हम अग्रिम रिपोर्ट भरते हैं। व्यावसायिक यात्रा के लिए अग्रिम रिपोर्ट भरना 1s 8 नमूना भरने में अग्रिम रिपोर्ट

लेखांकन में धनराशि, हस्तांतरण या दस्तावेज़ों की जवाबदेह राशि पोस्ट की जाती है विभिन्न तरीके. अग्रिम प्रविष्टि का प्रकार उस उद्देश्य पर निर्भर हो सकता है जिसके लिए कर्मचारी को संपत्ति जारी की गई थी, साथ ही कंपनी की गतिविधि के प्रकार पर भी।

उद्यम के प्रबंधन द्वारा निर्धारित समस्याओं को हल करने के लिए, कुछ कर्मचारियों को जवाबदेह संपत्ति जारी की जा सकती है, जिसमें शामिल हैं:

• धन की मात्रा;
• बैंक खाते या कार्ड में हस्तांतरित गैर-नकद धनराशि;
• मौद्रिक दस्तावेज़ीकरण.

जिन कर्मचारियों को संपत्ति प्राप्त हुई उपलब्ध कराने हेतु बाध्य हैंलेखा विभाग को, जो इंगित करेगा कि किस उद्देश्य के लिए और किस राशि में धन खर्च किया गया था। इसके बाद, दस्तावेज़ को एक एकाउंटेंट द्वारा जांचा जाता है और उसके अनुसार उद्यम के लेखांकन रिकॉर्ड में दर्ज किया जाता है एक निश्चित योजना.

कानून के अनुसार, पूर्णकालिक और फ्रीलांस कर्मचारी, साथ ही तीसरे पक्ष, रिपोर्ट प्राप्त कर सकते हैं यदि यह लेखांकन नीति दस्तावेजों में निर्दिष्ट है।

सही ढंग से नेतृत्व कैसे करें

उप-रिपोर्टों का लेखांकन इसके अनुसार किया जाता है गिनती 71, जिसके अनुसार धनराशि जारी करना डेबिट (डीटी) के रूप में दर्ज किया जाता है, और राइट-ऑफ क्रेडिट (सीटी) के रूप में दर्ज किया जाता है।

लेखांकन प्रविष्टियाँ अवश्य की जानी चाहिए प्रत्येक परिसंपत्ति लेनदेन के लिए. उदाहरण के लिए, एक कंपनी ने इस्त्री उपकरण खरीदने के लिए एक कर्मचारी को 10,000 दिए, दस्तावेज़ इस तरह दिखेगा:

पोस्टिंग के अन्य प्रकार भी हैं - उनकी पसंद रिपोर्ट के साथ संचालन के प्रकार और उन उद्देश्यों पर आधारित है जिनके लिए इसका उद्देश्य है।

किसी कर्मचारी द्वारा कंपनी के कैश डेस्क से धन प्राप्त करना:डीटी 71 केटी 50, आधार - नकद आदेश।

कंपनी के कैश डेस्क से किसी कर्मचारी के बैंक खाते या कार्ड में पैसे ट्रांसफर करना:डीटी 71 केटी 51, 52 या 55, आधार -।

तैनात कर्मचारी को यात्रा दस्तावेज जारी करना:डीटी 71 केटी 50-3.

कर्मचारी द्वारा खर्च न की गई धनराशि की वापसी:डीटी 50, 51, 52 या 55, आधार - कर्मचारी की संयुक्त स्टॉक कंपनी, शेष राशि के लिए नकद रसीद आदेश, बैंक विवरण।

कंपनी के लिए भौतिक वस्तुओं की खरीद पर खर्च किए गए व्यक्तिगत धन की कर्मचारी को प्रतिपूर्ति:डीटी 08, या 15, केटी 71, आधार - अग्रिम रिपोर्ट और स्वीकृति प्रमाण पत्र।

कर्मचारी यात्रा के लिए कंपनी का खर्च:डीटी 20, 23, 25, 26, 29 या 44 केटी 71, आधार - जेएससी, खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज (चेक, रसीदें, आदि)।

जेएससी के लिए वैट (मूल्य वर्धित कर) की गणना:डीटी 19 केटी 71, आधार - जेएससी और खाता।

किसी कर्मचारी को अधिक व्यय जारी करना:डीटी 71 केटी 50 या 51, आधार - नकद निपटान आदेश (सीएसओ) और भुगतान आदेश।

अलग से, कर्मचारी द्वारा समय पर वापस नहीं की गई राशि को ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह कर्मचारी के वेतन से आवश्यक धनराशि रोकने के लिए पोस्टिंग द्वारा किया जाता है। इसे डेबिट 70 और क्रेडिट 73 द्वारा दर्ज किया जाता है, और इसका आधार वेतन पर्ची है।

जमा करने और वितरण की अंतिम तिथि

कंपनी के कैश डेस्क से धन जारी करने से पहले अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की सभी समयसीमाओं पर नियोक्ता के साथ चर्चा की जानी चाहिए। प्रबंधक, रिपोर्टिंग कर्मचारी को संबोधित एक बयान में इंगित करना चाहिए:

• वह उद्देश्य जिसके लिए संपत्ति ली गई है;
• रिपोर्ट की जाने वाली धनराशि की राशि;
• अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत करने की समय सीमा.

इन महत्वपूर्ण बिंदुओं के लिए धन्यवाद, नियोक्ता संयुक्त स्टॉक कंपनी को जमा करने की समय सीमा जल्दी से निर्धारित करने में सक्षम होगा, और एकाउंटेंट आसानी से आवश्यक प्रविष्टियां करेगा।

जिन कर्मचारियों को कंपनी से धन प्राप्त हुआ है, उन्हें अग्रिम रिपोर्ट जमा करना आवश्यक है 3 दिन के अंदरपरिसंपत्ति विमोचन दस्तावेज़ में निर्दिष्ट अवधि पूरी होने के बाद। यदि रिपोर्ट किसी व्यक्ति की कार्यस्थल से लंबी अनुपस्थिति (व्यावसायिक यात्रा, छुट्टी, बीमार छुट्टी आदि के कारण) के दौरान तैयार की गई थी, तो अग्रिम रिपोर्ट (एओ) वापसी के 3 दिन बाद प्रदान की जाती है।

कथन

लेखा विभाग को दस्तावेज़ जमा करते समय, जिस कर्मचारी ने रिपोर्ट के तहत संपत्ति ली थी एक रसीद अवश्य लिखें. यह इंगित करता है कि उसने सभी आवश्यक चीजें जमा कर दीं और रिपोर्ट सत्यापन के लिए स्वीकार कर ली गई। रसीद पर निम्नलिखित हस्ताक्षर होने चाहिए:

• रिपोर्टिंग कर्मचारी;
• कंपनी के निदेशक;
• मुख्य लेखाकार;
• जिम्मेदार अधिकारी।

सत्यापन कार्य के बाद, लेखाकार प्रबंधक से दस्तावेजों के पैकेज को मंजूरी देता है और उसके हस्ताक्षर प्राप्त करता है।

भंडारण

एक बार जब प्राप्त रिपोर्ट को कंपनी के अकाउंटेंट द्वारा सत्यापित कर लिया जाता है और उचित प्रविष्टियाँ कर दी जाती हैं, तो शेष राशि वापस कर दी जाती है या रोक दी जाती है, दस्तावेज़ भंडारण के लिए भेजा जाता है.

रूसी संघ के टैक्स कोड के लेखों के अनुसार, वाणिज्यिक या गैर-राज्य उद्यमों में अग्रिम रिपोर्ट कागज के प्रकार के आधार पर अलग-अलग समय के लिए संग्रहीत की जाती है:

• चार वर्ष- लेखांकन और कर रिपोर्ट, विवरण, अग्रिम रिपोर्ट के लिए भंडारण अवधि जिस पर करों की गणना की जाती है;
• 10 वर्ष- प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की अवधि जिसमें होने वाले नुकसान के कारण होने वाले खर्चों को आने वाली अवधि में स्थानांतरित कर दिया जाता है;
• 5 साल- प्रारंभिक अग्रिम रिपोर्ट के लिए.

