के बाद, कर्मचारी को 3 दिनों के भीतर एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होगी और जमा करनी होगी।

संलग्न दस्तावेज़

13 अक्टूबर 2008 के संकल्प संख्या 749 ने यात्रा दस्तावेजों का एक निश्चित पैकेज स्थापित किया:

• स्थापित प्रपत्र का यात्रा प्रमाण पत्र। रूसी संघ में प्रत्येक व्यावसायिक यात्रा के लिए जारी किया गया। संगठन से प्रस्थान के समय फॉर्म पर दिनांक, मोहर और हस्ताक्षर होते हैं। प्राप्तकर्ता पक्ष प्रस्थान के लिए भी एक मोहर, हस्ताक्षर और प्रवेश की तारीख लगाता है। जब कर्मचारी लौटता है, तो लेखा विभाग आगमन की तारीख दर्ज करता है।
• चेक, रसीदें, पुष्टिकरण।
• रसीदें, टिकट - व्यापार यात्रा स्थान से आने-जाने से जुड़े सभी खर्च (ट्रेन टिकट, यात्रा जीवन बीमा, टोल रोड रसीदें, आदि)
• , प्रबंधक द्वारा अनुमोदित।
• व्यावसायिक यात्रा से संबंधित अन्य खर्चे।

सभी दस्तावेज तदनुसार पूरे किये जाने चाहिए। उन्हें व्यय रिपोर्ट में संलग्न करते समय, प्रत्येक दस्तावेज़ को गोंद के साथ A4 शीट से चिपका दिया जाता है।

यदि आवश्यकताओं का उल्लंघन किया जाता है या रिपोर्ट में निर्दिष्ट मूल दस्तावेज गायब हैं, तो लेखा विभाग को कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों का भुगतान नहीं करने का अधिकार है। प्रवेश के मामलों में, एक टैक्स ऑडिट उल्लंघन का खुलासा करेगा और जुर्माना लगाएगा।

लेखा विभाग को उन दस्तावेजों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए जो कर्मचारी अपने खर्चों की पुष्टि के लिए प्रदान करता है।

सबसे आम है नकद रसीद।

यदि यह इंगित नहीं करता है कि कौन सा उत्पाद खरीदा गया था, तो उसे बिक्री रसीद या रसीद प्रदान की जानी चाहिए।

किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ों के प्रकार:

• नकद रसीद- टैक्स ऑडिट के दौरान आवश्यक, भुगतान के तथ्य की पुष्टि करता है। चेक संग्रहीत करते समय, आपको कुछ नियमों का पालन करना चाहिए। यदि आप भीग जाते हैं या लंबे समय तक धूप में रहते हैं, तो जानकारी गायब हो सकती है। ऐसे चेक को खर्चों की प्रतिपूर्ति के साथ संलग्न नहीं किया जा सकता। कुछ संगठन नकदी रजिस्टर के बिना काम करते हैं या नकदी रसीद पर केवल कुल राशि प्रिंट करते हैं। इन मामलों में, आपको बिक्री रसीद का अनुरोध करना होगा।
• बिक्री रसीद- यह व्यवसाय लेनदेन, मात्रा, मूल्य, कुल राशि, संगठन का नाम, तिथि, हस्ताक्षर और इसे भरने वाले व्यक्ति की स्थिति का विस्तृत विवरण इंगित करता है। अग्रिम रिपोर्ट नकद रसीद के साथ संलग्न है। उत्तरार्द्ध की अनुपस्थिति में, प्रधान मंत्री को विक्रय संगठन की मुहर लगानी होगी। कृपया ध्यान दें कि बिक्री रसीद पर राशि और तारीख नकद रसीद से मेल खाना चाहिए।
• सख्त रिपोर्टिंग प्रपत्र. दस्तावेज़ में नाम, कानूनी इकाई का विवरण, व्यावसायिक लेनदेन, मूल्य, राशि, तिथि, स्थिति और इसे पूरा करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर का उल्लेख होना चाहिए।

तैनातियाँ

• 71 - "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान" (सक्रिय-निष्क्रिय खातों पर लागू होता है);
• 70 - "मजदूरी के लिए कर्मियों के साथ समझौता";
• 51 - "चालू खाता";
• 50 - "कैश डेस्क";
• 94 - "उद्यम की कमी और हानि।"

जब रिपोर्ट स्वीकृत हो जाती है, तो लेनदेन इस तरह दिखते हैं:

• अग्रिम जारी करते समय:अकाउंटेंट कैश रजिस्टर तैयार करता है और फंड जारी किए जाते हैं। प्राप्त होने पर, कर्मचारी उपभोज्य पर हस्ताक्षर करता है। डीटी71-केटी50
• किसी चालू खाते से किसी कर्मचारी के चालू खाते में धनराशि स्थानांतरित करते समय:वायरिंग Dt71-Kt51 संकलित की जा रही है। इस मामले में, बैंक को भुगतान आदेश जारी किया जाता है। धन की प्राप्ति की पुष्टि एक बैंक विवरण है।
• धनराशि जारी कर दी गई है और राशि को बंद करने की आवश्यकता है।कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा से आने और संबंधित दस्तावेजों के साथ खर्चों की पुष्टि होने के बाद यह संभव है। पोस्टिंग: Dt10-Kt71 - सामग्री की खरीद, Dt41-Kt71 - माल की खरीद, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 - उद्यम की व्यापार या उत्पादन गतिविधियाँ।
• जब खर्च की गई धनराशि जारी की गई राशि से अधिक होती है, तो एक रिवर्स लेनदेन किया जाता है और पैसा कैश डेस्क पर वापस कर दिया जाता है। PKO जारी किया जाता है: Dt50-Kt71 या Dt51-Kt71 (चालू खाते के लिए)।
• यदि व्यावसायिक यात्रा के लिए अग्रिम भुगतान अपर्याप्त है, तो पैसा कर्मचारी को कैश रजिस्टर से स्थानांतरित कर दिया जाता है। RKO जारी किया जाता है: Dt71-Kt50 या Dt71-Kt51 (चालू खाते से)।
• इस घटना में कि किसी कर्मचारी ने चेक खो दिया है या व्यक्तिगत उद्देश्यों पर पैसा खर्च किया है जो व्यावसायिक यात्रा से संबंधित नहीं हैं, निम्नलिखित प्रविष्टि तैयार की जाती है: Dt94-Kt71 - रिपोर्टिंग व्यक्ति से प्राप्त धनराशि को कंपनी की कमी के रूप में बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। Dt70-Kt94 - कमी की राशि उस कर्मचारी के वेतन से काट ली जानी चाहिए जो अग्रिम भुगतान पर रिपोर्ट करने में असमर्थ था।

विदेश यात्रा करते समय मसौदा तैयार करने की बारीकियाँ

किसी कर्मचारी के पंजीकरण की प्रक्रिया रूस की तुलना में कुछ अधिक जटिल है।

विदेश यात्रा करते समय बुनियादी खर्च:

• . आकार संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है और स्थानीय कृत्यों में तय किया जाता है। 2500 रूबल/दिन तक की राशि व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है। इसलिए, संगठन आमतौर पर इसी राशि पर रुकते हैं। किसी विदेशी देश के साथ सीमा पार करने से पहले और वापस लौटने पर, उनका आकार रूसी संघ के क्षेत्र पर अधिकतम संभव के बराबर होता है। सिफ़ारिशें: ख़र्चों का निर्धारण करते समय, मेज़बान देश के रहने की लागत पर ध्यान दें।
• यात्रा व्यय- गंतव्य के लिए भुगतान अलग से किया जाता है। टैक्सी या बस से शहर के चारों ओर यात्रा करना कभी-कभी यात्रा व्यय में शामिल होता है।
• रहने का खर्च- होटल, होटल। किसी भी खर्च को रसीदों, चालान, चेक द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए।
• पासपोर्ट और वीज़ा का पंजीकरण— राज्य कर्तव्य के लिए खर्च, विशेषज्ञों के साथ परामर्श को यात्रा व्यय के रूप में लिखा जा सकता है।
• अन्य खर्चों:शुल्क और शुल्क, वाहन पारगमन।

एक विदेशी व्यापार यात्रा को रूस में एक व्यापार यात्रा के समान ही संसाधित किया जाता है। कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश जारी किया जाता है। यह आदेश की संख्या और तारीख, अंतिम नाम, प्रथम नाम, कर्मचारी का संरक्षक, स्थिति, गंतव्य (देश के साथ), यात्रा का उद्देश्य इंगित करता है।

यात्रा प्रमाणपत्र जारी नहीं किया जाता है. पासपोर्ट में प्रस्थान और आगमन की तारीख दर्ज की जाती है। आगमन पर, कर्मचारी एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करता है और खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ संलग्न करता है। अतिरिक्त धनराशि संगठन के चालू खाते में वापस कर दी जाती है। अधिक खर्च के मामले में, लेखा विभाग उन्हें कर्मचारी को जारी करता है।

इस प्रकार, हमने देखा कि व्यय रिपोर्ट कैसे तैयार की जाए। यह प्रत्येक व्यावसायिक यात्रा के बाद खर्चों के साथ जारी किया जाता है।

कर्मचारी को लौटने के 3 दिन के भीतर इसे पूरा करना होगा। लेखा विभाग पंजीकरण की शुद्धता की जाँच करता है और इसे अनुमोदन के लिए प्रबंधक को सौंपता है। यदि व्यय अग्रिम भुगतान से अधिक है तो निदेशक के हस्ताक्षर के बाद कर्मचारी को धनराशि हस्तांतरित कर दी जाती है।

यदि अग्रिम व्यय से अधिक था, तो कर्मचारी को इसे कंपनी के कैश डेस्क पर वापस करना होगा। यदि वह नहीं चाहता तो लेखा विभाग उसे जबरन वेतन से काट देता है।