सरकारी संगठनों में, इस प्रकार के दस्तावेज़ों को कम से कम 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

प्रस्तुत व्यय रिपोर्ट की जाँच के चरण में, लेखाकार यह पता लगा सकता है कि कर्मचारी ने कंपनी द्वारा जारी किए गए धन से अधिक धन खर्च किया है। इस मामले में, उद्यम अंतर वापस करना होगाकर्मचारी।

अधिक खर्च करने को कहा जा सकता है:

• ऐसी स्थिति जहां एक कर्मचारी ने जवाबदेह संपत्ति जारी करते समय प्रबंधन द्वारा निर्धारित कार्यों को पूरी तरह से पूरा कर लिया है, और अधिक धनराशि खर्च की गई है;
• ऐसी स्थिति जहां कर्मचारी ने व्यक्तिगत खर्चों का साक्ष्य प्रस्तुत किया - चेक, रसीदें, उसके द्वारा भुगतान किए गए वारंटी कार्ड, आदि।

कर्मचारी के व्यक्तिगत खर्चों की प्रतिपूर्ति के बराबर राशि के लिए नकद रसीद आदेश (KO-2 फॉर्म में) जारी करके अधिक व्यय के लिए लेखांकन किया जाता है। फंड कंपनी के कैश डेस्क से जारी किए जाते हैं और करों, बीमा योगदान या पेंशन योगदान के अधीन नहीं होते हैं।

संयुक्त स्टॉक कंपनी बनाए रखने के नियम

संयुक्त स्टॉक कंपनियों के साथ काम करने के लिए एल्गोरिदम को पारंपरिक रूप से विभाजित किया गया है 12 सरल कदम:

1. जवाबदेह संपत्ति प्राप्त करने के लिए किसी कर्मचारी का आवेदन जमा करना।
2. कंपनी के कैश डेस्क से धन जारी करना।
3. आवेदन में निर्दिष्ट उद्देश्यों के लिए कर्मचारी द्वारा प्राप्त धनराशि को निर्देशित करना।
4. फॉर्म एओ-1 (उद्यमों की सभी श्रेणियों के लिए सामान्य) में अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म भरना।
5. कर्मचारी के अधिक खर्च की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ JSC के साथ संलग्न करना।
6. लेखा विभाग को सभी आवश्यक दस्तावेज जमा करने के लिए रसीद का पंजीकरण।
7. लेखा विभाग में जेएससी ऑडिट की शुरूआत।
8. यह निर्धारित करना कि क्या फॉर्म सही ढंग से भरा गया है, क्या कोई दाग, सुधार या तीसरे पक्ष के हस्ताक्षर हैं।
9. सभी आवश्यक लेखांकन प्रविष्टियाँ तैयार करना।
10. प्रदान किए गए चेक या अधिक खर्च के रसीद-साक्ष्य की वैधता की पुष्टि।
11. जेएससी निरीक्षण पूरा करना, प्रबंधन को अनुमोदन के लिए दस्तावेज जमा करना।
12. भंडारण के लिए जेएससी भेजा जा रहा है।

किसी दस्तावेज़ में किसी भी दाग ​​या सुधार की उपस्थिति लेखाकार को इसे विचार के लिए स्वीकार नहीं करने के लिए बाध्य करती है। तदनुसार, इसमें दर्शाई गई राशि स्वचालित रूप से व्यय में अपुष्ट मानी जाती है और रिपोर्टिंग कर्मचारी के वेतन से रोक दी जाती है। इसीलिए आपको कर्मचारी की ओर से फॉर्म भरने में सावधानी बरतनी चाहिए और अकाउंटेंट की ओर से इसकी ईमानदारी से जाँच करनी चाहिए।

निष्कर्ष

एक अग्रिम रिपोर्ट उन कुछ दस्तावेज़ों में से एक है जो वर्षों में अपना उद्देश्य और स्वरूप नहीं बदलता है। इसलिए, राज्य और गैर-राज्य कंपनियों का अभ्यास इसे साबित करता है महत्त्वकैश रजिस्टर से किसी भी मौद्रिक संपत्ति के साथ काम करते समय। यह एकमात्र दस्तावेज़, कर्मचारी द्वारा धन के इच्छित उपयोग की पुष्टि करना, और इसलिए उसके कानूनी व्यवहार को साबित करना।

जवाबदेह निधियों का पंजीकरण शुरू करते समय और लेखा लेखापरीक्षा पूरी करते समय, प्रबंधक को यह अवश्य करना चाहिए ध्यान से देखेंसभी दस्तावेज़, क्योंकि यह वह है जो किसी विशिष्ट कर्मचारी के लिए एओ प्रदान करने की अवधि को कम करने या बढ़ाने का अधिकार रखता है। साथ ही, अनुमोदन के समय कागजात के पैकेज पर उनके हस्ताक्षर स्वचालित रूप से साबित करते हैं कि शेष संपत्तियों के साथ सभी विवादास्पद और संघर्ष की स्थितियों का समाधान हो गया है और पार्टियों का एक-दूसरे के खिलाफ कोई दावा नहीं है।

1सी कार्यक्रम में अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने की सभी बारीकियाँ नीचे प्रस्तुत की गई हैं।

जवाबदेह राशियों के लिए सटीक नियंत्रण की आवश्यकता होती है। इसी उद्देश्य के लिए अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग किया जाता है।

इसकी मदद से, लेखांकन धन खर्च करने के उद्देश्यों और उनके दस्तावेजी साक्ष्यों के साथ-साथ शेष राशि या अधिक खर्च की उपस्थिति और जवाबदेह व्यक्ति के साथ आगे के निपटान की प्रकृति को स्थापित करता है।

यह क्या है और इस दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है?

एक अग्रिम रिपोर्ट (बाद में पाठ में - एओ), सबसे पहले, एक प्राथमिक दस्तावेज है जिसमें जवाबदेह व्यक्ति उसे जारी किए गए धन के खर्च के निर्देशों को दर्शाता है और दस्तावेजों के साथ इन खर्चों की पुष्टि करता है।

इस दस्तावेज़ में भी झलक रहा हैबहुत सी अन्य जानकारी, विशेष रूप से:

और इन सभी लक्ष्यों की प्राप्ति अग्रिम रिपोर्ट की सक्षम एवं समय पर तैयारी से ही संभव है।

डिज़ाइन नियम

अग्रिम रिपोर्ट या तो हाथ से कागज पर तैयार की जा सकती है या सॉफ्टवेयर का उपयोग करके कागज पर मुद्रित की जा सकती है, या इलेक्ट्रॉनिक रूप में।

लेकिन यह अधिक जटिल विकल्प है क्योंकि:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के पंजीकरण के लिए डेटाबेस तक कई व्यक्तियों की पहुंच की आवश्यकता होगी;
• ऐसे दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए, सभी पक्षों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की भी आवश्यकता होती है, क्योंकि जेएससी को एक साथ कई व्यक्तियों को बायपास करना पड़ता है - मुख्य लेखाकार या लेखाकार, प्रबंधक और कैशियर।

एओ भरना होगा जवाबदेह व्यक्तिएक प्रति में. यह सीधे तौर पर 11 मार्च 2014 के बैंक ऑफ रूस के निर्देश में कहा गया है। संख्या 3210-यू: कंपनी के हित में नकद खर्च करने वाले व्यक्ति को निर्दिष्ट व्यक्ति द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेजों के सत्यापन के लिए एकाउंटेंट या मुख्य लेखाकार को एक अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत करनी होगी।

लेकिन जवाबदेह व्यक्ति दस्तावेज़ का केवल अपना हिस्सा ही भरता है। और लेखा विभाग, व्यय रिपोर्ट की जांच करने के बाद, अपना हिस्सा रखता है, जहां प्रविष्टियां दर्ज करना आवश्यक है, लेखांकन के लिए खर्चों की स्वीकृति के संबंध में निर्णय का संकेत देना आदि। हालाँकि, व्यवहार में, व्यय रिपोर्ट लेखा विभाग द्वारा तैयार की जाती है और यह उल्लंघन नहीं है - आखिरकार, दस्तावेज़ स्वयं प्रस्तुत किया जाता है, इसमें खर्चों की पुष्टि दस्तावेजों द्वारा की जाती है, हस्ताक्षर होते हैं और रिपोर्ट अनुमोदित होती है।

इस तथ्य के बावजूद कि निर्देश संख्या 3210-यू यह स्थापित नहीं करता है कि व्यय रिपोर्ट का सटीक रूप क्या होना चाहिए, व्यवहार में यह सुझाव दिया गया है इसके दो संस्करण:

• लेखांकन संख्या 402-एफजेड पर कानून के आधार पर उद्यम का स्वयं का विकास;
• एक एकीकृत प्रपत्र, जो अब अनिवार्य नहीं है, रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा 01.08.01 के संकल्प संख्या 55 में अनुमोदित है। हालाँकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इस संकल्प में कहा गया है: जेएससी धन के लेखांकन के लिए एक दस्तावेज है। इसका मतलब यह है कि, काफी हद तक, अग्रिम रिपोर्ट एक नकद दस्तावेज़ है, लेखांकन दस्तावेज़ नहीं। और इसे स्वयं विकसित करने के बजाय तैयार फॉर्म का उपयोग करना अधिक समीचीन और आसान होगा।

जेएससी प्रदान किया जाना चाहिएएक जवाबदेह व्यक्ति द्वारा उस अवधि की समाप्ति से 3 कार्य दिवसों के भीतर (और अब नहीं) जिसके लिए उसे आवेदन पर धनराशि जारी की गई थी, या उसके काम पर लौटने की तारीख से। रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा आमतौर पर उद्यम की लेखा नीति में अनुमोदित होती है। और कंपनी की लेखा नीति में अनुमोदित रिपोर्ट का खंडन किए बिना, एक विशिष्ट रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा तब निर्धारित की जाती है जब उद्यम का प्रमुख रिपोर्ट के लिए धन जारी करने के लिए एक आवेदन पर हस्ताक्षर करता है। यह दस्तावेज़ उस अवधि को इंगित करता है जिसके लिए ये धनराशि जारी की जाती है।

संयुक्त स्टॉक कंपनी को या तो लेखा विभाग या उद्यम के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है।

सब्सक्राइबकई व्यक्तियों द्वारा दस्तावेज़:

• जवाबदेह व्यक्ति - दस्तावेज़ बनाते और जमा करते समय;
• लेखाकार या मुख्य लेखाकार - दस्तावेज़ की स्वीकृति पर और उसकी जाँच के बाद;
• प्रबंधक द्वारा - लेखा विभाग द्वारा सत्यापन के बाद;
• एक अकाउंटेंट या कैशियर - शेष राशि प्राप्त होने या जवाबदेह राशियों के अधिक व्यय जारी होने पर। रिपोर्टिंग के लिए नई राशियाँ जारी करना तभी संभव है जब पहले जारी की गई राशियों पर ऋण पूरी तरह से चुकाया गया हो।

जैसे ही व्यय रिपोर्ट सत्यापित हो जाती है, इसे लेखांकन के लिए स्वीकार कर लिया जाता है। यह दस्तावेज़ आमतौर पर लेखा विभाग में कम से कम 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट क्या है और इसे 1C8.2 का उपयोग करके भरने के नियम निम्नलिखित वीडियो में वर्णित हैं:

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भरने की प्रक्रिया

सबसे पहले दस्तावेज़ की संख्या और तारीख दर्ज की जाती है। संख्या लेखा विभाग द्वारा प्रदान की जानी चाहिए, और दस्तावेज़ की तारीख वह दिन है जब इसे भरा गया था (प्रस्तुत नहीं किया गया था!)।

बाद शीर्षक पृष्ठ पर जवाबदेह व्यक्तिजो वह जानता है उसे निश्चित रूप से लिख देता है:

इससे पहले कि आप जाँच करना शुरू करेंएओ, दस्तावेज़ की स्वीकृति पर, अकाउंटेंट को एक टियर-ऑफ़ रसीद भरनी होगी और इसे जवाबदेह व्यक्ति को सौंपना होगा।

शेष सभी अनुभाग लेखा विभाग द्वारा भरा जाना चाहिए. इसके अलावा, व्यय रिपोर्ट के पीछे की तरफ भरना शुरू होता है, जहां पहले जांच की जाती हैसभी रिकॉर्डों को सहायक दस्तावेज़ों से तुलना करके बनाया गया है।

• उद्यम;
• कर्मचारी कार्मिक संख्या;
• खातों की कुल राशि के साथ पूर्ण पोस्टिंग की जाती है;
• सत्यापन डेटा के आधार पर अनुमोदन के लिए अंतिम राशि निर्धारित की जाती है।

जैसे ही प्रबंधक अग्रिम रिपोर्ट की पुष्टि करता है, उसके आधार पर अंतिम भुगतान किया जाता है।

आलेखन की कुछ बारीकियाँ

निर्भर करता है जवाबदेह धनराशि खर्च करने के कारण परकॉलम "अग्रिम का उद्देश्य" में इसे या तो "व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए" या "व्यावसायिक यात्रा के लिए" रखा गया है।

इसके आधार पर, धन के व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की एक सूची व्यावसायिक यात्रा के मामले मेंटिकटों के साथ पूरक किया जाएगा. किसी व्यावसायिक यात्री को जारी किए गए दैनिक भत्ते अग्रिम रिपोर्ट में शामिल नहीं होते हैं, लेकिन आमतौर पर अलग से जारी किए जाते हैं। अन्यथा दैनिक भत्ता अग्रिम रिपोर्ट में दर्शाना होगा।

यदि, धन खर्च करते समय घरेलू जरूरतों के लिए, भुगतान की पुष्टि के रूप में एक रसीद जारी की गई थी, तो अग्रिम रिपोर्ट में शामिल होना चाहिए अगली पोस्टिंग:

डी 60 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ समझौते" के 71 "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ समझौते"।

यह रसीद चालान के साथ होनी चाहिए (उदाहरण के लिए,)। यदि वे वहां नहीं हैं, तो या तो वे पहले प्राप्त हुए थे और जवाबदेह व्यक्ति केवल उस लेनदेन के लिए भुगतान कर रहा था जो पहले ही पूरा हो चुका था, या ये दस्तावेज़ अभी तक उद्यम में नहीं पहुंचे हैं। और तब यह व्यय आपूर्तिकर्ता को अग्रिम के रूप में तब तक दिखाई देगा जब तक कि सामान, उत्पाद या कार्य के दस्तावेज़ लेखा विभाग में नहीं पहुंच जाते।

मामले में वहाँ है कीमत से अधिक होना, तो जवाबदेह व्यक्ति को उनके लिए आवेदन भरने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन धन के अधिक खर्च के तथ्य के संबंध में जवाबदेह व्यक्ति से एक व्याख्यात्मक नोट संलग्न करने की सिफारिश की जाती है। यह व्याख्यात्मक नोट मुक्त रूप में लिखा गया है। निपटान का संकेत प्रबंधक द्वारा अग्रिम रिपोर्ट का अनुमोदन होगा। अन्यथा, अगली बार जब कर्मचारी को रिपोर्टिंग के लिए धन प्राप्त होगा, तो कर्मचारी को अग्रिम रिपोर्ट में अधिक खर्च की कैरीओवर राशि का संकेत देना होगा। इसके अलावा, वह रकम की आंतरिक भरपाई नहीं कर पाएगा। वे। यदि किसी अन्य जवाबदेह राशि पर कोई शेष है, तो आपको वर्तमान शेष और कैरीओवर ओवरएक्सपेंडिचर दोनों को इंगित करना होगा। लेकिन जब तक प्रबंधक अधिक खर्च के साथ जेएससी को मंजूरी नहीं दे देता।

1सी प्रोग्राम में एओ भरने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश (संस्करण 8.2 और 8.3)

एओ भरने के लिए, आपको सबसे पहले "कैशियर" या "प्रोडक्शन" टैब पर जाना होगा - यह दस्तावेज़ दोनों में उपलब्ध है। इसके बाद, "एडवांस रिपोर्ट" पर क्लिक करें - एक खाली जर्नल या दस्तावेज़ों वाला एक जर्नल दिखाई देगा। इस पत्रिका में एक "जोड़ें" बटन है। यह बटन आपको एक नई रिपोर्ट खोलने की अनुमति देता है। जैसे ही कोई नई रिपोर्ट खोली जाती है, आप तुरंत देख सकते हैं कि इसमें पहले से ही संगठन और पूरा होने की तारीख शामिल है।

लाइन "व्यक्तिगत" (जवाबदेह व्यक्ति) कर्मचारियों की सूची के माध्यम से भरी जाती है।

"अग्रिम" टैब उस राशि को इंगित करता है जो इस व्यक्ति को खाते में जारी की गई थी। ऐसा करने के लिए, सूची में से उन दस्तावेज़ों में से एक का चयन करें जिनके लिए धनराशि जारी की गई थी। जब आप किसी खाली लाइन पर क्लिक करते हैं तो यह सूची दिखाई देती है। इस सूची से चयनित दस्तावेज़ का उपयोग करके, आप उनकी सूची में जा सकते हैं और "चयन करें" बटन का उपयोग करके इसे व्यय रिपोर्ट में जोड़ सकते हैं।

"गंतव्य" लाइन में (नीचे, "एडवांस" टैब में) आपको "घरेलू खर्च" या "व्यावसायिक यात्रा" दर्ज करना होगा।

"उत्पाद" टैब में, आपको पंक्तियाँ जोड़कर उन सभी सामानों को जोड़ना चाहिए जो जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदे गए थे। पंक्तियाँ एक ही नाम के बटन के माध्यम से जोड़ी जाती हैं। जिन दस्तावेजों के आधार पर यह रिपोर्ट संकलित की गई है, उनमें कीमत, मात्रा, करों की उपलब्धता और अन्य विवरण दर्ज किए गए हैं।

पोस्टिंग स्वचालित रूप से की जाती हैं, लेकिन आपको उनकी शुद्धता की जांच करनी होगी।

"भुगतान" टैब का उपयोग केवल तब किया जाता है जब जवाबदेह व्यक्ति ने भुगतान किया हो, न कि सामान की खरीदारी के लिए, उदाहरण के लिए, इंटरनेट, टेलीफोन आदि के लिए।

यदि कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर गया हो तो "अन्य" जमा का उपयोग किया जाता है।

1सी 8.3 में व्यय रिपोर्ट भरने की प्रक्रिया निम्नलिखित वीडियो पाठ में बताई गई है:

यदि व्यवसाय यात्रा की योजना पहले से बनाई गई है और यह यात्रा योजना का हिस्सा है, तो कर्मचारी व्यावसायिक खर्चों पर अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन पत्र लिख सकता है। इनमें आवास, व्यावसायिक यात्रा पर आना-जाना और भोजन शामिल है। ये वे खर्चे हैं जिनकी रिपोर्ट उसे अपने कार्यस्थल पर वापस आने पर करनी होगी।

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व्यापार यात्रा पर एक रिपोर्ट संकलित करने के बाद, खर्च की गई धनराशि की अंतिम राशि का संकेत दिया जाता है। यदि राशि अग्रिम भुगतान से अधिक है, तो लेखा विभाग को अंतर हस्तांतरित करना होगा। कम लागत के लिए, कर्मचारी को नकदी रजिस्टर में धनराशि जमा करनी होगी।

अग्रिम रिपोर्ट उन दस्तावेजों में से एक है, जिसकी तैयारी स्पष्ट रूप से कानून द्वारा विनियमित होती है। इसे तैनात कर्मचारी द्वारा व्यावसायिक यात्रा के दौरान किए गए सभी खर्चों की पुष्टि के रूप में तैयार किया जाता है।

इसके साथ ही खर्च के मूल दस्तावेज लेखा विभाग को उपलब्ध कराने होंगे। सामान्य शब्दों में, व्यय रिपोर्ट एक दस्तावेज़ है जो यात्रा व्ययों को सूचीबद्ध करता है।

क्या इसकी आवश्यकता है?

अग्रिम दस्तावेज़ का उद्देश्य यात्रा से पहले जारी किए गए अग्रिम के व्यय की पुष्टि करना या यात्रा के बाद खर्च की गई धनराशि प्राप्त करना है। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि रिपोर्ट तैयार करना अनिवार्य है।

कानूनी कार्य:

• अनुच्छेद 252, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264 के अनुच्छेद 1: यात्रा व्यय अन्य खर्चों से संबंधित उत्पादन और बिक्री व्यय हैं।
• अनुच्छेद 313, रूसी संघ के कर संहिता का अनुच्छेद 314: जानकारी की पुष्टि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा की जानी चाहिए। इसमें बिजनेस ट्रिप रिपोर्ट भी शामिल है। इसके बिना, किसी कर्मचारी को जारी किए गए अग्रिम सहित किए गए खर्चों की पुष्टि करना असंभव है। रिपोर्ट जारी होने की तारीख के अनुसार खर्चों को ध्यान में रखा जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट लेखांकन का आधार है:

• व्यावसायिक खर्चों को कवर करने के लिए धन हस्तांतरित करना;
• व्यावसायिक यात्रा से पहले अग्रिम धनराशि जारी करते समय वित्तीय व्यय की पुष्टि।

बिजनेस ट्रिप 2019 के लिए अग्रिम रिपोर्ट कैसे भरें?

व्यापार यात्रा रिपोर्ट पूरी प्रक्रिया का अंतिम चरण है: तैयारी से लेकर कर्मचारी की वापसी तक।

उचित रूप से संकलित रिपोर्ट में वित्तीय खर्चों की पुष्टि होनी चाहिए, जो बदले में करों को प्रभावित करते हैं।

व्यावसायिक यात्रा पर भेजे गए कर्मचारी द्वारा एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। एक बार पूरा हो जाने पर, इसे सत्यापन के लिए लेखा विभाग को भेजा जाता है।

अंतिम चरण में, दस्तावेज़ पर प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। खर्च की गई धनराशि (अग्रिम के अभाव में) या यदि व्यय अग्रिम से अधिक है तो अंतर सूचीबद्ध किया गया है।

दस्तावेज़ आवश्यकताएँ

अग्रिम रिपोर्ट सही ढंग से कैसे तैयार करें ताकि टैक्स ऑडिट के दौरान इसे स्वीकार किया जा सके?

रिपोर्ट एक सख्ती से रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है. इसे फॉर्म संख्या एओ-1 के अनुसार भरा जाता है और इसका उपयोग यात्री को जारी किए गए धन के हिसाब-किताब के लिए किया जाता है।

दस्तावेज़ को कागज पर एक प्रति में तैयार किया जाता है या इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरा जाता है।

ध्यान दें कि फॉर्म के नए रूप में, केवल पंक्तियाँ दिखाई दीं: लेखाकार से एक रसीद कि उसे कर्मचारी से रिपोर्ट प्राप्त हुई। शेष दस्तावेज़ में कोई परिवर्तन नहीं हुआ है.

प्रपत्र और अनुभाग

इसे सही तरीके से कैसे भरें:

• सामने की ओर:कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा, धन जारी करने की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ और पिछले अग्रिम की जानकारी भरी जाती है।
• विपरीत पक्ष:खर्चों की तारीखें, दस्तावेज़ संख्या, नाम, राशियाँ, लेनदेन की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ इंगित किए गए हैं (कॉलम 1-6)।

सभी खर्चों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। दस्तावेजों की सूची नीचे दी गई है। आगमन पर उन्हें संग्रहीत किया जाना चाहिए और कागज के एक अलग A4 टुकड़े पर चिपका दिया जाना चाहिए।

देय राशि सीधे प्रदान की गई रसीदों और चेक पर निर्भर करेगी।

नमूना भरना (उदाहरण)

व्यावसायिक यात्रा 2019 के लिए अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने का एक उदाहरण:

कौन हस्ताक्षर करता है और सहमत होता है?

प्रत्येक दस्तावेज़ पर उसे पूरा करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए। इसके बाद ही रिपोर्ट को लेखा विभाग को हस्तांतरित करना संभव है। वह जाँचती है कि यह सही ढंग से भरा गया है।

उद्यम के प्रमुख और मुख्य लेखाकार को दस्तावेज़ पर अपने हस्ताक्षर करने होंगे। इसके बाद ही कर्मचारी द्वारा स्वतंत्र रूप से भुगतान की गई धनराशि हस्तांतरित की जा सकती है।

नियत तारीक

व्यावसायिक यात्रा से आने के बाद, कर्मचारी को 3 दिनों के भीतर एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होगी और जमा करनी होगी।

संलग्न दस्तावेज़

13 अक्टूबर 2008 के संकल्प संख्या 749 ने यात्रा दस्तावेजों का एक निश्चित पैकेज स्थापित किया:

• स्थापित प्रपत्र का यात्रा प्रमाण पत्र। रूसी संघ में प्रत्येक व्यावसायिक यात्रा के लिए जारी किया गया। संगठन से प्रस्थान के समय फॉर्म पर दिनांक, मोहर और हस्ताक्षर होते हैं। प्राप्तकर्ता पक्ष प्रस्थान के लिए भी एक मोहर, हस्ताक्षर और प्रवेश की तारीख लगाता है। जब कर्मचारी लौटता है, तो लेखा विभाग आगमन की तारीख दर्ज करता है।
• चेक, रसीदें, पुष्टिकरण।
• रसीदें, टिकट - व्यापार यात्रा स्थान से आने-जाने से जुड़े सभी खर्च (ट्रेन टिकट, यात्रा जीवन बीमा, टोल रोड रसीदें, आदि)
• , प्रबंधक द्वारा अनुमोदित।
• व्यावसायिक यात्रा से संबंधित अन्य खर्चे।

सभी दस्तावेज तदनुसार पूरे किये जाने चाहिए। उन्हें व्यय रिपोर्ट में संलग्न करते समय, प्रत्येक दस्तावेज़ को गोंद के साथ A4 शीट से चिपका दिया जाता है।

यदि आवश्यकताओं का उल्लंघन किया जाता है या रिपोर्ट में निर्दिष्ट मूल दस्तावेज गायब हैं, तो लेखा विभाग को कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों का भुगतान नहीं करने का अधिकार है। प्रवेश के मामलों में, एक टैक्स ऑडिट उल्लंघन का खुलासा करेगा और जुर्माना लगाएगा।

लेखा विभाग को उन दस्तावेजों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करनी चाहिए जो कर्मचारी अपने खर्चों की पुष्टि के लिए प्रदान करता है।

सबसे आम है नकद रसीद।

यदि यह इंगित नहीं करता है कि कौन सा उत्पाद खरीदा गया था, तो उसे बिक्री रसीद या रसीद प्रदान की जानी चाहिए।

किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ों के प्रकार:

• नकद रसीद- टैक्स ऑडिट के दौरान आवश्यक, भुगतान के तथ्य की पुष्टि करता है। चेक संग्रहीत करते समय, आपको कुछ नियमों का पालन करना चाहिए। यदि आप भीग जाते हैं या लंबे समय तक धूप में रहते हैं, तो जानकारी गायब हो सकती है। ऐसे चेक को खर्चों की प्रतिपूर्ति के साथ संलग्न नहीं किया जा सकता। कुछ संगठन नकदी रजिस्टर के बिना काम करते हैं या नकदी रसीद पर केवल कुल राशि प्रिंट करते हैं। इन मामलों में, आपको बिक्री रसीद का अनुरोध करना होगा।
• बिक्री रसीद- यह व्यवसाय लेनदेन, मात्रा, मूल्य, कुल राशि, संगठन का नाम, तिथि, हस्ताक्षर और इसे भरने वाले व्यक्ति की स्थिति का विस्तृत विवरण इंगित करता है। अग्रिम रिपोर्ट नकद रसीद के साथ संलग्न है। उत्तरार्द्ध की अनुपस्थिति में, प्रधान मंत्री को विक्रय संगठन की मुहर लगानी होगी। कृपया ध्यान दें कि बिक्री रसीद पर राशि और तारीख नकद रसीद से मेल खाना चाहिए।
• सख्त रिपोर्टिंग प्रपत्र. दस्तावेज़ में नाम, कानूनी इकाई का विवरण, व्यावसायिक लेनदेन, मूल्य, राशि, तिथि, स्थिति और इसे पूरा करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर का उल्लेख होना चाहिए।

तैनातियाँ

• 71 - "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान" (सक्रिय-निष्क्रिय खातों पर लागू होता है);
• 70 - "मजदूरी के लिए कर्मियों के साथ समझौता";
• 51 - "चालू खाता";
• 50 - "कैश डेस्क";
• 94 - "उद्यम की कमी और हानि।"

जब रिपोर्ट स्वीकृत हो जाती है, तो लेनदेन इस तरह दिखते हैं:

• अग्रिम जारी करते समय:अकाउंटेंट कैश रजिस्टर तैयार करता है और फंड जारी किए जाते हैं। प्राप्त होने पर, कर्मचारी उपभोज्य पर हस्ताक्षर करता है। डीटी71-केटी50
• किसी चालू खाते से किसी कर्मचारी के चालू खाते में धनराशि स्थानांतरित करते समय:वायरिंग Dt71-Kt51 संकलित की जा रही है। इस मामले में, बैंक को भुगतान आदेश जारी किया जाता है। धन की प्राप्ति की पुष्टि एक बैंक विवरण है।
• धनराशि जारी कर दी गई है और राशि को बंद करने की आवश्यकता है।कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा से आने और संबंधित दस्तावेजों के साथ खर्चों की पुष्टि होने के बाद यह संभव है। पोस्टिंग: Dt10-Kt71 - सामग्री की खरीद, Dt41-Kt71 - माल की खरीद, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 - उद्यम की व्यापार या उत्पादन गतिविधियाँ।
• जब खर्च की गई धनराशि जारी की गई राशि से अधिक होती है, तो एक रिवर्स लेनदेन किया जाता है और पैसा कैश डेस्क पर वापस कर दिया जाता है। PKO जारी किया जाता है: Dt50-Kt71 या Dt51-Kt71 (चालू खाते के लिए)।
• यदि व्यावसायिक यात्रा के लिए अग्रिम भुगतान अपर्याप्त है, तो पैसा कर्मचारी को कैश रजिस्टर से स्थानांतरित कर दिया जाता है। RKO जारी किया जाता है: Dt71-Kt50 या Dt71-Kt51 (चालू खाते से)।
• इस घटना में कि किसी कर्मचारी ने चेक खो दिया है या व्यक्तिगत उद्देश्यों पर पैसा खर्च किया है जो व्यावसायिक यात्रा से संबंधित नहीं हैं, निम्नलिखित प्रविष्टि तैयार की जाती है: Dt94-Kt71 - रिपोर्टिंग व्यक्ति से प्राप्त धनराशि को कंपनी की कमी के रूप में बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। Dt70-Kt94 - कमी की राशि उस कर्मचारी के वेतन से काट ली जानी चाहिए जो अग्रिम भुगतान पर रिपोर्ट करने में असमर्थ था।

विदेश यात्रा करते समय मसौदा तैयार करने की बारीकियाँ

किसी कर्मचारी के पंजीकरण की प्रक्रिया रूस की तुलना में कुछ अधिक जटिल है।

विदेश यात्रा करते समय बुनियादी खर्च:

• . आकार संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है और स्थानीय कृत्यों में तय किया जाता है। 2500 रूबल/दिन तक की राशि व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है। इसलिए, संगठन आमतौर पर इसी राशि पर रुकते हैं। किसी विदेशी देश के साथ सीमा पार करने से पहले और वापस लौटने पर, उनका आकार रूसी संघ के क्षेत्र पर अधिकतम संभव के बराबर होता है। सिफ़ारिशें: ख़र्चों का निर्धारण करते समय, मेज़बान देश के रहने की लागत पर ध्यान दें।
• यात्रा व्यय- गंतव्य के लिए भुगतान अलग से किया जाता है। टैक्सी या बस से शहर के चारों ओर यात्रा करना कभी-कभी यात्रा व्यय में शामिल होता है।
• रहने का खर्च- होटल, होटल। किसी भी खर्च को रसीदों, चालान, चेक द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए।
• पासपोर्ट और वीज़ा का पंजीकरण— राज्य कर्तव्य के लिए खर्च, विशेषज्ञों के साथ परामर्श को यात्रा व्यय के रूप में लिखा जा सकता है।
• अन्य खर्चों:शुल्क और शुल्क, वाहन पारगमन।

एक विदेशी व्यापार यात्रा को रूस में एक व्यापार यात्रा के समान ही संसाधित किया जाता है। कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश जारी किया जाता है। यह आदेश की संख्या और तारीख, अंतिम नाम, प्रथम नाम, कर्मचारी का संरक्षक, स्थिति, गंतव्य (देश के साथ), यात्रा का उद्देश्य इंगित करता है।

यात्रा प्रमाणपत्र जारी नहीं किया जाता है. पासपोर्ट में प्रस्थान और आगमन की तारीख दर्ज की जाती है। आगमन पर, कर्मचारी एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करता है और खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ संलग्न करता है। अतिरिक्त धनराशि संगठन के चालू खाते में वापस कर दी जाती है। अधिक खर्च के मामले में, लेखा विभाग उन्हें कर्मचारी को जारी करता है।

इस प्रकार, हमने देखा कि व्यय रिपोर्ट कैसे तैयार की जाए। यह प्रत्येक व्यावसायिक यात्रा के बाद खर्चों के साथ जारी किया जाता है।

कर्मचारी को लौटने के 3 दिन के भीतर इसे पूरा करना होगा। लेखा विभाग पंजीकरण की शुद्धता की जाँच करता है और इसे अनुमोदन के लिए प्रबंधक को सौंपता है। यदि व्यय अग्रिम भुगतान से अधिक है तो निदेशक के हस्ताक्षर के बाद कर्मचारी को धनराशि हस्तांतरित कर दी जाती है।

यदि अग्रिम व्यय से अधिक था, तो कर्मचारी को इसे कंपनी के कैश डेस्क पर वापस करना होगा। यदि वह नहीं चाहता तो लेखा विभाग उसे जबरन वेतन से काट देता है।

यदि आपके संस्थान का जवाबदेह व्यक्तियों के साथ समझौता है (उदाहरण के लिए, जवाबदेह व्यक्तियों के माध्यम से कुछ वस्तुओं या सेवाओं की खरीद या आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करते समय कर्मचारी खर्चों की प्रतिपूर्ति), तो आप संभवतः अपने काम में अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग करते हैं। इस लेख में मैं "1सी: एक सरकारी संस्थान का लेखा, संस्करण 2.0" कार्यक्रम में इन दस्तावेजों को भरने की शुद्धता के बारे में बात करना चाहूंगा।

अग्रिम रिपोर्ट क्या है? कार्यक्रम में, यह एक कर्मचारी को अग्रिम जारी करने के तथ्य और खर्चों पर एक रिपोर्ट की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज है। इसलिए, प्रोग्राम में पहले "अग्रिम भुगतान के लिए आवेदन" दस्तावेज़ बनाना और फिर "अग्रिम रिपोर्ट" दर्ज करना विधिपूर्वक सही है, जो जवाबदेह व्यक्ति की रिपोर्टिंग को प्रतिबिंबित करेगा।
आवेदन पाया जा सकता है:

आइए एक दस्तावेज़ बनाएं:

दस्तावेज़ को निम्नलिखित डेटा से भरें:

मैं आपका ध्यान दायित्व की ओर आकर्षित करना चाहता हूं: जवाबदेह व्यक्ति के प्रत्येक बयान के लिए एक दायित्व बनाना अधिक सही है, इसलिए हमारे उदाहरण में हम एक दायित्व बनाएंगे:

सूची में अपनी प्रतिबद्धता दर्शाने के लिए, हमें ध्वज को हटाना होगा:

एक बार पूरा हो जाने पर, दस्तावेज़ इस तरह दिखता है:

पोस्ट किया गया दस्तावेज़ निम्नलिखित खाता गतिविधियाँ उत्पन्न करता है:

फिर, इसके आधार पर, "अग्रिम रिपोर्ट" दस्तावेज़ बनाया जाता है:

दस्तावेज़ में चार टैब हैं. आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रमिक रूप से विचार करें
1. अग्रिम
इस टैब में कर्मचारी को जारी किए गए एडवांस के बारे में सारी जानकारी होती है। टैब के आधार पर उत्पन्न होने पर, मुख्य डेटा स्वचालित रूप से भर जाता है।

यदि पिछले अग्रिम से अधिक खर्च या शेष है, तो आपको भरण बटन का उपयोग करने की आवश्यकता है:

सारणीबद्ध भाग को भरना भी महत्वपूर्ण है, जिसमें आपको एकाउंटेंट को अग्रिम के रूप में धन जारी करने के लिए मौद्रिक व्यय दस्तावेज़ का संकेत देना चाहिए:

चलिए एक नई लाइन बनाते हैं. जैसा कि आप चित्र में देख सकते हैं, प्रतिपक्ष द्वारा चयन के साथ मौद्रिक दस्तावेजों की एक सूची खुलती है (हमारे उदाहरण में, यह कर्मचारी ओल्गा कोन्स्टेंटिनोव्ना ज़ैतसेवा है)। लेकिन चूंकि हम अभी तक अग्रिम भुगतान दस्तावेज़ बनाने में कामयाब नहीं हुए हैं, इसलिए सूची खाली है। इसलिए, हम कर्मचारी को अग्रिम भुगतान करेंगे:

आइए एक नकद भुगतान दस्तावेज़ बनाएं:

आइए दस्तावेज़ भरें:

आइए उपयुक्त लेखांकन लेनदेन का चयन करें:

हम कर्मचारी को पैसे का भुगतान करेंगे, दस्तावेज़ के निष्पादन की तिथि निर्धारित करेंगे और कार्यान्वित करेंगे:

दस्तावेज़ निम्नलिखित लेनदेन उत्पन्न करता है:

दस्तावेज़ बनाया और पोस्ट किया गया है. अब आइए अपनी अग्रिम रिपोर्ट पर वापस जाएं और "अग्रिम" टैब के सारणीबद्ध भाग में नकद व्यय दस्तावेज़ जोड़ने का पुनः प्रयास करें:

जैसा कि आप देख सकते हैं, अब मौद्रिक दस्तावेज़ जोड़ना संभव है:

इससे पहला टैब भरना पूरा हो जाता है। जवाबदेह व्यक्ति द्वारा आवश्यक सामग्री, अचल संपत्ति, सेवाएं खरीदने और संबंधित दस्तावेजों को लेखा विभाग को रिपोर्ट करने के बाद, दूसरा टैब "खर्च" भरा जाता है।
2. खर्च किया हुआ।
फिर, एप्लिकेशन पर आधारित रचना के लिए धन्यवाद, टैब आंशिक रूप से भरा हुआ है। इस टैब की तालिका जवाबदेह व्यक्ति के खर्चों को दर्शाती है। आप बस लागतों का वर्णन करने वाली पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं या आने वाले दस्तावेज़ को लिंक कर सकते हैं (इसके लिए आपको पहली पंक्ति में ध्वज सेट करना होगा):

चूँकि हमारे उदाहरण में पुस्तकें पुस्तकालय के लिए खरीदी जाती हैं, हम अचल संपत्तियों की प्राप्ति के लिए एक दस्तावेज़ बनाएंगे और इंगित करेंगे:

यह दस्तावेज़ निम्नलिखित लेनदेन उत्पन्न करता है:

रसीद दस्तावेज़ तैयार होने के बाद, हम इसे सारणीबद्ध अनुभाग में इंगित करते हैं:

चूँकि सारणीबद्ध अनुभाग में अचल संपत्तियों की प्राप्ति के लिए दस्तावेज़ पहले से ही लेखांकन लेनदेन के विवरण को दर्शाता है, निम्नलिखित प्रविष्टि स्वचालित रूप से अग्रिम रिपोर्ट में दर्ज की जाती है:

यदि आप किसी रसीद दस्तावेज़ का संकेत नहीं देते हैं, लेकिन व्यय रिपोर्ट के सारणीबद्ध भाग में जवाबदेह व्यक्ति के खर्चों को समझते हैं, तो विवरण पूरी तरह से लेखांकन रिकॉर्ड के कॉलम में दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए, आइए निम्नलिखित प्रविष्टि जोड़ें:

इस प्रकार के खर्चों को सामान्य व्यावसायिक खर्चों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है - खाता 109.80 या सीधे चालू वित्तीय वर्ष के खर्चों के रूप में - खाता 401.20:

मैं आपका ध्यान इस तथ्य की ओर भी आकर्षित करना चाहूंगा कि व्यय रिपोर्ट के इस संस्करण में लेखांकन प्रविष्टि भरते समय, जब हम लेखांकन खातों की सूची खोलने का प्रयास करेंगे, तो हम देखेंगे कि सूची खाली है। तथ्य यह है कि चयन सही खातों पर आधारित है:

आइए चयन हटाएँ:

निकासी के बाद सूची खातों से भर जाती है।
हमने पैरिश दस्तावेज़ों के बिना एक रिपोर्ट वाले विकल्प पर विचार किया, लेकिन चूंकि यह हमारे उदाहरण के लिए उपयुक्त नहीं है, इसलिए हम इस पंक्ति को हटा देंगे। दूसरा टैब इस प्रकार दिखेगा:

3. बकाया जमा करने, ओवररन जारी करने की जानकारी।
यह टैब तब भरा जाता है जब अग्रिम राशि जवाबदेह व्यक्ति के खर्चों की राशि (कम या अधिक) के बराबर नहीं होती है। यदि राशि कम है, तो जवाबदेह व्यक्ति शेष राशि लौटा देता है (एक नकद रसीद दस्तावेज़ भी तैयार किया जाता है); यदि व्यय की राशि अधिक है और पूरी राशि को ध्यान में रखा जाता है, तो जवाबदेह व्यक्ति को अधिक व्यय दिया जाता है ( व्यय प्रकृति का एक नकद दस्तावेज़ तैयार किया जाता है)। और अग्रिम रिपोर्ट में, सारणीबद्ध भाग में इस टैब पर, एक दस्तावेज़ दर्शाया गया है जो अधिक व्यय या शेष राशि की वापसी के मुद्दे को साबित करता है। हमारे उदाहरण में, अचल संपत्तियां पूरी राशि के लिए खरीदी गईं, इसलिए यह टैब खाली रहेगा।

4. लेखांकन संचालन.
इस टैब पर, अन्य दस्तावेज़ों की तरह, एक लेखांकन लेनदेन दर्शाया गया है जो आपको पोस्ट करते समय आवश्यक लेनदेन उत्पन्न करने की अनुमति देगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, दस्तावेज़ में निम्नलिखित लेखांकन लेनदेन शामिल हैं:

ऐसा इसलिए हुआ क्योंकि इस दस्तावेज़ में आपूर्तिकर्ता से आपूर्ति किया गया केवल एक लेखांकन लेनदेन है:

इसे भरने के बाद हम दस्तावेज़ जमा करते हैं। आपको यह देखना होगा कि दस्तावेज़ द्वारा कौन से लेनदेन उत्पन्न होंगे:

हमारे उदाहरण में, कोई लेनदेन नहीं बनाया गया। आइए देखें कि क्या यह सही है:
- पहला दस्तावेज़ जो हमने तैयार किया वह अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन था। यह मौद्रिक दायित्वों को स्वीकार करने के लिए लेनदेन उत्पन्न करता है। अर्थात्, हमें जवाबदेह व्यक्ति को अभी पैसा देना होगा, सामान आने पर किसी समय नहीं, बल्कि अभी, जिसका अर्थ है कि हम वित्तीय दायित्व स्वीकार करते हैं।
- फिर एक व्यय दस्तावेज़ तैयार किया जाता है - हमारे उदाहरण में यह नकद व्यय के लिए एक आवेदन था। इस दस्तावेज़ ने लेन-देन उत्पन्न किया जो 10,000 रूबल की राशि में धनराशि "डाल" दी। संबंधित विश्लेषण (उप-खाता "प्रतिपक्ष") के साथ खाता 208.31 "अचल संपत्तियों के अधिग्रहण के लिए जवाबदेह व्यक्तियों के साथ बस्तियां।" इस दस्तावेज़ में प्रविष्टियाँ सही हैं.
- जवाबदेह व्यक्ति की रिपोर्ट के बाद, हमने अचल संपत्तियों की प्राप्ति के लिए एक दस्तावेज बनाया, जिससे एक पोस्टिंग उत्पन्न हुई जिसमें ऋण के लिए खाता 208.31 दर्शाया गया था, यह पोस्टिंग खाता 208 को बंद कर देती है और जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान संचालन समाप्त कर देती है। रिपोर्टिंग पार्टी पर अब कोई ऋण नहीं है।
- धारा 5 "मंजूरी" के खातों के संबंध में, विशेष रूप से - मौद्रिक दायित्वों के संबंध में - ये खाते वर्ष के अंत में बंद कर दिए जाते हैं, वर्ष के दौरान इन खातों पर राशि जमा होती है।
इसलिए, पोस्ट किए जाने पर "अग्रिम रिपोर्ट" दस्तावेज़ ने कोई पोस्टिंग उत्पन्न नहीं की।
आइए "टर्नओवर बैलेंस शीट" रिपोर्ट में वर्तमान स्थिति पर नजर डालें:

आइए निम्नलिखित सेटिंग्स का उपयोग करें:

आइए एक रिपोर्ट तैयार करें:

जैसा कि रिपोर्ट से देखा जा सकता है, संचालन के परिणामस्वरूप, हमारे पास 106 खाते पर डेबिट शेष रह गया था - ये अचल संपत्तियों में हमारा पूंजी योगदान है जो एक जवाबदेह इकाई के माध्यम से हासिल किए गए थे। इस खाते से खाता 101 तक ध्यान रखना आवश्यक है, और नई अर्जित अचल संपत्ति लेखांकन में दिखाई देगी।
यह भी ध्यान दें कि खाता 208 बंद कर दिया गया है। इसका मतलब यह है कि जवाबदेह व्यक्ति ने जारी किए गए अग्रिम भुगतान का पूरा हिसाब रखा है।
प्राधिकरण खातों पर शेष राशि बरकरार रखी जाती है, लेकिन, जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, यह सामान्य है, क्योंकि... समापन वर्ष के अंत में होता है।
और अंत में, मैं आपका ध्यान दस्तावेज़ भरने की एक महत्वपूर्ण बारीकियों की ओर आकर्षित करना चाहूंगा: रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक दस्तावेज़ बनाते और भरते समय, उस अनुक्रम पर ध्यान दें जो दस्तावेज़ की तारीख द्वारा सुनिश्चित किया जाता है। यानी अग्रिम भुगतान के लिए आवेदन की तारीख सबसे पहले होनी चाहिए, अग्रिम रिपोर्ट की तारीख नवीनतम होनी चाहिए। धन जारी करने और स्वीकार करने के लिए दस्तावेजों की तारीखें, वस्तुओं और सामग्रियों और सेवाओं की प्राप्ति के लिए दस्तावेज इस अंतराल के भीतर होने चाहिए।

रिपोर्ट (या) उप-लेखा के तहत - कुछ उत्पादन समस्याओं को हल करने के लिए कर्मचारियों को जारी किए गए धन का सही नाम क्या है? अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें? क्या तीसरे पक्ष को खाते में धनराशि जारी करना संभव है? इन सभी सवालों के जवाब आपको इस आर्टिकल में मिलेंगे।

रिपोर्टिंग के लिए रकम किसे जारी की जा सकती है?

किसी भी उत्पादन समस्या को हल करने के लिए, एक नियोक्ता अपने कर्मचारी को पैसा दे सकता है। चूंकि कर्मचारी को नियोक्ता को अग्रिम रिपोर्ट जमा करके इन निधियों का हिसाब देना होता है, इसलिए यह माना जाता है कि वे खाते में जारी किए गए हैं।

2014 तक, यह स्वीकार किया गया था कि नकद केवल नियोक्ता के कैश डेस्क से प्राप्त किया जाना चाहिए और केवल उसके पूर्णकालिक कर्मचारी ही ऐसा कर सकते हैं।

2014 के बाद से स्थिति बदल गई है:

• नियोक्ता के पास किसी कर्मचारी के बैंक कार्ड (उसके व्यक्तिगत खाते) में स्थानांतरित करके गैर-नकद खाते में धनराशि जारी करने का अवसर होता है। इसकी पुष्टि वित्त मंत्रालय ने अपने पत्र दिनांक 25 अगस्त 2014 क्रमांक 03-11-11/42288 में की है।
• अब सिविल अनुबंध के तहत काम करने वाले फ्रीलांसर भी जवाबदेह व्यक्ति हो सकते हैं। उन्हें 11 मार्च 2014 के बैंक ऑफ रूस निर्देश संख्या 3210-यू के पैराग्राफ 5 में कर्मचारी के रूप में भी संदर्भित किया गया है।

नियोक्ता के लिए उन व्यक्तियों की सूची स्थापित करना भी उपयोगी होगा जो खाते में धनराशि प्राप्त कर सकते हैं। ऐसी सूची उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित की जाती है या लेखांकन नीति में प्रदान की जाती है।

जिन व्यक्तियों को खाते में पैसा प्राप्त हुआ है, उन्हें खर्च की गई धनराशि के लिए एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होगी, साथ ही खर्चों को साबित करने वाले प्राथमिक दस्तावेज भी उपलब्ध कराने होंगे। यह नियम अपरिवर्तित रहता है.

लेखाकार व्यय रिपोर्ट की जाँच कर रहा है

• उस अवधि की समाप्ति जिसके लिए उसे नकद दिया गया था। यह या तो खाते पर धन जारी करने के लिए व्यक्ति के आवेदन में इंगित किया गया है, जिसे प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया गया है, जो 19 अगस्त, 2017 तक धन प्राप्त करने का अधिकार देने वाला एकमात्र दस्तावेज था, या 19 अगस्त से प्रबंधक के निपटान में था। 2017 (बैंक ऑफ रूस निर्देश संख्या 4416-यू दिनांक 19 जून, 2017) जो एक स्वतंत्र दस्तावेज बन गया है जिसके आधार पर जवाबदेह रकम जारी की जा सकती है।
• जिम्मेदार व्यक्ति की व्यावसायिक यात्रा से वापसी, छुट्टी या बीमारी के बाद काम पर लौटना, यदि इस अवधि के दौरान रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा समाप्त हो गई हो।

खाते में धनराशि जारी करने की अनुमति के लिए आवेदन के पास उद्यम के प्रमुख का वीज़ा होना चाहिए।

किसी उद्यम को लेखा विभाग को अग्रिम रिपोर्ट जमा करने के लिए अपनी समय सीमा निर्धारित करने का अधिकार है। इसे आंतरिक स्थानीय कृत्यों में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, आपकी लेखांकन नीतियों या व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमों में।

अग्रिम रिपोर्ट जवाबदेह व्यक्ति द्वारा फॉर्म एओ-1 में तैयार की जाती है। आप उद्यम द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित फॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं। इसे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण के संबंध में 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-एफजेड के कानून "ऑन अकाउंटिंग" की आवश्यकताओं का खंडन नहीं करना चाहिए।

फॉर्म AO-1 की रिपोर्ट के पीछे की तरफ, कर्मचारी अपने द्वारा किए गए खर्चों को पंक्ति दर पंक्ति सूचीबद्ध करता है, जिसमें सहायक दस्तावेजों और राशियों का विवरण दर्शाया जाता है। प्रत्येक पंक्ति के लिए सहायक दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है और उन्हें किसी भी दस्तावेज़ द्वारा दर्शाया जा सकता है जिसमें उनके लिए भुगतान के तथ्य का संकेत होता है।

आप लिंक का उपयोग करके हमारी वेबसाइट पर अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं "एकीकृत फॉर्म नंबर एओ-1 - अग्रिम रिपोर्ट (डाउनलोड)" .

लेखाकार प्रस्तुत सहायक दस्तावेजों के अनुसार अग्रिम रिपोर्ट में दर्ज की गई रकम की शुद्धता की जांच करता है, और यदि आवश्यक हो, तो लेखांकन खातों में प्रवेश करके उन्हें तोड़ देता है। रिपोर्ट का अगला भाग भी लेखाकार द्वारा भरा जाता है। जवाबदेह व्यक्ति को अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की पुष्टि करने वाली एक आंसू रसीद दी जाती है।

अप्रयुक्त जवाबदेह राशि को कर्मचारी द्वारा कंपनी के कैश डेस्क पर वापस किया जाना चाहिए। हालाँकि, यदि कर्मचारी ने प्रस्तुत अग्रिम रिपोर्ट के अनुसार खर्च न की गई धनराशि की शेष राशि 08/19/2017 से वापस नहीं की है, तो यह उसे नियमित खर्चों के लिए धन जारी नहीं करने के आधार के रूप में काम नहीं करता है।

उचित अधिक खर्च के मामले में (कर्मचारी ने जितना जारी किया गया था उससे अधिक खर्च किया, और इस पर प्रबंधक द्वारा सहमति व्यक्त की गई थी), धनराशि की प्रतिपूर्ति जवाबदेह व्यक्ति को की जाती है। कुल मिलाकर, व्यय रिपोर्ट में 4 हस्ताक्षर होने चाहिए: रिपोर्टिंग व्यक्ति; लेखाकार जिसने रिपोर्ट की जाँच की; मुख्य लेखाकार और प्रबंधक जो इसे अनुमोदित करते हैं।

आप सामग्री में अग्रिम रिपोर्ट भरने का एक नमूना देख सकते हैं "2019 में अग्रिम रिपोर्ट भरने का नमूना" .

अग्रिम रिपोर्टों का लेखा-जोखा

आइए अग्रिम रिपोर्टों के लेखांकन के लिए कुछ लेखांकन प्रविष्टियों पर नजर डालें।

उदाहरण

एलएलसी "ज़गाडका" ने कैश रजिस्टर की एक रिपोर्ट के अनुसार, अपने स्टाफ कर्मचारी को 50,000 रूबल की राशि नकद दी। व्यावसायिक व्ययों के लिए (निर्माण सामग्री की खरीद)। कर्मचारी द्वारा उद्यम द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर अग्रिम रिपोर्ट प्रस्तुत की गई थी, खर्चों का दस्तावेजीकरण किया गया था। कर्मचारी ने 5,797 रूबल के वैट सहित 38,000 रूबल खर्च किए। शेष नकदी कंपनी के कैश डेस्क पर वापस कर दी गई।

लेखांकन में निम्नलिखित प्रविष्टियाँ की जाएंगी:

• डीटी 71 केटी 50 - किसी कर्मचारी को व्यय नकद आदेश पर रिपोर्ट करने के लिए कैश रजिस्टर से 50,000 रूबल की राशि जारी करना।
• डीटी 10 केटी 71 - 32,203 रूबल की राशि में चालान के अनुसार जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदी गई निर्माण सामग्री को पूंजीकृत किया गया था।
• डीटी 19 केटी 71 - खरीदी गई सामग्री पर 5,797 रूबल की राशि में वैट आवंटित किया गया।
• डीटी 50 केटी 71 - जवाबदेह व्यक्ति द्वारा अप्रयुक्त 12,000 रूबल की राशि नकद रसीद आदेश के अनुसार उद्यम के नकदी रजिस्टर में वापस कर दी गई थी।
• डीटी 68 केटी 19 - आरयूबी 5,797 की राशि में वैट। बजट से प्रतिपूर्ति के लिए स्वीकार किया जाता है (यदि आपूर्तिकर्ता से कोई चालान है और वैट राशि कैश रजिस्टर/बिक्री रसीद, रसीद आदेश में एक अलग लाइन के रूप में आवंटित की गई है)।
• डीटी 91 केटी 19 - आरयूबी 5,797 की राशि में वैट। उद्यम के अन्य खर्चों के रूप में बट्टे खाते में डाल दिया गया (यदि चालान की कमी के कारण इसे बजट से प्रतिपूर्ति के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता है)।

अग्रिम रिपोर्ट पर वैट दर्शाने के नियमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए लेख पढ़ें "लेखांकन में अग्रिम रिपोर्टों पर वैट प्रतिबिंबित करने की प्रक्रिया" .

परिणाम

एक अग्रिम रिपोर्ट कर्मचारी द्वारा प्राप्त धन, इन निधियों से खर्च की गई राशि और शेष अप्रयुक्त धन शेष (या अधिक खर्च) के बारे में जानकारी का सारांश है। खर्च की गई प्रत्येक राशि की पुष्टि उसके सहायक दस्तावेज़ द्वारा की जाती है, जिसके आधार पर लेखाकार उचित लेखांकन प्रविष्टि या प्रविष्टियाँ करता है यदि राशि को ब्रेकडाउन की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, वैट आवंटित करते समय या सामग्री और सेवाओं के लिए भुगतान की गई राशि को एक साथ विभाजित करते समय) .